Речь о депонировании денежных средств возникает, когда сотрудник не может вовремя получить предназначенную ему сумму. Подробнее о причинах и последствиях такой ситуации, а также об отражении в 6-НДФЛ сумм, оказавшихся не выданными, — в нашем материале.
Депонирование — причины и последствия
Под депонированием следует понимать передачу денежных средств и ценных бумаг на хранение в кредитное учреждение (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.
«Современный экономический словарь» 2011 г.). Применительно к зарплате это означает направление на хранение в банк неполученных работником средств, подготовленных к выдаче ему. Причем тех средств, которые предполагалось выдать наличными, поскольку перевод на банковскую карту сотрудника равнозначен их передаче получателю. В то время как наличные деньги могут оказаться неполученными, если сотрудник не смог явиться за ними сам (например, из-за болезни, отъезда, ареста) и не поручил получить его деньги по доверенности другому лицу.
На выплату зарплаты наличными могут направляться средства:
- полученные для этой цели в банке по чеку;
- выделенные из поступающей к работодателю наличной выручки (п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
По истечении срока, отведенного на выдачу зарплаты из кассы (он не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения средств в банке, — п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), кассир обязан внести в платежную ведомость отметку «Депонировано» напротив фамилий работников, не получивших деньги, и подготовить на общую сумму таких средств расходный кассовый ордер на сдачу этой суммы в банк (п. 6.5 Указания № 3210-У).
Свои деньги работник сможет получить позднее по первому его требованию с учетом времени, необходимого работодателю для снятия соответствующей суммы с расчетного счета.
Неполучение работником зарплаты, если она вовремя была подготовлена к выдаче, не влечет за собой для работодателя возникновения ответственности за нарушение срока ее выплаты, поскольку вины работодателя в произошедшем не имеется. По этой же причине работодатель не должен в такой ситуации выплачивать работнику и компенсацию за задержку выдачи заработка.
НДФЛ по депонируемым суммам
Удержание из дохода работника НДФЛ должно производиться в момент фактического осуществления выплаты этого дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако в ситуации, приводящей к депонированию, доход не выплачивается. Поэтому НДФЛ с него удерживать нельзя.
Из-за этого всю сумму предназначенной к выплате по конкретной платежной ведомости заработной платы придется разделить на:
- Выплаченную — она дополнительно разобьется по датам выплат, если выдача осуществлена не в один день, поскольку при несовпадении дней выплат не совпадут и сроки, установленные для оплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ). Общая величина этой суммы должна соответствовать сумме выданных по платежной ведомости средств и удержанного с них налога.
- Депонированную — ее в бухучете до момента выплаты придется отражать в общей величине начислений (т. е. с включением в нее НДФЛ).
Удержать налог с депонированной суммы можно будет только в день фактического получения работником денег. А перечисление его в бюджет нужно осуществить не позднее следующего за выплатой дохода рабочего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите готовое решение, как отражать в бухгалтерском учете депонирование заработной платы.
Отражение депонирования в 6-НДФЛ
Правила внесения в 6-НДФЛ данных по депонированной зарплате ничем не отличаются от правил, установленных для иных зарплатных выплат (Приложение № 2 к Приказу ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):
- В раздел 1 сведения об относящихся к ней начислениях войдут на общих основаниях — нарастающим с начала года итогом, исходя из даты начисления дохода. При этом зарплата отразится в строке 020, относящийся к ней налог — в строке 040, число получателей дохода — в строке 060.
- В разделе 2, формируемом лишь по последнему кварталу отчетного периода, будут показываться данные только по тем суммам, с которых удержан налог (т. е. по фактически выплаченным). При этом для зарплаты в качестве даты фактического получения дохода (строка 100) всегда следует указывать последний день того месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ), разбивая суммы выплат по датам фактической их выдачи, но не выделяя выплату аванса, поскольку его выдача не влечет за собой уплаты налога. Даты выплаты зарплаты совпадут с датами удержания налога (п. 4 ст. 226 НК РФ) и отразятся в строке 110. По дате удержания определится срок перечисления налога в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ), показываемый по строке 120. В строки 130 и 140 будут внесены, соответственно, общая (с учетом налога) сумма выплаты, относящаяся к конкретной дате удержания НДФЛ, и сама величина удержания, сделанного из этой выплаты.
Соблюдение этих правил приведет к тому, что сведения по депонированной сумме (или суммам) в отчете 6-НДФЛ всегда окажутся отражаемыми отдельно от данных по выплате (или выплатам), сделанной по общей платежной ведомости. При этом информация, относящаяся к выдаче депонированной зарплаты, может попасть и на другой отчетный период (из-за смещения на него как даты фактической выплаты средств, так и даты уплаты удержанного из этих средств налога). Общей останется лишь дата фактического получения дохода, отвечающая дате начисления зарплаты за соответствующий месяц.
Пример
Общая сумма зарплаты, начисленной в организации за август 2020 года, составляет 190 000 руб. Сумма относящегося к ней налога равна 24 700 руб. (права на вычеты нет ни у одного из работников). 78 300 руб. выплачены в качестве аванса 25.08.2020. Оставшиеся денежные средства в сумме 190 000 — 78 300 — 24 700 = 87 000 руб. намечено выдать по платежной ведомости 10.09.2020. На конец этого дня зарплата по ведомости получена всеми работниками, кроме одного, находящегося в командировке до 18.09.2020. Причитающаяся ему по ведомости сумма равна 15 800 руб. Общая величина его заработка за август составляет 40 000 руб., НДФЛ с него равен 5 200 руб. В качестве аванса ему была выдана сумма 19 000 руб. Налог, соответствующий авансу, равен 2 839 руб., а приходящийся на неполученную сумму составляет 2 361 руб. Неполученная сумма сдана в банк и затем выплачена работнику 21.09.2020.
Строки раздела 2 формы 6-НДФЛ за сентябрь 2020 года будут заполнены так:
| 100 | 31.08.2020 | 130 | 171839.00 |
| 110 | 10.09.2020 | 140 | 22339 |
| 120 | 11.09.2020 | ||
| 100 | 31.08.2020 | 130 | 18161.00 |
| 110 | 21.09.2920 | 140 | 2361 |
| 120 | 22.09.2020 |
Подводим итоги
- Депонирование применительно к заработной плате означает передачу в банк на хранение части ее суммы, оставшейся неполученной из-за отсутствия работника или работников на работе в период выплаты. Востребована эта процедура лишь при выдаче денег наличными по платежной ведомости.
- Суммы, подлежащие депонированию, нельзя считать выплаченным доходом, поскольку факт получения средств при депонировании отсутствует. Из-за этого НДФЛ с депонированных сумм не удерживается до даты их реальной выплаты работнику.
- Наличие сумм, подлежащих депонированию, делит начисленную сумму заработной платы, относящуюся к одному и тому же периоду, на части, имеющие разные даты фактической выдачи. Из-за этого в отчете 6-НДФЛ в разделе 2 данные, относящиеся к зарплате, подвергавшейся депонированию, всегда показываются обособленно.