Прием работника на государственную или муниципальную службу всегда имеет много формальностей. В их числе — заполнение довольно объемной личной карточки работника, которая составляется на специальном унифицированном бланке. Ознакомимся с его назначением, структурой, а также с особенностями отражения данных в карточке.
Зачем нужна личная карточка?
Ст. 66 ТК РФ предписывает всем российским работодателям заводить трудовые книжки. Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 обязывает «синхронизировать» трудкнижки с личными карточками работника. Также в постановлении сказано, что карточки ведутся по формам, утвержденным Росстатом. Главное статистическое ведомство утвердило сразу несколько таких форм. В их числе:
- Т-2 — применяемая в общем случае;
- Т-2ГС (МС) — применяемая государственными и муниципальными органами власти при приеме работников на службу.
Таким образом, использование карточки — это, прежде всего, законодательное предписание. Если его нарушить, то Трудинспекция наложит на работодателя санкции по статье 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, карточка — удобный инструмент систематизации важных персональных данных о работнике, и предприятию в принципе полезно иметь подобный источник в распоряжении.
В карточке, к примеру, отражаются важнейшие сведения по образованию и опыту работы человека: принимая решения о назначении людей на те или иные должности, работодатель будет иметь возможность оперативно получать данные о соответствии подчиненных установленным квалификационным требованиям по их карточкам. На госслужбе такой учет, базируемый на документально подтвержденных фактах, имеет особенно важное значение.
Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В целом карточка, несмотря на большой объем, имеет довольно простую структуру, и заполнять ее несложно.
Скачать актуальный бланк формы 2ГС (МС) в 2022 году.
Состав личной карточки Т-2ГС (МС)
Документ включает 12 разделов:
- Общие сведения.
- Сведения о воинском учете.
- Прием на работу и переводы на другую работу.
- Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.
- Аттестация.
- Повышение квалификации.
- Профессиональная подготовка.
- Государственные и ведомственные награды, почетные звания.
- Отпуск.
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
- Дополнительные сведения.
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Заполняем личную карточку работника Т-2ГС (МС): образец 2022
Наибольшие затруднения может вызывать отражение различных типов данных в Разделе I (Общие сведения). Дело в том, что значительная их часть показывается одновременно двумя способами:
- в текстом виде;
- в виде кода — установленного тем или иным классификатором.
К числу таких типов данных относятся:
Место рождения
Здесь показываются:
- сокращенное наименование типа населенного пункта и сам населенный пункт (текстом);
- код населенного пункта.
Оба типа данных берутся из классификатора ОКАТО ОК 019-95. Важно не путать его с классификатором ОКТМО ОК 033-2013, который используется для правильного указания категории муниципалитета в налоговой отчетности.
Гражданство
Фиксируются:
- тип гражданства;
- код гражданства.
В обоих случаях — по классификатору ОКИН ОК 018-2014. Если точнее, по фасету 02: «фасет» можно считать главным ориентиром по нужному типу данных в структуре классификатора.
Данные о знании работников иностранным языком
- язык и степень его знания текстом («Английский, владеет свободно»);
- комбинированный код языка и степени знания им в соответствии с фасетами 04 (содержит коды языков) и 05 (содержит коды степеней знания языков).
Так, свободному знанию английского соответствует комбинированный код 016 3.
Данные об образовании
- уровень образования в соответствии с классификацией, приведенной в Законе «Об образовании» от 29.12.2012 № 273-ФЗ;
- код по фасету 30 ОКИН для соответствующего уровня образования.
Так, уровню «высшее образование — специалитет, магистратура» соответствует код 7.
Данные по дипломам
В их числе — код специальности по еще одному классификатору — ОКСО (ОК 009-2016).
Данные по послевузовскому образованию
- наименование формы подготовки научных кадров в соответствии с Законом № 273-ФЗ, Законом «О науке» от 23.08.1996 № 127-ФЗ;
- код, соответствующий форме подготовки — по фасету 34 ОКИН.
Так, например, аспирантуре, где защищаются кандидатские диссертации, соответствует код 02.
Данные по ученой степени
- наименование (тут варианта два — кандидат или доктор наук);
- код ученой степени по фасету 35 ОКИН.
Стаж работы
Важно правильно разграничить общий стаж и тот, что отражает период работы человека на государственной или муниципальной службе. Второй тип стажа дает предусмотренные законом льготы по пенсии за выслугу лет, а также влияет на текущую зарплату на должности.
Семейное положение
Показывается с применением текстового статуса и кода по фасету 10 ОКИН. В графе «Степень родства» указывается, кем приходится работнику конкретный человек — в соответствии с наименованиями степеней родства по фасету 11, но без указания кодов.
Подробнее о заполнении перечисленных разделов личной карточки работника смотрите в этой статье.
Важно не допустить ошибок при отражении сведений в заголовочной части документа. Например — не перепутать характер и вид работы. Характер работы может быть постоянным или временным. По виду работа может быть основной или по совместительству. В графе «алфавит» ставится первая буква фамилии работника — для облегчения поиска его карточки в системе документооборота на предприятии.
Скачать образец заполнения формы Т-2ГС (МС) в 2022 году.