Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)

Инициатором переноса ежегодного отпуска может оказаться каждая из сторон трудового договора. О том, в каких случаях такой стороной становится работодатель и как это оформляется документально, — в нашем материале.

Инициаторы переноса отпуска и их мотивация

Время ежегодного отпуска для каждого работника планируется путем отражения периода (или периодов, если отпуск разбивается на части), в который он будет использован, в графике отпусков. Такой график составляется и утверждается до наступления года использования отпуска, и, конечно, к моменту начала запланированного отдыха и у работника, и у работодателя могут возникнуть обстоятельства, делающие неудобным предоставление отпуска в указанное в графике время.

Такими обстоятельствами могут быть:

• у работника — причины личного характера, в т. ч. связанные с семейными обстоятельствами;
• у работодателя — производственная необходимость, т. е. ситуация, когда отсутствие работника скажется на нормальном ведении хозяйственной деятельности (ст. 124 ТК РФ).

Вопрос переноса отпуска (как в части возможности осуществления этой операции, так и в отношении сроков переноса) в таких случаях решается по взаимному согласию сторон.

Однако существуют и причины, обязывающие работодателя сделать перенос (ст. 124 ТК РФ):

• появление у отдыхающего работника временной нетрудоспособности или необходимости выполнения гособязанностей;
• допущенные работодателем нарушения сроков предупреждения о начале отпуска или выплаты отпускных — эта обязанность реализуется лишь при наличии заявления работника о переносе.

При наличии таких причин согласованию сторонами подлежит только период, на который сдвинется время отдыха.

Таким образом, перенос времени отпуска по инициативе работодателя должен основываться на производственной необходимости и сопровождаться обязательным согласием на него работника. И, конечно, работодателю придется предварительно уведомить работника о своем предложении.

Документы, оформляемые при переносе отпуска

Перенос отпуска означает, что в отношении времени его использования будут сделаны изменения в графике отпусков. Внесение изменений в этот документ производится на основании приказа, изданного работодателем.

Для издания же приказа необходимо основание, т. е. документ, фиксирующий взаимное согласие работника и работодателя на корректировку времени отдыха. В большинстве ситуаций переноса таким документом становится заявление работника, на котором его непосредственный руководитель и руководитель работодателя ставят свои положительные резолюции.

Может использоваться заявление работника и в случае изменения времени отдыха по инициативе работодателя. Но в этом документе обязательной будет ссылка на уведомление о необходимости переноса, сделанное работодателем. Т. е. при переносе отпуска по инициативе работодателя комплект обязательных для этого документов пополняется еще одним — уведомлением о переносе.

Если у работника не возникнет возражений ни против самого переноса, ни против предложенного ему нового времени отдыха, то он может зафиксировать факт своего согласия прямо на уведомлении о переносе. В этом случае из набора документов исключается заявление работника, а в приказе на перенос в качестве документа-основания будет фигурировать уведомление о переносе с указанием, что оно содержит согласие работника.

Если же работник согласен перенести отдых, но его не устраивает время отдыха, предложенное работодателем, то ему придется составить заявление, отражающее его пожелания. При согласии работодателя с этими пожеланиями в приказе на перенос в качестве документов-оснований отразятся и заявление работника, и уведомление о переносе.

Потребуется заявление и в случае отказа работника от переноса, поскольку ему придется дать работодателю пояснения о причинах такого поступка. Приказ в этом случае не составляется, и изменения в график отпусков не вносятся.

Уведомление о переносе, составляемое работодателем

Уведомление о переносе, составляемое работодателем в адрес работника, не имеет установленной формы. Для его оформления может использоваться бланк письма, обычно применяемый для переписки с контрагентами.

Обязательные для включения в этот документ сведения:

• его номер и дата
• название отправителя;
• данные получателя (Ф. И. О., должность, место работы, табельный номер сотрудника);
• причина обращения к работнику;
• описание предлагаемых изменений в части времени отдыха;
• оговорка о возможных встречных предложениях работника о новых сроках;
• подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя.

Может в нем присутствовать и специальная строка, в которой работник выразит свое согласие со сделанным работодателем предложением.

Пример оформления уведомления о переносе отпуска смотрите ниже:

Полезная информация от КонсультантПлюс

Есть мнение, что такое уведомление обязательно, если вы являетесь инициатором переноса отпуска. Но, как мы уже отметили, в законе такого требования нет. Свое согласие работник может выразить как устно, так и письменно (но не только в уведомлении, а например, в заявлении о согласии на перенос ежегодного оплачиваемого отпуска). Отсутствие уведомления не влечет для вас риски (читать далее…).

Подводим итоги

• Инициатором переноса времени ежегодного отпуска может быть не только работник, но и работодатель. Перенос отпуска по инициативе работодателя должен основываться на производственной необходимости и сопровождаться обязательным согласием на него работника.
• Свою инициативу в отношении переноса отпуска работодатель проявляет, направляя работнику уведомление о переносе. При согласии работника на перенос (при этом он может внести свои коррективы в предложенное работодателем время для использования отпуска) формируется приказ о переносе, в котором уведомление будет указано в качестве одного из документов-оснований для составления этого приказа.
• У уведомления о переносе отпуска нет установленной формы. Для его оформления может использоваться бланк письма, обычно применяемый для переписки с контрагентами. В уведомлении обязательно указывают кому и от кого оно адресовано, в связи с чем составлено и что именно предлагается сделать работнику.