Трудовой кодекс обязывает работодателя в кадровой документации по каждому наемному работнику обозначать характер работы. В личной карточке Т-2 эти сведения должны быть занесены при приеме сотрудника на должность. Форма предназначена для систематизации данных о представителях трудового коллектива и условиях их труда.
Ведение карточки
Карточки учета личного состава должны быть заведены по каждому трудоустроенному на предприятии работнику. Ответственность за ведение этих формуляров возлагается на кадровую службу. Карточки могут быть нескольких видов, предпочтение конкретным шаблонам отдается с учетом принадлежности сотрудника к определенной категории наемного персонала:
- обозначение характера работы в личной карточке Т-2 должно присутствовать по всем группам специалистов. Если отражается информация по научным работникам и педагогам, дополнительно заводится бланк Т-4;
- если человек принимается на работу для замещения вакантной государственной должности (на условиях прохождения госслужбы), используется шаблон документа Т-2ГС (МС).
В момент приема на должность специалист кадровой службы вносит в карточку стандартный набор персональных данных о новом сотруднике. Информация берется из представленных физическим лицом документов. Основанием для записей в личной карточке являются:
- гражданский паспорт;
- приказ о приеме на вакантную должность;
- трудовая книжка (при ее отсутствии за основу принимаются другие документы, которыми человек может достоверно подтвердить наработанный стаж);
- СНИЛС;
- военнообязанные лица должны предъявить при трудоустройстве документы воинского учета;
- дипломы, свидетельства, сертификаты и аттестаты, которыми человек подтверждает уровень своей профессиональной подготовки, соответствие требованиям должности.
Базовый комплект документации может быть расширен по требованию кадровиков. Такая ситуация возникает при приеме на работу совместителя, если вверяемый человеку участок работы связан с постоянным контактом с вредными или опасными для здоровья веществами.
В этом случае каровый орган для отражения данных о характере работы в личной карточке Т-2 потребует от новопринятого физического лица справку с основного места трудоустройства об условиях труда по текущей должности.
Структура личной карточки
В верхней части бланка необходимо обозначить работодателя – наименование организации. После этого начинается поэтапное заполнение основных разделов документа:
- общая информация (дата составления документа, Ф.И.О. работника, присвоенный ему табельный номер, коды ИНН и СНИЛС, характер работы – на постоянной или временной основе, пол человека и вид работы);
- сведения по воинскому учету;
- данные по трудоустройству (прием на должность, перевод, увольнение);
- пройденные аттестации;
- раздел, посвященный повышению квалификации;
- блок сведений о прохождении профессиональной переподготовки;
- поощрения работника;
- сведения об отпусках;
- комплекс предоставленных сотруднику льгот;
- дополнительные данные (примечания);
- основания для расторжения трудового контракта.
При заполнении личной карточки могут понадобиться специальные кодовые обозначения. Найти их можно в единых государственных классификаторах:
- обозначить принадлежность к определенному муниципальному образованию можно через коды ОКАТО;
- специальности по принадлежности к конкретному направлению образования характеризуются при помощи кодов ОКСО;
- ОКПО используется для обозначения регистрационных кодов предприятия;
- для отражения сведений о должности и тарифном разряде применяется классификатор ОКПДТР;
- для систематизации управленческих документов необходимы шифры ОКУД.
Подробнее об этом см. «Заполняем личную карточку работника: заполненный образец».