Расчет среднесписочной численности: пример

Кадровику нужен пример расчета среднесписочной численности работников. Теоретически посчитать численность персонала не сложно, однако, когда дело доходит до практики, появляются многочисленные вопросы. В первую очередь, проблемы может вызывать сам алгоритм расчета. Во вторую, – сложности могут быть связаны с включением или исключением в расчет различных групп работников. Поэтому без примера расчета среднесписочной численности работников за месяц не обойтись.

Кого учитывать

В ряде случаев компании необходимо рассчитать среднюю списочную численность сотрудников (ССЧ). В частности, это требуется:

• для предоставления ежегодного расчета в налоговую инспекцию по унифицированной форме;
• заполнения расчета по страховым взносам в фонды;
• составления формы 4-ФСС;
• подтверждения возможности подачи деклараций в ИФНС на «бумаге»;
• подготовки отчетности в Росстат.

Существуют четкие правила, по которым производится расчет среднесписочной численности работников за 2018 год (пример см. в конце статьи). Для этого учитывают работников, которые трудятся по трудовым договорам с учетом условий работы (полное или неполное рабочее время).

Некоторые категории персонала при подсчете ССЧ не используют. В частности, к таким работникам относятся:

• лица, оказывающие услуги (выполняющие работы) по гражданско-правовым договорам;
• внешние совместители;
• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком.

Полный список лиц, исключаемым из расчета см. в «Кого включать в среднесписочную численность».

Порядок расчета ССЧ

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за год (пример расчета поможет кадровику не сделать ошибку), нужно придерживаться установленного порядка. Работник должен высчитать:

• списочную численность персонала за каждый день месяца;
• среднесписочную численность работников, которые трудятся полный рабочий день за каждый месяц;
• среднесписочную численность сотрудников, которым установлено неполное рабочее время за каждый месяц;
• среднесписочную численность всех работников за каждый месяц;
• среднесписочную численность за требующийся период (пример – расчет среднесписочной численности работников за квартал).

Чтобы было нагляднее, предлагаем посмотреть порядок определения ССЧ на цифрах.

ПРИМЕР 1

По состоянию на 12 ноября 2018 года в компании работает 40 человек. Из общего числа сотрудников 35 работают по трудовому договору. Среди них есть работник – внешний совместитель. Кроме штатного персонала на организацию работают гэпэдэшники. Договора гражданско-правового характера заключены с 5-ю физическими лицами.

Списочная численность работников организации на 12 ноября – 34 человека (40 чел. – 5 чел. – 1 чел.).

ПРИМЕР 2

Списочная численность работников организации в ноябре 2018 года составила:

• 19 человек – с 1 по 25 ноября;
• 18 человек – с 26 по 30 ноября.

Одна из сотрудниц в течение ноября находилась в декретном отпуске.

Формула расчета суммы списочной численности за ноябрь:

(19 – 1) × 25 дн. + (18 – 1) × 5 = 450 + 85 = 535 чел.

Следовательно среднесписочная численность работников в ноябре равна:

535 чел. ÷ 30 = 17,8 чел.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за год, нужно определить ССЧ сотрудников за каждый месяц по вышеуказанном алгоритму и, затем, разделить сумму ССЧ за все месяцы на их количество (12 мес.)