Приказ на отпуск — какой период работы указывать

Период работы, за который предоставляется отпуск, представляет собой информацию, обязательную для отражения в приказе на ежегодный отдых. О том, почему это важно и как указать период в некоторых ситуациях, — в нашем материале.

Период работы при предоставлении ежегодного отпуска

Трудовое законодательство закрепляет за работником право (а за работодателем, соответственно, обязанность) на предоставление ему ежегодного продолжительного времени отдыха, во время которого за ним сохраняется и рабочее место, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Минимальное количество дней отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 К РФ) и может увеличиваться как законодательно (для определенных профессий), так документом, действующим у конкретного работодателя.

Помимо основного ежегодного отпуска у работника может возникать право на ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ), что вызывается наличием:

• вредных/опасных условий труда;
• особых требований к выполняемой работе;
• ненормированного рабочего дня;
• особых климатических условий.

Минимальная протяженность дополнительных отпусков также регламентирована законодательно (ст. 117-119 ТК РФ), и она тоже может быть увеличена документом, принятым конкретным работодателем.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Что такое рабочий год для предоставления ежегодного отпуска?

Нормативного определения данному понятию нет. Считается, что рабочий год — это полные 12 месяцев фактической работы и других периодов, учитываемых в стаже для такого отпуска. Отсчитывается рабочий год не с 1 января, как календарный год, а с даты приема работника на работу. Но окончание рабочего года (и, соответственно, начало следующего рабочего года) может сдвигаться (когда стажа для отпуска недостаточно) и в пересчете на календарные месяцы рабочий год может быть и длиннее 12 месяцев (читать далее…).

В стаж, дающий право на основной ежегодный отдых, помимо времени работы засчитываются периоды отсутствия на работе (ст. 121 ТК РФ):

• оправданного, во время которых за работником сохраняется рабочее место и средний заработок (в частности, время нахождения в командировках, в отпусках, на еженедельном отдыхе);
• не по вине работника;
• в течение 14 календарных дней (в общей сложности за год) в связи с оформлением отпуска без сохранения зарплаты.

Исключается из этого периода время отсутствия на работе:

• без уважительной причины;
• в связи с отпуском по уходу за ребенком;
• в дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие 14 дней, включаемых в стаж.

Т. е. у человека, не имеющего в течение года работы периодов, исключаемых из стажа, рабочий год для целей основного ежегодного отпуска составит ровно 12 месяцев с даты трудоустройства.

Пример 1

Если дата трудоустройства — 04.11.2019, то год, дающий право на отпуск, начнется 04.11.2019 и завершится 03.11.2020.

Особенностью дополнительного отпуска, полагающегося за работу во вредных/опасных условиях, является возможность его получения только за фактически отработанное в таких условиях время (ст. 121 ТК РФ).

Указание года, за который дается отпуск, имеет значение для учета полноты предоставления времени отдыха. Особенно это важно потому, что отпуск может продлеваться, переносится, делится на части и заменяться денежной компенсацией (ст. 124-126 ТК РФ), т. е. его далеко не всегда используют сразу в полном объеме.

Период работы при отпуске авансом

Период работы, после которого работник вправе претендовать на получение первого из отпусков у своего текущего работодателя, определен равным полугоду (ст. 122 ТК РФ). Однако существуют лица, на которых это ограничение не распространяется, поскольку законодательство предоставляет им возможность выбирать удобное для них время отдыха. К ним, например, относятся:

• беременные — они имеют возможность получить очередной отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);
• несовершеннолетние (ст. 122 ТК РФ, 267 ТК РФ);
• усыновители ребенка или детей младенческого возраста (ст. 122 ТК РФ);
• мужья беременных во время отпуска по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• лицам, имеющим в семье больше 2 детей до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• совместители — на период оформления отпуска по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ).

Отпуск таких лиц может оказаться предоставленным и до истечения первого полугода работы у текущего работодателя, т. е. авансом.

В отношении последующих лет зависимость права на отпуск от отработанного в течение года времени не действует ни для кого из работников (ст. 122 ТК РФ). Поэтому им отпуск может даваться в т. ч. и авансом.

В случае предоставления отпуска авансом период, за который он дается, в приказе тоже обязательно указывается. Приводят его в полной величине без разделения на части, соотносимые с отработанным и неотработанным временем. Последующее возникновение периодов, отражающихся на стаже, дающем право на отпуск, учтется позднее.

Период для отпуска, оформляемого за несколько лет

Законодательство требует предоставлять основной и дополнительный отпуска ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Однако при этом допускается возможность переноса времени отдыха по инициативе работодателя (при согласии на это работника) в связи с производственной необходимостью на следующий год (ст. 124 ТК РФ).

На следующий год может потребовать сместить свой отпуск работник, которого своевременно не предупредили о начале времени отдыха или вовремя не выдали отпускные (ст. 124 ТК РФ).

Смещенными на следующий год могут также оказаться несколько дней из отпуска, если он (ст. 124, 125 ТК РФ):

• используется частями;
• частично совпал с периодом болезни или исполнения гособязанностей;
• недоиспользован из-за отзыва из него по просьбе работодателя.

Использование отпуска, перешедшего на следующий год (как полного, так и частичного), допускается как в самостоятельный промежуток времени, так и путем объединения с отпуском (полным или частичным) следующего года (ст. 124, 125 ТК РФ).

Составляя приказ на объединяемый отпуск, необходимо четко распределить дни времени отдыха по годам, чтобы обеспечить прозрачность учетных данных по использованию времени отдыха для каждого года. Достигается это либо формированием 2 организационно-распорядительных документов, либо одного приказа, но с разделением в нем дней отпуска в привязке к годам.

Перерывы в стаже, дающем право на очередной отпуск

При наличии перерывов в стаже работник лишается права на ежегодный отпуск только в случае большой протяженности таких перерывов (например, при оформлении отпуска по уходу за ребенком). Если же перерыв небольшой, то не возникает потери права ни на ежегодный отдых, ни на предоставление его в полном объеме, даже если отпуск дается авансом.

Появление в стаже, дающем право на ежегодный отдых, периодов небольшой протяженности, не включаемых в этот стаж, приводит не к сокращению количества дней отдыха, относящегося к этому году, а к смещению даты завершения рабочего года на более позднюю.

Пример 2

Если работник, принятый на работу 20.05.2019 в течение своего рабочего года (при полной его протяженности он должен был завершаться 19.05.2020) брал отпуска без сохранения зарплаты, и общая продолжительность этих отпусков составила 17 календарных дней (из них только 14 дней не влияют на длительность стажа, дающего право на отпуск), то дата завершения рабочего года сместится на 3 дня (на 22.05.2020). От этой новой даты будет рассчитываться протяженность следующего рабочего года.

Смещение даты завершения рабочего года сыграет свою роль лишь при увольнении работника, когда возникнет необходимость в подведении итогов по расчетам за полагающиеся ему дни отдыха. Подведение этих итогов может завершиться или выплатой компенсации за отпуск, оставшийся неиспользованным, или удержанием излишне выплаченных отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Подводим итоги

• Любой работник имеет право на ежегодный отдых, минимальная протяженность которого установлена законодательно. Работающим в определенных условиях предоставляются дополнительные дни ежегодного отдыха. Таким образом, обязательный ежегодный отдых всегда оказывается привязанным к конкретному году. Однако этот год является не календарным, а рабочим, даты начала и окончания которого устанавливаются персонально для каждого из работников. Начало отсчета первого такого года совпадает с датой трудоустройства к работодателю, предоставляющему отпуск, а дата завершения при наличии в рабочем году периодов, не дающих права на предоставление отпуска, может смещаться на более позднюю в сравнении с той, которая фиксирует промежуток времени, равный году.
• Вести учет отпусков в привязке к годам и отражать каждый конкретный год в приказе на отпуск необходимо для того, чтобы обеспечить полноту использования времени отдыха. Особенно это актуально для ситуаций, когда отпуск делится на части, переносится, продлевается или заменяется денежной компенсацией. Перенос отпуска может приводить к его смещению на следующий год.
• Очередной отпуск может предоставляться авансом. В этом случае рабочий год, к которому он относится, в приказе все равно необходимо показать. Год при таком отпуске обычно отражается как полный, а все возможные предстоящие изменения в стаже, дающем право на отдых, будут учтены для даты завершения рабочего года позже.
• Нередки случаи объединения в одно время отдыха дней отпусков, предоставляемых за разные годы. Для обеспечения правильности учета использования отдыха за каждый такой год в приказе на отпуск общее число дней отдыха необходимо разделить по годам или сформировать 2 разных приказа (применительно к каждому году), позволяющих по приводимым в нем датам не разрывать отпуск.
• Наличие перерывов в стаже, дающем право на очередной отпуск, приводит к потере возможности воспользоваться отпуском, если перерыв охватывает рабочий год полностью (например, во время отпуска по уходу за ребенком). Перерыв небольшой протяженности не отразится ни на возможности получить очередной ежегодный отпуск, ни на количестве дней отдыха, но приведет к смещению на более позднюю дату дня начала очередного рабочего года. Такое смещение зафиксирует уменьшение числа дней отпуска, полагающихся работнику, но фактически будет учтено лишь в момент его увольнения при начислении компенсации за неиспользованный отпуск или определении суммы удержания за дни отдыха, взятые авансом.