Прием на работу дистанционных сотрудников предусматривает определенные особенности, в том числе и при заключении трудового договора. Разберемся, какие пункты нужно включить в него, а без каких можно обойтись.
Дистанционная работа и удаленная работа — в чем разница?
Разницы между двумя этими понятиями нет. Дистанционная работа (дистанционка) это официальный термин, а удаленная работа (удаленка) — общеупотребительное название работе вне офиса.
Под дистанционной работой ТК РФ понимает работу, осуществляемую вне места нахождения работодателя (его обособленного подразделения) и подконтрольного ему стационарного рабочего места. То есть трудиться удаленщик может оттуда, откуда ему удобно: из дома, с дачи, с отдыха и т. д. Рабочим местом дистанционщика является место его нахождения (подробнее об этом — в статье «Место работы дистанционного работника»).
Особенности заключения трудового договора с дистанционными работниками
Так как удаленщики являются штатным персоналом организации, то с ними, как и с другими работниками необходимо заключить трудовой договор. В целом он составляется по общим правилам, но имеет свои особенности, предусмотренные ст. 312.2 ТК РФ:
- Способ заключения договора.
Договор можно заключить как на бумаге (при личной встрече работника с работодателем), так и путем обмена электронными документами. Если договор заключается в электронной форме, он подписывается обоими сторонами с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. В течение 3 дней с даты заключения электронного трудового договора работодатель обязан направить сотруднику бумажный экземпляр по почте заказным письмом с описью вложения.
Работник, в свою очередь, не обязан возвращать работодателю подписанный бумажный экземпляр трудового договора, если ранее им направлялась электронная версия документа с ЭЦП: ТК РФ такой обязанности для работников не устанавливает.
- Порядок направления документов, представляемых при трудоустройстве.
Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора, можно направить работодателю в электронной форме. Но работодатель может затребовать нотариальные копии этих документов. В этом случае их придется направить по почте в виде заказного письма с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Ознакомление с локальными нормативными актами.
При заключении трудового договора ознакомление с внутренними документами работодателя также может происходить в электронной форме. Это желательно прописать в трудовом договоре.
- Оформление СНИЛС.
Если вы принимаете сотрудника на работу, которая является для него первой, вы обязаны оформить ему СНИЛС, но это правило не действует на удаленщиков. Дистанционные сотрудники самостоятельно обращаются в ПФР за документом, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
- Ведение трудовой книжки.
По соглашению с работником запись о дистанционной работе может не вносится в трудовую книжку. В этом случае документом, подтверждающим факт работы и страховой стаж, является трудовой договор.
Если соглашение по этому вопросу с сотрудником не достигнуто, он направляет работодателю свою трудовую книжку по почте заказным письмом с описью вложения (подробнее о заполнении трудовой книжки при приеме на работу удаленного сотрудника смотрите здесь). Если запись в трудовую не вносится, об этом также необходимо упомянуть в трудовом договоре.
- Обязанности работодателя по охране труда.
В отношении дистанционщиков работодатель обязан соблюдать требования безопасности, предусмотренные абз. 17, 20 и 21 ч. 1 ст. 212 ТК РФ. Кроме того, нужно ознакомить работников с техникой безопасности при работе с оборудованием и материалами, предоставленными работодателем. Прописать это необходимо в разделе «Права и обязанности сторон» или «Обязанности работодателя». Все остальные требования, перечисленные в ст. 212 ТК РФ, на удаленщиков не распространяются.
- График работы и отдыха.
Условие о режиме работы удаленного сотрудника является обязательным для включения в трудовой договор. ТК РФ предоставляет дистанционщику право самостоятельно устанавливать себе режим работы и отдыха. Если вам необходимо, чтобы работник находился на связи в определенное время, это стоит отдельно прописать в трудовом договоре.
Можно указать и определенное количество часов (дней) в неделю, которое будет уделяться работе. Например: «Режим рабочего времени и времени отдыха устанавливается Работником по своему усмотрению. Продолжительность рабочей недели — 40 (сорок) часов. Выходные дни выбираются Работником по своему усмотрению».
- Учет рабочего времени.
Если работодатель использует специальные программы для учета количества часов, уделяемых сотрудником работе, это стоит также прописать в договоре. Подробнее о том, как учитывать рабочее время дистанционщика смотрите в этой статье.
- Место заключения договора и место работы.
Как мы уже выяснили, рабочим местом удаленщика является место его нахождения, а местом заключения трудового договора — местонахождение работодателя. Место и характер работы являются обязательными условиями трудового договора.
Но сам по себе факт работы вне офиса не делает сотрудника автоматически дистанционным работником. Характер работы (дистанционный) нужно отдельно прописать в договоре.
- Порядок отчета сотрудника по выполненной работе.
Так как работник трудится вне места нахождения работодателя, и контролировать его работу не всегда возможно, в договоре нужно подробно прописать порядок и сроки сдачи отчетов о проделанной работе. Периодичность и формат таких отчетов работодатель устанавливает самостоятельно.
- Используемое в деятельности оборудование.
Если работник использует в своей деятельности оборудование работодателя, в договоре необходимо прописать порядок и сроки предоставления ему этого оборудования, а также программного обеспечения к нему и средств защиты информации. Если работник использует свое оборудование, нужно прописать порядок, размер и сроки выплаты соответствующей компенсации, в том числе расходов на оплату Интернета и сотовой связи.
Образец трудового договора с дистанционным работником
Унифицированной формы трудового договора с удаленным сотрудником нет. Работодатель разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований ст. 57 ТК РФ и указанных выше особенностей.
Если трудовой договор заключается на определенный срок, в нем необходимо указать дату окончания срока его действия.
Подводим итоги
- Трудовой договор с дистанционным сотрудником можно заключить как на бумаге, так и путем обмена электронными документами.
- Обязательными для включения в трудовой договор удаленщика являются пункты о графике и месте работы, порядке и сроках обеспечения сотрудника необходимым оборудованием и ПО, порядке и сроках сдачи отчетов о проделанной работе.
- После заключения трудового договора (при обмене электронными документами) работодатель обязан направить сотруднику бумажный экземпляр по почте в течение 3 дней.
- Условие о дистанционности выполняемой работы должно быть включено в договор.