Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму: эксперимент 2018 года

Приказом Минтруда России от 26.03.2018 № 194 запущен эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. Кого он коснется? Какие именно документы работодатели будут обязаны переводить в электронный вид? Правда ли, что трудовые книжки нужно будет вести электронно? Когда все работодатели будут обязаны оформлять электронные кадровые документы? Давайте разбираться.

Что относится к «кадровым документам»?

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде. Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.

Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид

Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2018 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Кто примет участие в эксперименте

Пилотный проект (эксперимент по переводу кадровы будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников.

Срок проведения эксперимента

Общий срок проведения эксперимент с 23 марта 2018 года по 1 октября 2018 года. Он будет проходить в несколько этапов.

Первый этап (с 23 марта по 20 апреля 2018 года)

В рамках первого этапа запланировано:

  • подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
  • организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
  • иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

Второй этап (с 23 апреля по 15 мая 2018 года)

Предусматривается:

  • подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
  • уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

Третий этап (с 16 мая по 1 сентября 2018 года)

Запланировано:

  • проведение эксперимента согласно приложению № 2;
  • подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
  • оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
  • анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
  • предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2018 г.)

В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Что будут делать участники эксперимента

Вот как участники распределят между собой работу:

Наименование участника эксперимента Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
ОАО «РЖД»

(письмо от 26.02.2018 № ИЦЕ-963/ЦКАДР)

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

АО «Газпромбанк»

(письмо от05.03.2018 № 31-3/287)

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

ПАО «АВТОВАЗ»

(письмо от 06.03.2018 № 70000/29)

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости
ПАО «РОСБАНК»

(письмо от 12.03.2018 № 52/5294)

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

ПАО «Ростелеком»

(письмо от 19.03.2018 № 01/05/5123-18)

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

ПАО «Мечел»

(письмо от 12.03.2018 № Исх/м/0093/ок)

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

АО «Северсталь Менеджмент»

(письмо от 12.03.2018 № 4)

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

ООО «Яндекс» предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

Таким образом, эксперимент продлится до октября 2018 года. По его результатам Минтруд намерен подготовить поправки в законодательство, которые обеспечат всем работодателям возможность ведения электронного кадрового документооборота.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Загрузка…
Комментарии