Первые электронные трудовые книжки (ЭТК) появятся в 2020. ПФР рассказал подробности об этом нововведении. Рассмотрим основные тезисы.
Какие проблемы решит электронная трудовая книжка
ЭТК идентична бумажной трудовой книжке. Цифровой формат документа предоставит работникам постоянный доступ к данным об их трудовой деятельности, а руководству — новые возможности кадрового учета.
Граждане смогут получать (сохранять, печатать и отправлять по e-mail) информацию о записях в трудовой книжке:
- в личном кабинете сайта ПФР;
- на портале Госуслуг;
- через мобильные приложения.
ЭТК не предполагает бумажного воплощения, но при необходимости работодатель предоставит сотруднику выписку из книжки. Вне зависимости от места прописки или работы человека услуга оказывается управлениями ПФР или МФЦ.
Электронный формат трудовой книжки решит ряд проблем, возникающих в ходе бумажного документооборота:
Когда появятся электронные трудовые
Переход на ЭТК запланирован на 2020-2021 годы.
Работающие граждане вправе выбрать формат документа. В течение 2020 года все желающие подадут заявление работодателю в произвольной форме с просьбой сохранить бумажную форму трудовой книжки. В таком случае кадровая служба продолжит вести бумажную версию документа в дополнение к цифровой.
Тем, кто в течение 2020 не подаст заявление, трудовые книжки выдадут на руки, а данные о трудовой деятельности с 2021 заведут только в ЭТК.
Обязательной электронная трудовая станет для тех, кто впервые трудоустроится с 2021 года.
Законодательная база
Переход на ЭТК требует внесения поправок в действующие законы:
- ТК РФ разрешит вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
- Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ обяжет работодателей с 1 января 2020 года предоставлять новые данные персонифицированного учета;
- КоАП дополнится мерами ответственности за нарушение сроков представления информации работодателями либо представление неполных (недостоверных) данных.
На официальном сайте ПФР размещены для ознакомления проекты новых форм отчетности и порядок их заполнения.
Какие сведения отразят в электронной трудовой
ЭТК продублирует всю информацию бумажного аналога:
- личные данные (ФИО, дату рождения, специальность, профессию);
- место работы;
- сроки работы;
- должность, уровень квалификации;
- сведения о приеме, переводе и увольнении.
К чему готовиться работодателям
Сведения ЭТК сформируются на основе информации, переданной работодателем в отчете в ПФР:
- с 1 января 2020 передача данных станет ежемесячной (до 15 числа месяца, следующего за отчетным);
- с 1 января 2021 при приеме на работу или увольнении — на следующий после издания приказа день.
Передача новой отчетности будет производиться по аналогии с привычными сведениями.
Некоторые вопросы использования электронных сведений
Приведем в таблице ответы специалистов ПФР на вопросы, связанные с переводом данных в цифровой формат:
| Вопрос | Ответ |
| Как защитят данные при сбоях системы? Возможна ли утечка информации? | Информационная система ПФР прошла аттестацию в области персональных данных. Опыт работы показывает высокую степень защищенности системы:
|
| Как предъявить ЭТК при трудоустройстве? | Новый работодатель занесет сведения в свою систему кадрового учета, если они представлены одним из способов:
|
| Как работнику получить сведения об увольнении? | Работодатель обязан выдать информацию о трудовой деятельности одним из способов:
Если бумажная трудовая книжка сохранена, сведения отразят и в ней. |
О переходе к электронным трудовым книжкам читайте также в нашей статье.
Подводим итоги
- Переход на ЭТК обязателен для всех работников. По письменному заявлению, поданному в 2020 году, бумажный формат книжки сохранят и продолжат вести одновременно с цифровым.
- При первичном трудоустройстве с 2021 года доступна только электронная версия трудовой книжки.
- ЭТК потребует сдачи работодателями новых форм отчетности в ПФР.
- ПФР гарантирует сохранность персональных данных работников в своей информационной системе.