Первичный документ: указываем обязательные реквизиты

Первичный документ представляет собой тот обязательный элемент, без которого невозможен ни бухгалтерский, ни налоговый учет. Подробнее о роли и оформлении первичных документов — в нашем материале.

Первичный документ — основа учета

Бухгалтерский учет в России основан на отражении в учетных бухгалтерских регистрах фактов хозяйственной деятельности. Каждый же факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

С бухгалтерским учетом неразрывно связано ведение налоговых учетов в отношении:

• НДС — для которого обязательным является указание величины (или факта отсутствия) этого налога в первичных документах на продажу и оплату за нее (п. 8 ст. 161, п. 4 ст. 168 НК РФ), а также наличие самого первичного документа на оприходование при применении вычетов по налогу, в том числе при изменении стоимости покупки (п. 1, п. 10 ст. 172 НК РФ);
• акцизов — для них, как и по НДС, важно выделение в первичных документах сумм налога (или указание факта его отсутствия) при отгрузке товаров, оплате за них и применении вычетов (п. 2, п. 3, п. 9 ст. 198, п. 1, подп. 1 п. 5, подп. 4 п. 23 ст. 201 НК РФ);
• НДФЛ — для этого налога значима правильность указания в первичных документах объема и вида дохода, выплачиваемого каждому из его получателей-физлиц (п. 1 ст. 230 НК РФ);
• налога на прибыль — по нему первичный документ назван основным из всего комплекса документов, используемых при осуществлении налогового учета (ст. 313 НК РФ);
• УСН и ЕСХН — для которых при определении величин доходов и расходов, участвующих в формировании налоговой базы, необходимостью становится ориентир на суммы, отраженные в первичных документах.

Бухучет требует отражения в нем всех имеющих место событий хозяйственной деятельности. Налоговые же учеты по каждому из налогов базируются лишь на части сведений, находящих отражение в бухучете, но при этом опираются на те же первичные документы, по которым ведется бухучет.

Поэтому правильность оформления первичных документов важна не только для принятия их к бухучету и обеспечения тем самым полноты и достоверности бухотчетности (п. 6 ПБУ4/99, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н), но и для правильного расчета налогов, несмотря на то, что для налогового учета бухгалтерский первичный учетный документ не является единственным из принимаемых во внимание при определении налоговой базы и величины налога.

Составление первичных документов

Первичный учетный документ оформляется в момент совершения события хозяйственной деятельности либо сразу по его завершении (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) и должен отражать реальные характеристики этого события (п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

За достоверность данных, попавших в документ, своевременность его передачи для принятия к бухучету и соблюдение требований по его оформлению отвечает лицо, создающее документ (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Создание первичного документа возможно как в бумажном, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Во втором случае он подписывается электронной подписью. Нужное количество экземпляров документа, предназначенных для передачи на сторону в бумажном виде (вне зависимости от ого, на бумаге или электронно он создан), формирует экономический субъект, у которого созданы эти документы (п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Допустимыми для первичных документов являются исправления, заверенные подписью (с расшифровкой) составителя документа с указанием даты исправления (п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исключение представляют кассовые и банковские документы — в них внесение корректировок запрещено (п. 16 ПБУ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 43н, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Принимаемый к учету документ должен существовать в его оригинальном виде и в этом же виде храниться. Но возможно также хранение учетных документов в копиях, если оригиналы оказались изъятыми в соответствии с требованиями законодательства налоговым, правоохранительным или правоприменительным органом (п. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Формы первичных документов

Разнообразие принимаемых к бухучету событий предъявляет свои требования к объему связанной с каждым из этих событий информации, которую необходимо показать в фиксирующем его первичном документе.

Поэтому формы первичных документов существенно различаются. Причем различие это обусловлено не только разнообразием операций, но и наличием у экономического субъекта возможности самостоятельно разрабатывать и утверждать такие формы (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исключение из этого правила составляют организации бюджетной сферы, руководствующиеся в своей деятельности особым (бюджетным) законодательством.

При выборе форм первичных учетных документов допускается:

• использование их унифицированных бланков, содержащихся в постановлениях Госкомстата России, ставших необязательными для применения с 2013 года (кроме бланков кассовых документов, на формы которых, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, ссылается Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, посвященное порядку веления кассовых операций);
• доработка унифицированных бланков до приемлемого для экономического субъекта содержания и объема попадающей в документ информации;
• разработка уникальных бланков, применяемых только конкретным экономическим субъектом;
• применение набора бланков, в котором будут присутствовать как унифицированные, так и доработанные или самостоятельно разработанные формы.

Выбранный вариант используемых бланков необходимо утвердить в учетной политике.

Реквизиты, обязательные для первичного документа

Набор используемых форм первичных учетных документов у каждого экономического субъекта может оказаться индивидуальным при том, что в него войдут документы как применяемые всеми иными экономическими субъектами, так и имеющие место только у конкретного субъекта.

Но при очевидном различии в содержании все эти документы будет объединять одна общая черта — необходимость наличия в них обязательных для первичного документа реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). К таким реквизитам отнесены:

• название документа;
• дата его составления;
• название экономического субъекта, в котором осуществлено оформление;
• описание события хозяйственной жизни;
• количественная характеристика этого события (с указанием единиц измерения);
• информация о лице/лицах (должность, Ф.И.О., подпись), оформивших документ.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, работников, ответственных за конкретную операцию, например у кассира. Передать право подписи первичных документов можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта в первичном документе (читать далее…).

В отношении наличия обязательных реквизитов несомненное преимущество имеется у унифицированных бланков, оформление которых полностью отвечает требованиям действующего законодательства. По этой причине утвержденные Госкомстатом формы (несмотря на отмену обязательности их применения) включены в состав документов, рекомендованных к применению в качестве управленческой документации ОКУД ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Подводим итоги

• Первичный документ представляет собой тот обязательный элемент, без которого невозможен бухгалтерский учет. Каждое событие, находящее отражение в бухучете, должно быть оформлено документом. Поскольку данные этих же документов используются и в налоговом учете, значимыми они оказываются не только для бухучета и бухотчетности, но и при исчислении налогов.
• Первичный документ необходимо составить в момент события, к которому он относится или сразу после него, с соблюдением требований о достоверности вносимой в документ информации и правил, установленных экономическим субъектом для его оформления. Создание документа возможно в бумажном и в электронном виде. Допустимо внесение в него исправлений, если документ не относится к числу кассовых или банковских.
• Формы применяемых первичных документов экономический субъект, не относящийся к числу организаций бюджетной сферы, вправе разработать сам. При разработке можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Конечный вариант набора применяемых форм может включать как унифицированные формы (в том числе доработанные), так и созданные самостоятельно. Факт выбора необходимо утвердить в учетной политике.
• Все применяемые первичные документы объединяет необходимость присутствия в них обязательных для такого документа реквизитов — названия и даты создания документа, названия экономического субъекта, составившего его, описания сути события хозяйственной жизни с количественными его характеристиками, сведений о лице/лицах, оформивших документ.