Привычный современным кадровикам и довольно часто используемый ими документ — личная карточка работника. Имеет простую структуру, но у нее много нюансов в части заполнения — ознакомимся с ними.
Зачем нужна карточка Т-2?
В ТК РФ нет норм, содержащих словосочетание «личная карточка» или аналогичных по смыслу, которые бы предписывали работодателю применять подобный персонифицированный документ о работнике.
Однако в ст. 66 ТК РФ есть норма, устанавливающая для работодателей особенную обязанность: ведение и хранение в порядке, определяемом Правительством России, ключевой разновидности кадровых документов — трудовых книжек. В свою очередь, есть изданное высшим органом исполнительной власти страны Постановление от 16.04.2003 № 225, устанавливающее такой порядок — и, соответственно, подлежащее обязательному применению работодателями.
В п. 12 Правил ведения трудкнижек, которые установлены Постановлением № 225, сказано, что:
- каждая запись, вносимая в книжку (например, о выполняемой работе, переводе на другую, увольнении) дублируется в личной карточке работника, и о каждом факте изменений в трудкнижке работник знакомится в своей карточке под роспись;
- форму личной карточки утверждает Росстат.
Главное статистическое ведомство форму карточки успешно утвердило: известным Постановлением от 05.01.2004 № 1 (которое вводит в оборот несколько десятков общераспространенных кадровых форм) была введена унифицированная форма № Т-2. Именно ее и рекомендуется использовать в целях выполнения Постановления № 225 — в качестве бланка для личной карточки, российским работодателям.
Таким образом, ведение личных карточек входит в число обязанностей работодателя по закону. Отсутствие карточек, выявленное Трудинспекцией, приведет к серьезным санкциям — предусмотренным статьей 5.27 КоАП РФ.
Скачать актуальный бланк личной карточки Т-2 можно здесь.
Состав личной карточки Т-2
Личная карточка — довольно объемный документ, в котором отражаются разные типы данных. В большинстве случаев наименования граф следует толковать буквально — и потому особых проблем с определением того, что там писать, не возникает. Вместе с тем, важно то, как именно отражать требуемые сведения в документе.
Личная карточка состоит из заголовочной части и нескольких разделов. Остановимся на их заполнении подробней.
Заполняем карточку Т-2: образец 2019
Раздел I личной карточки
В разделе I «Общие сведения» данные приводятся двумя способами:
- текстом (в левой части граф);
- с помощью кодов (в правой части граф — в специальных ячейках).
Коды в целях отражения в личной карточке могут браться из разных классификаторов.
Так, в форме приводятся:
По графе «Место рождения»:
- в левой части — тип населенного пункта и его наименование (например, «г. Москва») в соответствии с классификатором ОКАТО (ОК 019-95);
- в правой части — код населенного пункта по тому же классификатору (Москве соответствует код 45).
Важно не путать документ ОК 019-95 с классификатором ОКТМО (ОК 033-2013), который используется в налоговой отчетности.
В графе «Гражданство»:
- слева — указание гражданства и страны по классификатору ОКИН (ОК 018-2014), например, «гражданин Российской Федерации»;
- справа — код гражданства по тому же классификатору.
Российскому гражданству соответствует код 1.
Основной навигационный элемент классификатора ОКИН — фасет. По нему и нужно ориентироваться, подбирая те или иные коды. Так, коды по гражданству приведены конкретно в фасете 02.
В графе «Знание языков»:
- слева — наименование языка (по фасету 04 ОКИН), степень владения им (фасет 05) текстом;
- справа — комбинированный код по языку и степени владения им.
К примеру, английскому языку (код 016) на свободном уровне (код 3) соответствует код 016 3, фиксируемый в графе.
В графе «Образование»:
- слева — уровень образования в соответствии с Законом «Об образовании» от 29.12.2012 № 273-ФЗ (при 5-летнем образовании — «высшее образование: специалитет, магистратура»);
- справа — код по фасету 30 ОКИН (для специалитета или магистратуры — 07).
В расположенной ниже таблице вносятся данные по диплому. При этом указывается код специальности по классификатору ОКСО (ОК 009-2016).
В графе «Профессия»:
- слева — наименование профессии по классификатору ОКПТР ОК 016-94;
- справа — код профессии по классификатору.
В графе «Состояние в браке»:
- слева — статус по фасету 10 ОКИН;
- справа — код статуса по соответствующему фасету.
В графе «Состав семьи»:
- степень родства по каждому человеку в соответствии с фасетом 11 ОКИН (но без кодов);
- ФИО и год рождения каждого человека.
Заголовочная часть карточки
Разделу с общими сведениями предшествует заголовочная часть карточки — ее заполнение также имеет ряд нюансов, которые заслуживают внимания:
- В графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника (это облегчает последующую систематизацию карточек в системе документооборота предприятия).
- Необходимо правильно разграничивать данные по полям «Характер работы» и «Вид работы». По характеру работа в большинстве случаев делится на постоянную (при бессрочном договоре) и временную (при срочной). По виду — на основную и по совместительству.
Дата рождения работника записывается двумя способами:
- сочетанием текста и цифр (например, 18 февраля 1982 года) — в левой графе;
- только цифрами (например, 18.02.1982), в правой графе.
Если есть необходимость вести раздельный учет трудового и страхового стажа, то в состав формы можно включить дополнительную графу — «Страховой стаж» (по структуре повторяющую графу «Стаж работы»).
С 2002 года любой стаж для пенсии — всегда страховой. Но для корректности расчета тех или иных социальных привилегий работника, который имеет большой опыт работы, разграничение (и дополнение формы новой графой) имеет смысл.
После подготовки раздела с общими сведениями в личной карточке заполняются:
Раздел II со сведениями о воинском учете
Особых сложностей в работе с разделом нет. По достижении работником 27 лет (или предельного возраста пребывания в запасе), а также если гражданин признается не годным к службе, в разделе вписывается фраза «снят с воинского учета» с указанием причины — например, «по возрасту».
Раздел III со сведениями о приеме на работу
Главный источник данных для его заполнения — приказ руководителя предприятия о приеме на работу. Сведения, отраженные в обоих документах — карточке и приказе, должны совпадать.
Раздел IV со сведениями по аттестации
Заполняется при наличии таких сведений. Главный источник данных здесь — протокол, составленный аттестационной комиссией (или аналогичный документ). Его реквизиты приводятся в графе «Основание».
Раздел V со сведениями о повышении квалификации работника
Заполняется при осуществлении такого повышения. Главный источник здесь — документ, который выдало учебное заведение, куда человек направлялся на повышение квалификации. При этом, в графе «Основание» приводятся реквизиты приказа руководителя на направление работника на учебу либо реквизиты соглашения между работником и работодателем о направлении на учебу.
Раздел VI со сведениями о профпереподготовке
Под переподготовкой в общем случае понимается получение работником дополнительной профессии. Как правило — в рамках вузовской программы длительностью от 500 академических часов и более. Данные приводятся по диплому или свидетельству, выданному учебным заведением при успешном прохождении человеком данной программы.
Раздел VII со сведениями о наградах
Все они должны дублировать те сведения, что отражены в трудовой книжке.
Раздел VIII со сведениями об отпусках
Если вместо отпуска работник получил компенсацию, сведения о ней также вносятся в личную карточку. При этом, на двух соседних ячейках — для указания дат начала и окончания отпуска, записывается фраза «Выплачивается денежная компенсация».
Если работник получал однотипный отпуск — например, обычный ежегодный, в разные годы, то сведения по каждому отпуску следует отразить на отдельных строках таблицы раздела.
Во всех случаях в графе «Основание» приводятся реквизиты приказа руководителя, по которому устанавливался отпуск либо предоставлялась его компенсация.
Раздел IX с указанием сведений о социальных льготах
Приводятся реквизиты документов, дающих право на льготу, а также ссылки на нормативные акты, по которым работнику льгота предоставляется.
Раздел X с дополнительными сведениями
Они могут быть любыми — что имеют значение с точки зрения выполнения человеком трудовых функций. Например — сведения о наличии у него водительского удостоверения на управление автомобиля того или иного типа.
Раздел XI с основанием прекращения трудового договора (увольнения)
Здесь указывается дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа.
Скачать образец заполнения 2019 личной карточки Т-2.