Выдача копий документов, связанных с работой

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работник имеет право требовать, а работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие документы.

Чтобы выдать работнику необходимые ему копии документов “Блог кадровика” рекомендует соблюдать следующую пошаговую процедуру:

Шаг 1. Истребовать от работника письменное заявление. Образец такого заявления:

 

Генеральному директору
ООО «Блог Кадровика»
Петрову П.П.
указать свою должность
Иванова Ивана Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне копии следующих документов ____(указать какие документы нужны).

Обязуюсь получить копии документов  _____(указать дату получения документов; при этом дата должна быть указана не позднее трех рабочих дней от даты подачи заявления).

число, месяц прописью, год

Подпись

Фамилия, инициалы

 

В заявлении должно быть конкретно указано, какие документы требуются работнику, т.е. недопустимо указывать: “прошу выдать копии всех документов, связанных с работой“.

Шаг 2. Представить заявление руководителю организации для проставления резолюции: “Выдать документы”.

Шаг 3. Сделать копии необходимых работнику документов и заверить их надлежащим образом:

 

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

Инспектор службы кадров               Личная подпись                   Т.С. Левченко

Дата

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

См. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Шаг 4. Выдать работнику оформленные копии документов не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления.

При получении документов работник должен дать расписку в том, что он получил документы.

Расписку можно оформить в в виде:

• отдельного документа;
• дополнительной надписи на заявлении;
• подписью работника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.

Из расписки, данной работником, должно следовать, что срок выдачи документов соблюден.

Если работник не явился за документами в срок, то необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов.