Перечень № 236 пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Министерством культуры в 2010 году. Напомним, что с 2016 года полномочия по принятию новых перечней перешли под контроль Росархива.
В новом перечне существенно сокращенно количество типовых управленческих документов (с 1003 наименования до 657) и изменены сроки их хранения:
|
Название документа |
Старый перечень
(№ 558 от 25.08.2010) |
Новый перечень (№ 236 от 20.12.2019) |
| Счета-фактуры |
4 года |
5 лет |
| Налоговые декларации |
5 лет |
6 лет |
| Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения |
5 лет |
6 лет |
| Реестры сведений о доходах физлиц, представляемых налоговыми агентами |
75 лет |
5 лет |
| Документы о выдаче сотрудникам зарплаты и иных выплат (сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, матпомощи и иных выплат) — при наличии лицевых счетов |
5 лет |
6 лет |
| КУДиР при применении УСН |
Постоянно |
5 лет |
| График отпусков |
1 год |
3 года |
| Документы, связанные с отпусками (книги, журналы, карточки учета, базы данных) |
3 года |
5 лет |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | Срок хранения определялся учетной политикой организации, но не менее 5 лет | 5 лет с момента смены материально ответственного лица |
| Согласие на обработку персональных данных |
75 лет |
3 года |
Внесены изменения и в порядок исчисления 75-летнего срока хранения для отдельных документов. Он теперь зависит от даты окончания делопроизводства по таким делам:
- если делопроизводство завершено до 01.01.2013 — документ нужно хранить 75 лет;
- если после 01.01.2013 — 50 лет.
Это касается, в частности, трудовых договоров, документов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, личных карточек, документов о получении работниками различных выплат (при наличии лицевых счетов).