Дек 6, 2017 @ 11:47
Новости для отдела кадров. И никакого спама!

График отпусков 2018: срок хранения

Регламентировано ли хранение графика отпусков. Относится ли график к документам организации по личному составу. Если относится, то какой срок установлен действующим законодательством для его хранения? С какого момента начинать исчисление срока, установленного законом? На эти и другие вопросы про хранение графика отпусков: сроки, порядок, правила, ответим в статье.

График – не формальность

Штатные работники организации (индивидуального предпринимателя) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем право на отпуск имеют только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. В то время как персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Причем это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые в последствие будут заменены денежной компенсацией.

Подробнее об этом см. «График отпусков отражаем дополнительный отпуск (образец 2018)».

Рассказав общую информацию о графике, переходим к вопросу, какой срок хранения имеет график отпусков.

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)».

Храним один год

Сразу скажем, что хранение графиков отпусков регламентировано законодательством. Срок хранения составляет один год после окончания года, на который составлен график.

Объясняется это следующим. Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения 2018 установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности коммерческой организации (п. 693 перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год.

Однако необходимо учитывать, что срок хранения графика отпусков – 1 год после прекращения его действия. Такой вывод можно сделать на основе положений п. 2.11 указаний по применению перечня, который утвержден Главархивом СССР 15.08.1988.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2018 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года. Так как 16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье, то компании, работающие по пятидневной рабочей неделе, должны утвердить график не позднее 15 декабря.

Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2018 год».

Разъясним на примере срок хранения графика отпусков в организации. График на 2018 год, составленный не позднее 18 декабря 2017 года, действует до 31 декабря 2018 года включительно. Значит, хранить этот документ нужно 1 год – до 1 января 2020 года.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: