Документы по заработной плате, как и любые другие, необходимо хранить. Но в каком виде — в компьютере или на бумаге? И есть ли какой-нибудь регламентирующий документ? Разбираемся вместе.
Как узнать, нужно ли хранить документ на бумаге?
Бумажные документы на предприятиях часто хранятся в распечатанном виде и параллельно в компьютере отсканированными. Но даже если у вас осталась скан-копия документа, подлинник не спешите уничтожать.
Не забывайте: лишь тот электронный документ считается равнозначным бумажному, который подписан электронной подписью (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Письмо Минфина РФ от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).
Какие документы, сформированные в программе, можно не распечатывать?
Если вы создаете документы по зарплате в бухгалтерской программе, следуйте нижеприведенным рекомендациям:
- Если на документе не нужна оригинальная подпись составителя (директора, главбуха, другого лица), его допустимо распечатывать только по требованию проверяющих инстанций или сотрудников (в предусмотренных законом случаях). Пример таких документов — карточки по учету НДФЛ и взносов.
- Если подпись необходима, распечатайте документ и храните его в бумажном виде (исключение — документы, подписаны электронной подписью). Это касается, в частности, ведомостей на получение зарплаты, табелей учета рабочего времени и других кадрово-зарплатных документов.
Поблажки к расчетным листкам
Несмотря на то, что сегодня большинство работодателей распечатывают расчетные листки, это делать совсем необязательно. Контролеры разрешили «раздавать» сотрудникам расчетные листки в электронном виде (Письмо Роструда от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1).
Чтобы соблюсти требования законодательства, рекомендуем прописать в локальном нормативном акте, что сотрудники будут получать расчетные листки на электронную почту или в через личный кабинет на корпоративном сайте. Так вы исключите какие-либо придирки со стороны проверяющих и сэкономите массу рабочего времени.
Если же работодатель не выдает расчетные листки или выдает с опозданием, она может быть привлечена к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП):
- штраф для юрлиц — 30 000-50 000 рублей (50 000-70 000 рублей — за повторную провинность);
- штраф для должностных лиц — 1 000-5 000 рублей или предупреждение (10 000-20 000 рублей или дисквалификация от 1 года то 3 лет — за повторное нарушение);
- штраф для ИП — 1 000-5 000 рублей (10 000-20 000 рублей — за повтор).
С образцом расчетного листка можно ознакомиться здесь.