Сотрудник обратился к работодателю с просьбой выдать ему оригинал трудовой для оформления пенсии. Обычно ее отдают при увольнении, в последний рабочий день. Разберемся, возможна ли выдача оригинала трудовой книжки и в каких случаях.
Выдача трудовой книжки на руки работнику
Трудовая книжка — документ строгой отчетности, содержащий информацию о трудовом стаже, местах работы, поощрениях, переводах и увольнениях работника. В соответствии с ТК РФ сотрудник имеет право на получение от работодателя документов, связанных с работой, в том числе трудовой книжки.
На руки сотруднику может выдаться:
- Оригинал трудовой книжки.
Законом предусмотрено всего 2 случая выдачи оригинала трудовой книжки: при увольнении и при достижении пенсионного возраста в связи с запросом ПФР. Выдача оригинала по иным причинам законом не разрешена.
- Копия трудовой книжки.
Включает в себя все листы книжки, заверенные должным способом. Как правило, копия книжки требуется при получении кредита для предоставления в банк. Подробнее с порядком выдачи копий трудовой книжки и особенностями ее заверения можно ознакомиться в этой статье.
- Выписка из трудовой книжки.
Оформляется, когда сотруднику необходима информация о конкретном периоде времени, как правило, последнем месте работы. Чаще всего выписка предоставляется при получении загранпаспорта, оформлении различных пособий и льгот, устройстве на работу по совместительству.
Рассмотрим подробнее, в каком порядке и в какой срок нужно выдать сотруднику оригинал трудовой книжки.
Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику
Итак, одной из причин выдачи трудовой книжки на руки работнику является ее предоставление в орган обязательного соцстрахования (обеспечения). Это происходит, когда сотрудник достигает пенсионного возраста, и в ПФР для назначения пенсии и подтверждения трудового стажа требуется оригинал трудовой книжки.
Оформление и выдача оригинала трудовой книжки происходит в следующем порядке.
Шаг 1. Получение от сотрудника соответствующего заявления
Заявление составляется в письменной форме. Обязательного бланка этого документа нет, сотрудник может подготовить его самостоятельно или воспользоваться образцом, предоставленным работодателем.
В заявлении укажите:
- наименование работодателя и ФИО генерального директора (руководителя);
- ФИО, должность, адрес и контактные данные сотрудника, запрашивающего трудовую книжку.
- название документа (заявление о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения);
- просьбу о предоставлении оригинала трудовой книжки;
- причину и место предоставления трудовой книжки;
- дату составления документа и подпись сотрудника, его составившего.
Далее заявление передается на утверждение руководителю.
Шаг 2. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек
Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек обезопасит работодателя от возможных последствий в случае утери работником трудовой книжки. Напомним, что за нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц компании и ИП;
- от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.
Шаг 3. Выдача оригинала трудовой книжки работнику
Выдать книжку сотруднику необходимо не позднее 3 рабочих дней с даты получения заявления от работника. За нарушение срока выдачи документа работодателя также могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Выдать и оригинал, и копию трудовой книжки работодатель обязан бесплатно. Получить книжку может не только работник, но и его представитель по доверенности. Нотариально заверять ее необязательно.
Вернуть трудовую книжку работодателю сотрудник обязан не позднее 3 календарных дней с даты возврата ее территориальным отделением ПФР.
Подводим итоги
- Оригинал трудовой книжки выдается сотруднику в 2 случаях: при увольнении и для предоставления в ПФР при назначении пенсии.
- Выдать трудовую книжку необходимо в течение 3 рабочих дней с даты получения от сотрудника соответствующего заявления.
- Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки составляется в письменном виде в свободной форме или по образцу, предоставленному работодателем.
- Вернуть книжку работодателю сотрудник обязан в течение 3 рабочих дней с даты возврата ее территориальным отделением ПФР.