Часто бывает, что тот или иной необязательный по закону кадровый документ на практике оказывается самым нужным. Пример — командировочное удостоверение. Оно традиционно представляет собой исключительно ценный для бухгалтерии вид первички — и потому от его использования работодатели отказываться не спешат.
Зачем нужна форма Т-10?
Российские работодатели направляют работников в командировку в соответствии с правилами, утв. Постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. В текущей его редакции ничего не сказано о необходимости оформления командировочных удостоверений. Но в редакции до 08.01.2015 года — об этом сказано было.
Работодатели, за много лет привыкшие в силу обязанности по закону оформлять удостоверения, продолжают это делать — используя в этих целях ставшую традиционной унифицированную форму № Т-10 от Госкомстата.
Удостоверения оформляются еще и потому, что нет смысла менять сложившуюся систему документооборота, тесно связанную с бухгалтерией (как правило, заинтересованной более других подразделений организации в правильном документировании командировок). Удостоверение может применяться в качестве первичного документа, который фиксирует точное время пребывания человека на месте командировки.
Такое время важно с точки зрения:
- корректного расчета суточных;
- корректного исчисления зарплаты за период командировки.
Если удостоверение применяется, то в общем случае отпадает необходимость в использовании каких-либо иных видов первички: документ, составляемый по форме Т-10, в достаточной мере информативен и содержателен, чтобы проверяющие органы не усомнились в правомерности принятия к учету командировочных расходов.
Возможности формы Т-10
Удостоверение можно составить в нескольких экземплярах — например, если требуется отразить данные по поездкам не в один город, а в несколько разных мест. По каждому из них можно зафиксировать дни прибытия и выбытия, подтвержденные конкретными лицами — представляющими организации в местах прибытия и выбытия.
Иногда командировка носит «разведывательный» характер — когда человек направляется в другой город не в конкретную организацию, а осмотреться, изучить рынок. В этих целях удостоверение можно и не оформлять — ограничившись изданием приказа (в котором при этом также предполагается отражение дат приезда и выезда работника).
Либо — оформить на основании бланка в измененном виде, где будет исключена графа «организация» (и будут указаны только страна и город). Изменение унифицированных форм осуществляется в соответствии с общими правилами, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Практически форма Т-10 чаще всего составляется в момент между оформлением (согласованием) служебного задания и ознакомлением работника с приказом на командировку под роспись. При этом важно прописать механизм применения командировочного удостоверения в локальных НПА. Например — в Положении о служебных командировках.
Как и многие другие унифицированные формы от Госкомстата, форма Т-10 имеет довольно простую структуру и несложный порядок заполнения (и это одни из главных аргументов в пользу применения таких форм).
Бланк командировочного удостоверения Т-10
Несмотря на то, что унифицированные формы, по большей части, перестали быть обязательными, многие фирмы продолжают их применять. Это в полной мере касается и унифицированной формы Т-10, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: она удобна, несложна для заполнения и привычна.
Скачать бланк командировочного удостоверения Т-10.
Заполняем удостоверение на командировку Т-10: нюансы
При заполнении удостоверения следует иметь в виду, что:
- Форму лучше всего распечатывать на одном листе с двух сторон:
- на первой будут отражены все сведения, кроме тех, что касаются выбытия и прибытия работника;
- на второй — те, что касаются выбытия и прибытия (а также удостоверяющие их подписи и печати).
- Сведения в форме не должны расходиться с теми, что отражены в приказе на командировку. Лучше будет, если обоими документами занимается один и тот же человек (работник кадровой службы), который с минимальной вероятностью допустит несоответствия.
- Если в удостоверении обнаружена ошибка, то новое выписывать необязательно. Достаточно зачеркнуть неверные сведения, а рядом — вписать правильные. Такие корректировки заверяются подписью ответственного работника кадровой службы.
- Желательно как можно более емко раскрывать цель командировки. То есть, формулировка «заключение договора закупки лакокрасочных изделий» лучше, чем просто «заключение договора».
- В графе «Выбыл из» следует указывать город, из которого человек выезжает в командировку фактически. Это необязательно город расположения организации-работодателя. Выезд в командировку может быть осуществлен, к примеру, сразу после окончания отпуска работника — из города, где он отдыхает. Датой выбытия в данном случае может быть дата отправления использованного работником транспортного средства из города, где он проводил отпуск.
Скачать образец удостоверения на командировку Т-10.