К очередному празднику руководитель фирмы решил объявить свои сотрудникам благодарность за многолетнее сотрудничество и добросовестное отношение к работе. Рассмотрим, как оформить это документально.
Является ли благодарность поощрением?
Объявление благодарности является одним из видов поощрения, предусмотренных ст. 191 ТК РФ. Похвалить сотрудника можно и без оформления всех документов, в обычном разговоре. В этом случае благодарность не относится к поощрению, и данные о ней не заносятся в трудовую книжку.
Чтобы благодарность приобрела официальный статус, нужно издать соответствующий документ — приказ о поощрении. Только на его основе данные об объявленной благодарности вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.
На основании чего составляется приказ
В большинстве случаев приказ составляется на основании служебной записки или представления на поощрение. Этот документ оформляется непосредственным начальником сотрудника и передается директору компании на рассмотрение. В представлении начальник излагает причины, по которым сотрудник заслуживает похвалы (или иного поощрения) и дает оценку его работе. Можно также указать на отсутствие санкций и дисциплинарных взысканий у работника.
Кроме начальника, представление или ходатайство о поощрении может подготовить сотрудник отдела кадров, бухгалтерии или иное лицо, наделенное такими полномочиями.
Представление (служебную записку, ходатайство) можно не составлять, когда руководитель компании осведомлен о работе сотрудника и его успехах. В этом случае он дает поручение отделу кадров о подготовке приказа.
Приказ о поощрении в виде благодарности
Приказ о поощрении можно составить по унифицированной или в свободной форме.
Унифицированная форма Т-11 (Т-11а)
Если объявить благодарность нужно нескольким сотрудникам, используйте форму Т-11а, если только одному — форму Т-11. Унифицированные формы приказа о поощрении утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Свободная форма
В приказ нужно включить сведения о наименовании организации (ФИО ИП), название документа и его реквизиты, ФИО сотрудника, которому объявляется благодарность и причины назначения этого вида поощрения.
Во избежание возможных ошибок лучше использовать унифицированную форму приказа.
Заполняя приказ нужно также указать причины, по которым сотруднику назначается поощрение, например, за:
- безупречную работу на протяжении многих лет;
- высокие показатели труда;
- старательное и добросовестное отношение к работе;
- бережное отношение к вверенному на хранение имуществу;
- отсутствие вредных привычек и здоровый образ жизни;
- положительные отзывы о работе от клиентов компании и ее партнеров.
Оформленный приказ направляется на утверждение руководителю компании, после чего сотруднику объявляется благодарность. Данные о назначенном поощрении нужно внести в личную карточку и трудовую книжку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Подробнее о внесение в трудовую книжку записи об объявленной сотруднику благодарности, можно узнать из этой статьи.
Подводим итоги
- Объявление благодарности — один из видов поощрений, предусмотренных трудовым законодательством.
- Приказ об объявлении благодарности можно разработать самостоятельно или использовать типовую форму.
- Данные об объявленной благодарности вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.
- Вносить сведения о произведенном поощрении нужно только на основании приказа. Если работодатель решил просто похвалить сотрудника, отражать это нигде не нужно.