Трудовая книжка отражает сведения о занятости человека, пока еще заполняется вручную и хранится у работодателя. Последние новости о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года вы узнаете из статьи.
Почему переходят на электронные трудовые книжки
Введение электронных трудовых книжек одобрено Кабинетом министров в июне 2018 года на заседании Правительства. Нововведение преследует ряд целей:
- обеспечение сохранности сведений системы ПФР и невозможность подделки сведений о стаже;
- оперативное получение данных по запросу;
- снижение расходов работодателей;
- экономия времени;
- дополнительные возможности трудоустройства для удаленных соискателей;
- удобство для работника, в том числе при обращении за государственными или муниципальными услугами: предоставлять сведения о занятости не нужно.
К началу 2019 года Минтруд России совместно с Минэкономразвития, Минфином, Минкомсвязи и ПФ РФ подготовил проект изменений для ТК РФ в отношении формирования данных о деятельности работников в электронном виде. Поправки разрабатывались несколько лет, так как отказ от бумажных бланков требует проведения ряда мероприятий:
- подготовки законодательной базы;
- разработки базы данных, решения вопросов о доступе к ней и ее сохранности в случае сбоя;
- всеобщего внедрения.
Ожидается, что в 2019 году законопроект будет одобрен Правительством, а с 2020 года — вступит в силу. Переход на электронный учет кадров становится очередным этапом развития сервисов: ранее была реализована идея электронных больничных листов.
Эксперимент по внедрению электронных трудовых книжек
Появлению электронных трудовых книжек с 2020 года предшествовал эксперимент по отказу от бумажных бланков, который завершился в октябре 2018 года. Для участия в нем были выбраны крупнейшие работодатели:
- ОАО «РЖД»;
- АО «Газпромбанк»;
- ПАО «АвтоВАЗ»;
- ПАО «Ростелеком»;
- ООО «Яндекс» и другие.
На протяжении эксперимента компании:
- сами определяли, какие документы оцифруют, среди них — трудовые книжки, договоры, табель учета рабочего времени, график отпусков, приказ о направлении в служебную командировку;
- выбирали вид электронной подписи;
- использовали новые информационные системы;
- отчитывались и вносили предложения.
Эксперимент проходил за счет участников и завершился предложениями: закрепить требования к электронной подписи, обеспечивающие возможность ее более широкого применения; снизить цены на покупку и обслуживание подписи (сегодня — от 1 до 5 тыс. руб.), так как работодателям придется приобретать ее для каждого работника.
Какой станет новая трудовая книжка
По заявлению Главы Минтруда М. Топилина, роль электронной трудовой книжки сыграет база ПФ РФ. Работодатели будут передавать в доработанной отчетности дополнительные сведения о сотрудниках:
- о найме;
- об увольнении;
- о переводе.
Информация о награждениях и взысканиях передаче не подлежит.
Работники получат возможность ознакомиться онлайн с записями, которые вносит в их документы работодатель, а при поиске новой работы предоставлять копию трудовой книжки не придется: сведения о соискателе доступны онлайн.
С 2021 года заверенные сведения о занятости по текущему месту трудоустройства продолжат предоставляться в бумажном виде по запросу граждан и при увольнении, а справки об общем трудовом стаже выдадут МФЦ или ПФР.
По оценкам аналитиков, организации существенно сэкономят уже при отказе от бумажных трудовых книжек, не говоря о переводе всего кадрового учета в единую базу данных.
Когда появится электронная трудовая книжка
К февралю 2019 года созданы все условия в ПФР для отказа от бумажных форм документов. Фонд получает информацию о занятости населения из отчетов, регулярно передаваемых работодателями. Цифровые данные позволят оформлять пособия и пенсии без участия граждан, а количество возможных ошибок сведут к минимуму.
Планируется, что в 2020 году впервые электронными трудовыми книжками воспользуются 20-30% организаций из сфер IT-технологий и кредитно-финансовых отношений.
С 2020 года бумажные документы продублируются электронными версиями, а с 2021 в обороте останутся только оцифрованные данные. Бумажные трудовые книжки продолжат существование только по письменной просьбе работников.
Когда исчезнет бумажная трудовая книжка
По мнению М. Топилина, озвученному в интервью «Российской газете» в январе 2019 года, волеизъявление граждан на ведение бумажной трудовой книжки ограничивать не следует. А вот работодатели выражают нежелание вести бумажные документы при приеме на работу после 01.01.2020.
Мы не советуем работникам сразу отказываться от привычных трудовых книжек. Может быть так, что цифровые данные о стаже потеряются при передаче в ПФР. И если сохранится бумажный документ, сведения легко восстановить.
Существование бумажных трудовых книжек продлится вплоть до конца 2026 года. Причем с 2021 года работники получат их на руки, а работодатели от обязанности по хранению освободятся.
Электронная трудовая книжка: за и против
Бумажный бланк и оцифрованная форма документа имеют свои плюсы и минусы:
| Форма | Бумажная |
Электронная |
| Преимущества |
|
|
| Недостатки |
|
|
Эксперты отмечают, что неготовность к переходу на цифровые данные объясняется отсутствием проработанной идеи. Первым шагом на пути решения данной проблемы станет принятие соответствующего закона. Отдельной проблемой выступает техническое оснащение удаленных и труднодоступных регионов, в которых любые инновации внедряются с трудностями.
Новый пакет законопроектов об электронных трудовых книжках
Заместитель председателя Совета Федерации А. Турчак в мае 2019 года выступил с инициативой внести в Государственную Думу законопроект, допускающий право выбора граждан на формат трудовой книжки вплоть до отказа от электронной версии документа. Идея вынесена на обсуждение экспертов.
Среди других проектов проходят разработку:
- Единые требования к электронной подписи. Предлагается использование «облачной» подписи, при которой настройки и управление ключами происходит на уровне серверов, а доступ реализован с любого устройства: компьютера, смартфона, планшета.
- Уточнение требований к удостоверяющим центрам и увеличение их количества.
- Создание возможности получения информации о гражданах по принципу «единого окна». При этом работники: предоставят согласие на обработку данных посредством электронной почты или сообщения СМС; смогут отозвать свое согласие; отрегулируют доступный для обработки объем сведений.
Президент РФ В. Путин поручил ускорить принятие проектов сферы цифровой экономики.
Как работодателю приготовиться к изменениям 2020 года
Нововведения 2020 года требуют некоторой подготовки:
- проработка локальных актов организации;
- корректировка соглашений и коллективных договоров;
- письменное уведомление сотрудников об изменениях;
- обеспечение технической и материальной готовности компании.
Направление сведений о работниках в ПФР будет производиться каждый месяц, а прием на работу или увольнение нужно зафиксировать в системе не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения для должностных лиц:
- за нарушение сроков подачи сведений;
- за направление неполной или недостоверной информации.
Подводим итоги
- Целями перехода на электронные трудовые книжки явилось обеспечение прозрачности взаимоотношений граждан с работодателями и государственными органами.
- Законопроект подготовлен к рассмотрению Правительством РФ с учетом замечаний, возникших при проведении эксперимента 2018 года.
- В 2020 году появятся первые электронные трудовые книжки. С 2021 года работникам нужно письменно обратиться к работодателям при желании сохранить бумажный экземпляр документа.