Нужно ли предоставлять документы бывшему работнику?

Юлия Иванова

3 года назад

Зачастую с просьбой предоставить справку или копию какого-либо документа к работодателю обращаются не только действующие сотрудники, но и бывшие. Расскажем о порядке и сроках выдачи документов бывшим работникам.

Какие законы регулируют правила выдачи документов работникам

Порядок выдачи документов и их копий работникам описан в ст. 62 ТК РФ. Кроме того, положения, регламентирующие предоставление сотруднику некоторых сведений и документов в определенных ситуациях, содержатся в ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ.

Обязан ли работодатель выдать документы по запросу уволенного?

Да, обязан. Когда речь идет о документах, их копиях и справках по вопросам, касающимся трудовой деятельности человека в этой компании, ответственные лица работодателя обязаны выдать запрашиваемые сведения. Отсутствие этого человека в штате компании — не повод для отказа.

Копии документов заверяются подписью и печатью работодателя.

Брать деньги с бывшего работника за тот или иной документ запрещено, даже если он пришел за ним в пятый раз.

О выдаче отдельных справок мы рассказывали в статьях:

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сроки предоставления документов бывшим работникам

У работодателя есть 3 дня на подготовку и выдачу документов работнику по письменному запросу (ст. 62 ТК РФ).

Некоторые кадровики считают, что отсутствие упоминания об уволенных в ст. 62 ТК РФ дает работодателю право не соблюдать указанный в статье срок. Но они ошибаются.

ТК РФ зачастую не разделяет категории «действующий» и «уволенный работник». Примерами могут служить не только ст. 62, но также ст. 84.1 и 392 ТК РФ. Причина — отсутствие отдельных норм права, описывающих взаимоотношения с уволенными работниками в части выдачи документов, когда речь не идет о документах, которые необходимо выдать в момент увольнения.

Обязанность соблюдать сроки, установленные ст. 62 ТК РФ, в отношении уволенных работников наравне со штатными подтверждает и судебная практика (Решение ВС Республики Коми от 27.05.2020 № 12-138/2020 21-286/2020).

Ответственность за нарушение сроков выдачи документов

Невыдача бывшему сотруднику справки или копии какого-либо документа наказуема в соответствии с нормами КоАП РФ:

Нарушение	Кто будет наказан	Наказание	Норма
Невыдача запрашиваемого документа в течение трех дней	Должностное лицо	Предупреждение или штраф — 1 000-5 000 руб.	Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
	ИП	Штраф — 1 000-5 000 руб.
	Компания	Штраф — 30 000-50 000 руб.
Невыдача запрашиваемого документа в течение трех дней (повторно)	Должностное лицо	Штраф — 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года	Ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ
	ИП	Штраф — 10 000-20 000 руб.
	Компания	Штраф — 50 000-70 000 руб.

Подводим итоги

Для работодателя при выдаче документа о работе разницы между действующим или бывшим работником быть не может.
На предоставление запрашиваемых документов работодателю отведено 3 дня.
Опоздание с выдачей справок и копий документов карается штрафом до 70 000 рублей.