Трудовая книжка — бланк строгой отчетности, содержащий в себе данные об общем трудовом стаже сотрудника, местах его работы, награждениях, переводах на другую работу и увольнениях. Обязанность ее оформления лежит на работодателе и регламентируется нормами трудового права. Рассмотрим подробнее, в каких случаях оформляют новую книжку, а в каких — ее дубликат.
Когда оформляется трудовая книжка
Порядок оформления и заполнения трудовых книжек регламентируют ТК РФ и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее Правила). В соответствии с этими нормативными документами трудовая книжка оформляется:
- При заключении трудового договора впервые.
Обязанность ведения трудовой книжки возникает у работодателя только при условии, что сотрудник отработал в организации не менее 5-ти дней, и данное место работы является для него основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
- При ее отсутствии в случае утери, порчи или утраты по иным обстоятельствам.
При утрате (повреждении) трудовой книжки сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом. Если по каким-то причинам это сделать невозможно, оформить бланк трудовой книжки обязан новый работодатель.
Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных случаев.
Оформление трудовой книжки сотруднику, впервые принятому на работу
Сотруднику, впервые принятому на работу, трудовая книжка должна быть оформлена в недельный срок со дня приема на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил).
Работодатель обязан оформить трудовую книжку самостоятельно и не вправе требовать ее покупки от сотрудника. Более того, принимать бланки трудовой от работников работодатель не вправе в связи с отсутствием возможности подтверждения подлинности приобретенных документов. Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил).
При оформлении сотруднику новой трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с сотрудника расходы на ее приобретение, за исключением (п. 47 Правил):
- переоформления ее в случае утрате вследствие чрезвычайного происшествия (п. 34 Правил);
- при неправильном заполнении бланка книжки из-за ошибки работодателя (п. 48 Правил).
Основанием оформления трудовой книжки при первичном трудоустройстве является заявление сотрудника, составленное в произвольной форме с указанием:
- ФИО и должности руководителя компании;
- ФИО сотрудника, которому оформляется книжка;
- того, что трудовая книжка составляется при первичном трудоустройстве;
- даты составления заявления и подписи работника.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки при первичном трудоустройстве:
Оформление трудовой книжки взамен утраченной
При утрате трудовой книжки работник обязан немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работу. Дубликат выдается на основании заявления бывшего сотрудника в течение 15 дней с даты его составления. (п. 31 Правил). В него вносят сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю и сведения по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Вот как выглядит образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки:
Если по каким-то причинам работник не может предоставить дубликат, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1026-6).
Так как сотруднику будет оформлена новая книжка, а не ее дубликат, вносить в нее данные об общем трудовом стаже не нужно.
Основанием выдачи нового бланка трудовой книжки также является заявление сотрудника, составленное в произвольной форме с указанием:
- ФИО и должности руководителя компании;
- ФИО сотрудника, которому оформляется книжка;
- того, что трудовая книжка составляется вследствие ее утраты, повреждения или по иным обстоятельствам;
- даты составления заявления и подписи работника.
Приведем образец заявления о выдаче трудовой книжки при ее утрате или повреждении:
Подводим итоги
- Новая трудовая книжка оформляется при первичном трудоустройстве сотрудника, а также при ее утере или повреждении (при невозможности получения дубликата).
- При утрате книжки сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом.
- Трудовая книжка (ее дубликат) оформляется работодателем на основании заявления сотрудника.
- Работодатель не может требовать от сотрудника покупки бланка книжки, но имеет право на возмещение расходов по ее приобретению.