Если на предприятии возникла необходимость кадровых перестановок, важно знать, как оформить перевод сотрудника на другую должность внутри организации. При этом необходимо соблюсти трудовые нормы и не допустить ущемления прав работников. Дело в том, что Трудовой кодекс устанавливает жесткие требования к добровольности перевода, а также к сохранению заработной платы и других условий труда.
Основные правила оформления
Начнем с того, что по действующему законодательству перевод на другую должность возможен только с письменного согласия работника. Для этого должно быть написано соответствующее заявление.
Перевод без согласия возможен только по производственной необходимости на срок не более 1 месяца основания для него закреплены в Трудовом Кодексе.
Подробнее об этом см. «Все о производственной необходимости».
Чтобы правильно оформить перевод работника на другую должность, необходимо выполнить следующие действия:
| Действия работодателя | Комментарий |
| Составление и подписание дополнительного соглашения между работником и работодателем. | В этом документе должны быть прописаны все изменившиеся положения трудового договора. Они могут касаться места и условий работы, трудовых функций, региона, рабочих механизмов и агрегатов, если они изначально были прописаны в договоре. Соглашение составляется в двух экземплярах – один передаётся работнику, второй остается у работодателя. Заявление на перевод на другую должность (образец документа может быть установлен локальным актом предприятия) хранится у работодателя. |
| Издание приказа по форме Т-5 или в свободной форме. | В документе прописывается, как и каким образом проводится перевод. |
| Внесение записи в трудовую книжку. | В ней указывается, что сотрудник был переведен на новую должность или в новое структурное подразделение. В последней графе указывается номер приказа на перевод работника на другую должность, на основании которого выполнен перевод. Ставятся подписи уполномоченного сотрудника организации и самого работника. Прикладывается печать компании (при ее наличии). |
| Внесение записи в третий раздел личной карточки сотрудника. | В ней прописывается новая должность. Сотрудник должен ознакомиться с изменениями под роспись. |
Если имеет место инициатива сотрудника, подается заявление на перевод на другую должность. Оно рассматривается работодателем, и при взаимном согласии оформляется дополнительное соглашение. При этом должно быть соблюдено важное условие: зарплата на новом месте должна быть не ниже той, которую сотрудник получал на прежней должности.
Переход в другое подразделение
Организациям с разветвленной сетью отделов и филиалов нередко приходится проводить кадровые перестановки внутри компании, чтобы добиться максимально эффективной работы сотрудников. Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность в другом подразделении требуется только в том случае, если конкретное место работы сотрудника было изначально отражено в трудовом договоре.
Подробнее об этом см. «Перевод на другую работу: запись в трудовой: образец 2018 года».
На практике смена подразделения возможна двумя способами:
| Способ перехода сотрудника в другое подразделение | Комментарий |
| Оформление перевода | Эта операция выполняется, если в договоре указано, в каком именно подразделении должен работать сотрудник. Информация заносится в трудовую книжку и оформляется дополнительное соглашение. |
| Оформление перемещения | Если информация о подразделении в договоре прописана не была, работодатель имеет право переместить сотрудника на аналогичную должность в другом отделе или филиале даже без его согласия. В этом случае достаточно просто издать приказа о переводе на другую должность (бланк по форме Т-5), с которым сотрудник должен ознакомиться под роспись. Однако не оформляется перемещение в другой регион – в этом случае речь будет идти о переводе. |
Если работник не согласен с решением руководства о перемещении, это считается дисциплинарным проступком. В этом случае стороны могут попробовать найти компромисс, а если прийти к соглашению не удается, работодатель может использовать меры дисциплинарного воздействия.
Перевод же должен быть только добровольным. Его оформление без согласия считается нарушением прав работника.
Перевод без согласия
В определенных случаях перевод сотрудника на другую должность возможен даже без оформления официального согласия. Однако в таких ситуациях срок в любом случае не может превышать 1 месяц, хотя за работодателем сохраняется право оформлять перевод не один, а несколько раз подряд.
Основанием для недобровольного перевода на должность может стать производственная необходимость – чрезвычайная ситуация, которую невозможно предусмотреть заранее:
- природные и техногенные катастрофы;
- аварии;
- взрывы;
- землетрясения и т.д.
Также к производственной необходимости относят угрозу порчи имущества предприятия или отсутствие сотрудника на рабочем месте, в результате чего требуется срочная замена.
В любой ситуации работодатель не может переводить сотрудника на новую должность, если у него есть ограничения по медицинским показаниям. К примеру, беременную сотрудницу нельзя перевести на более тяжелый труд даже при наличии производственной необходимости.
По установленным правилам, оформление перевода на новую должность по производственной необходимости сопровождается обязательным изданием приказа, в котором прописываются основания для этого действия. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом руководителя под роспись.
Когда переводить нельзя
Запрещено переводить сотрудника без его согласия на должность, требующую более низкой квалификации. Если сотрудник теряет часть заработной платы и будет получать более низкий оклад, он должен быть об этом уведомлен. Только после письменного согласия перевод может состояться. Также нельзя переводить работников без согласия на более тяжелый труд. 
Без письменного согласия не могут быть проведены кадровые перестановки в отношении сотрудников, которые находятся на больничном. Необходимо довести до них информацию о переводе под роспись, несоблюдение этого правила может стать основанием для трудовых споров.
Если сотрудник по каким-либо причинам не согласен с решением руководства, он может обращаться с жалобой в трудовую инспекцию и в суд.