Многие ключевые решения по кадрам работодатель принимает на основании служебных записок. К числу таких решений относится и назначение премии.
Нюансы процедуры премирования
Премия — это поощрительная выплата, дополняющая оклад (и прочие составляющей зарплаты, предусмотренные трудовым договором). Работодатель вправе не платить ее вообще либо:
- Гарантировать выплату премии на регулярной или периодической основе (при отсутствии установленных работодателем же обстоятельств для ее невыплаты).
- Установить критерии, при выполнении которых премия всегда выплачивается.
- Всякий раз выплачивать премию строго по своему усмотрению.
Зачем нужна записка о премировании?
Служебная записка — полученная от того или иного работника (например, непосредственного руководителя человека, в отношении которого принимается решение о назначении премии), может быть основанием для выплаты премии в рамках каждого из трех указанных механизмов ее назначения.
В рамках первого механизма служебная записка может показывать, нет ли тех самых оснований для невыплаты премии (как вариант, отражающих факт нарушения работником трудовой дисциплины). В рамках второго — показывать, соблюдены ли установленные критерии (например, в части достижения определенных производственных показателей). В рамках третьего — информировать директора о достижениях работника, которые могли бы стать поводом для выплаты ему премии.
На служебную записку директор впоследствии сошлется, издавая приказ о назначении премии — распорядительный документ, на основании которого бухгалтерия затем произведет расчет и выплату поощрения.
Как составить записку о премировании в 2019 году?
Структура служебной записки, очевидно, будет предопределена спецификой конкретного механизма принятия директором решения о премии. Если это первый («гарантийный») механизм, то в записке будут отражены:
- Сведения о ее составителе (ФИО, должность, контакты).
- Сведения о работнике о котором говорится в записке.
- Факты, подтверждающие наличие или отсутствие оснований для неначисления «гарантированной» премии.
В рамках второго механизма («с критериями») в записке будут содержаться:
- Аналогично — сведения о составителе, о премируемом работнике.
- Числовые и иные показатели, отражающие выполнение (невыполнение) работником критериев назначения премии.
- Опционально — личное мнение составителя записки по поводу результативности работы человека, которому предполагается назначить премию.
В рамках третьего механизма записка может иметь в принципе любое содержание, которое даст директору понять, заслужил ли человек премию или нет.
В служебной записке допустимо приведение некоторых расчетов по премии (которые в итоге могут быть и без изменений перенесены в приказ, оттуда — в бухгалтерские документы),а также указание ссылок на различные внешние источники информации, рассмотренной составителем записки в целях обоснования своей позиции.
В записке могут быть отражены сведения, безусловно, не об одном, а о нескольких работниках. Или — о результатах работы отдела (иногда и предприятия в целом).
Скачать образец служебной записки о премировании сотрудников вы можете здесь.