Относится ли график к документам организации по личному составу и если относится, то какой срок установлен действующим законодательством для его хранения? С какого момента исчислять срок, установленный законом? Поговорим обо всем, что касается хранения графика отпусков: о сроках, порядке, правилах.
Зачем составлять график отпусков?
Штатные работники организации (или ИП) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В то же время персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.
Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые впоследствии будут заменены денежной компенсацией. Подробности — в этой статье.
На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть как работник, так и администрация.
Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск создаст для компании серьезные проблемы. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка, и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии.
В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен, например, в связи с производственной необходимостью. Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)». Соответствующее изменение должно найти отражение и в графике отпусков.
Какой срок хранения у графика отпусков?
Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.
Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения графика отпусков 2019 установлен поз. 693 п. 8.1 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов…», утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год.
Срок хранения графика отпусков — 1 год после прекращения его действия. Согласно абз. 3 п. 1.4 вышеуказанного Перечня, исчисление срока хранения графика отпусков начинается 1 января года, следующего за годом окончания соответствующего делопроизводства.
Помимо обязанности по составлению графика отпусков ТК РФ устанавливает крайний срок, когда этот документ должен быть утвержден. Делается это не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года (ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2020 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2019 года. Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2020 год».
Пример расчета срока хранения графика отпусков
Итак, процедура составления и хранения графика отпусков выглядит следующим образом:
- За 2 недели до очередного календарного года график заполняем и утверждаем.
- С 1-го января нового года график вступает в силу и действует он до 31 декабря текущего года.
- С 1-го января следующего года данный график перестает действовать. Именно с этой даты и считают 12-месячный срок его хранения.
Пример
Организация до 17.12.2019 утвердила график отпусков на 2020 год. Документ вступил в силу 01.01.2020, а окончил действовать 31.12.2020. Таким образом, с 01.01.2021 года начинается срок хранения, который истечет 01.01.2022.