Меняем фамилию в личной карточке работника — образец

Изменение фамилии у работающего лица — явление нередкое. Причем часто оно влечет за собой изменения и в иных данных этого работника. О том, что может меняться при смене фамилии и как эти изменения отразить в личной карточке, — в нашем материале.

Причины изменения фамилии у работника

Возможность сменить фамилию законодательно не ограничивается. Чаще всего изменение фамилии происходит при вступлении в брак, причем вариантами его могут стать как выбор одним из супругов фамилии второго супруга, так и присвоение им общей двойной фамилии, становящейся новой для каждого из супругов (п. 2 ст. 28 Закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Кроме того, решение об изменении фамилии может быть принято в связи с:

• возвратом фамилии, имевшей место до брака;
• выбором фамилии другого родителя или отчима;
• желанием достижения ее соответствия национальности или религиозным убеждениям;
• неблагозвучностью имеющейся фамилии.

Внесение такого рода изменений осуществляет орган ЗАГС по месту проживания. Результатом регистрации становится свидетельство об изменениях, выдаваемое инициатору их внесения на руки.

Иные личные данные, меняющиеся при смене фамилии

Изменение фамилии всегда приводит к замене имеющегося у физлица удостоверения личности (паспорта), т. е. к обязательному обновлению паспортных данных, относящихся к конкретному лицу.

Необходимостью станет также замена:

• загранпаспорта;
• страхового медицинского полиса;
• банковских карт;
• водительского удостоверения;
• документов на машину.

Номера ИНН и СНИЛС не изменятся, но документы, подтверждающие их наличие у человека с новой фамилией, придется получить заново.

Вступление в брак приводит не только к изменению семейного статуса, но может послужить и причиной смены адреса места проживания (как соответствующего регистрации, так и фактического).

Для работодателя всегда окажутся значимыми изменения в таких сведениях о работнике, как:

• паспортные данные;
• семейный статус;
• адреса мест проживания.

Кроме того, для него также может иметь значение факт изменения реквизитов:

• загранпаспорта — если работник выезжает в загранкомандировки;
• водительского удостоверения — если работник, сменивший фамилию, занимает должность водителя;
• банковской карты — если на нее переводится зарплата.

Значимые для работодателя сведения, попавшие в первый из списков, всегда находят отражение в личной карточке работника, в то время как информация, относящаяся ко второму списку, может попадать в этот документ по мере необходимости в ее наличии. Однако к какой бы группе ни относились личные данные, они должны быть откорректированы для приведения в соответствие с новым их содержанием.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите подробную инструкцию о том, как оформляется личная карточка работника по форме Т-2.

Оформление изменений в личной карточке

Личную карточку работника каждый из работодателей вправе вести на бланке, разработанном для такого документа самостоятельно. Но, как правило, для этой цели используются формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

• Т-2, предназначенная для работников, не являющихся государственными (муниципальными) служащими;
• Т-2ГС(МС), применяемая в отношении государственных (муниципальных) служащих.

В обоих бланках при смене фамилии потребуется откорректировать информацию о:

• фамилии (строка 1 раздела I);
• паспортных данных (строка 11 раздела I).

При необходимости возникнут также исправления в:

• букве алфавита, с которой начинается фамилия (отражается в шапке личной карточки);
• сведениях о семейном статусе (строка 9 раздела I);
• параметрах, характеризующих места жительства (строка 12 раздела I);
• наименовании военного комиссариата по месту жительства (строка 6 раздела II)
• дополнительных сведениях (раздел X).

Ведение карточки осуществляет сотрудник кадровой службы на основании предъявляемых ему документов, подтверждающих информацию, требующую внесения в карточку, и он же вносит в нее необходимые изменения, заверяя их своей подписью (Указания по заполнению форм, содержащиеся в Постановлении Госкомстата № 1). Для инициирования процедуры внесения изменений издания работодателем организационно-распорядительного документа не требуется. Работнику достаточно предъявить в кадровую службу документы, подтверждающие факт произошедших изменений, или сообщить устно те сведения, которые не могут быть подтверждены документами (например, об адресе фактического проживания).

Правила для внесения корректировок в личную карточку не установлены. Руководством при их оформлении может служить порядок, применяемый при исправлении ошибок в первичных документах бухучета, который утвержден Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Этот порядок предусматривает:

• зачеркивание исправляемых данных (одной чертой, но так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемые сведения);
• внесение над ними правильных (актуальных) сведений, сопровождаемых надписью «Исправлено» (для личной карточки она может быть трансформирована в «Изменено»);
• заверение исправлений подписью ответственного лица с указанием даты внесения корректировки.

Удобной может оказаться также оставленная рядом с исправлением или в разделе личной карточки, предназначенном для дополнительных сведений, пометка о том, на основании какого именно документа сделаны исправления.

Подводим итоги

• Причины для изменения фамилии могут быть самыми разными. Но в любом случае решение о такого рода переменах принимаются самим физлицом добровольно. Чаще всего фамилия меняется при вступлении в брак.
• При смене фамилии обязательно заменяется удостоверение личности (паспорт). Замены требует и ряд иных документов, в которых указывается фамилия. При этом одновременно могут измениться и другие сведения личного характера. Следствием этих изменений становится необходимость внесения корректировок в данные, отражаемые в личной карточке работника.
• Корректировку данных, внесенных в личную карточку, осуществляет сотрудник кадровой службы на основании документов (или информации), предоставленных ему работником. Исправляемые сведения зачеркиваются (с сохранением возможности их прочтения). Над ними вписываются обновленные данные, которые заверяются подписью сотрудника кадровой службы с указанием даты исправления. Может также приводиться информация о документе, на основании которого внесены коррективы.