Для систематизации распорядительной документации применяют нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве. Она позволяет обособить приказы от заявительных бланков, справок и других форм кадрового учета. Процесс внедрения системы классификации и присвоения уникальных номеров приказам и распоряжениям должен быть прописан во внутренних нормативных актах компании.
Зачем нужна нумерация
В крупных организациях потребность в хронологической и не только систематизации распорядительных бланков основана на большом объеме задействованной документации во внутреннем и внешнем документообороте. Нумерация позволяет решить ряд тактических проблем:
- оперативный поиск нужного документа;
- возможность установления четких взаимосвязей и зависимостей между разными формами распоряжений (например, приказ об увольнении работника может быть следствием ранее изданного распоряжения о сокращении штатной численности);
- организация удобной системы хранения кадровых бланков;
- грамотный пример нумерации приказов в кадровом делопроизводстве позволяет классифицировать эти документы по их содержанию.
Распорядительная документация, которая отражает более мелкие сведения (по командировкам и т. п.), после 5 лет может быть уничтожена.
Не менее важна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в маленькой организации. При этом и крупные, и мелкие предприятия могут руководствоваться в этом вопросе единым подходом.
Принципы нумерации распоряжений
Законодательной регламентации порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве не предусмотрено. Каждый субъект предпринимательства самостоятельно разрабатывает алгоритм регистрации распоряжений и их классификации. В стандартных ситуациях приказам присваивают числовые номера, дополненные буквенными шифрами.
Числа в реквизитах приказной документации обозначают обычно порядковый номер бланка в общей хронологии издания распоряжений. А буквенные символы характеризуют тип документа, период его обязательного хранения. Между разными символьными знаками ставят разделительный дефис или слеш.
Вот несколько буквенных образцов нумерации приказов в кадровом делопроизводстве:
- ЛС – распоряжение, регламентирующее сферу трудовых взаимоотношений с личным составом компании;
- П – свидетельство приема на работу нового сотрудника;
- У – в документе содержится информация об увольнении работника;
- К – сведения о служебных поездках.
Номера начинают присваивать с единицы. Ежегодно нумерацию обнуляют, отсчет начинают заново.
Порядок, по которому будет производиться нумерация приказов в кадровом делопроизводстве, должен быть закреплен во внутреннем положении о документообороте кадровой службы. Его организация определяет сама.
Также см. «Образец приказа об утверждении документооборота».
Регистрация распорядительных документов
Для наибольшего охвата учетом системы документооборота применяют методику регистрации всех издаваемых документов. С этой целью предприятие ежегодно заводит новый журнал регистрации приказов. Таких учетных книг может быть несколько – отдельно для распоряжений по личному составу и для указов иного типа.
Журналы для приказов по трудовым взаимоотношениям обычно содержат такой набор сведений:
- номера, присвоенные распоряжениям в хронологической последовательности;
- индексы, которыми дополнен их числовой код;
- перечисление работников, в отношении которых издано распоряжение, структурных подразделений;
- должность сотрудника и его табельный номер;
- дата и номер трудового соглашения со специалистом;
- тема, раскрываемая в приказе.
В книге учета необходимо предусмотреть отдельную графу для проставления отметок об ознакомлении с текстом приказа всех упомянутых в нем лиц. Если распоряжение касается хозяйственной деятельности компании, то в журнале должны быть поля для даты исполнения распоряжения и для ввода фамилий лиц, ответственных за реализацию положений документа.
Для уточнения содержания приказа в него можно вносить изменения. Это делают по таким правилам:
- исправление реквизитов или пунктов в тексте первоначального варианта документа недопустимо;
- издают отдельное распоряжение о признании пункта или раздела первичного приказа недействительным;
- отражают реквизиты корректируемого документа;
- указывают суть текста распоряжения и вносимых в него изменений;
- прописывают алгоритм действий ответственных лиц в связи с новой трактовкой распоряжения.
Корректирующую форму регистрируют в журнале, ей присваивают новый номер текущей датой издания.
Также см. «Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму: эксперимент 2018 года».