Появление нового (электронного) способа ведения трудовых книжек, который со временем должен стать единственно возможным, не означает немедленного отказа от бумажного документа, при этом требует и от работодателя, и от работника определенных действий. О том, что это за действия, — в нашем материале.
Мероприятия по переходу к электронным трудовым книжкам
С 2020 года начат процесс массовой замены бумажной трудовой книжки на ее электронный аналог. Работодателю в связи с этим потребуется:
- оповестить работников о начале применения электронного способа накопления данных для трудовых книжек и о необходимости выбора предпочтительной для работника формы ведения этой книжки — в срок не позднее 30.06.2020;
- систематически направлять в ПФР сведения для включения в единую электронную базу;
- продолжать ведение бумажных трудовых книжек (при выборе такого варианта работником) и завершать оформление этих документов, выдавая их на руки тем лицам, которые выбрали электронный способ.
Работнику, в свою очередь, необходимо принять решение о выборе вида оформляемой трудовой книжки и подать об этом заявление работодателю.
После этой даты заявления смогут подавать лица:
- решившие отказаться от выбранного ранее бумажного способа;
- не имевшие возможности сделать это в общеустановленный срок (Письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).
Уведомление о переходе на электронную трудовую
Извещение работников о переходе к электронным трудовым книжкам должно быть оформлено письменно (по информации ПФР). Однако определенной формы такого документа не установлено. Поэтому каждому из работодателей придется разработать ее самостоятельно.
Включить в уведомление о переходе на ЭТК необходимо, что:
- для накопления сведений о трудовой деятельности введена новая (электронная) форма;
- работнику до истечения 2020 года нужно сделать выбор в пользу варианта, в котором с 01.01.2020 будет вестись его трудовая книжка.
Помимо этих сведений, указанных в информации ПФР как обязательные для включения в уведомление о переходе к электронным трудовым книжкам, не лишними окажутся комментарии о:
- последствиях выбора той или иной формы трудовой книжки;
- последствиях неподачи заявления о выборе формы трудовой книжки;
- доступных способах получения сведений из электронно сформированных данных о трудовой деятельности;
- судьбе бумажной трудовой книжки, ведение которой по желанию работника будет прекращено.
Вот так примерно выглядит образец уведомления о переходе к электронным трудовым книжкам:
Поскольку извещение работника об законодательных изменениях в правилах оформления трудовых книжек считается обязанностью работодателя, ему для подтверждения факта передачи работнику уведомления следует вести учет таких уведомлений в специальном журнале, выдавая документ работнику в обмен на его роспись.
Подводим итоги
- С 2020 года действуют 2 формата трудовой книжки: старый бумажный и новый электронный, введение которого требует как от работодателя, так и работника ряда действий, связанных с переходными моментами.
- К числу обязательных действий относится уведомление работника об изменениях, произошедших в законодательстве в отношении трудовых книжек. Уведомить работника необходимо в срок не позднее 30.06.2020.
- Форма уведомления законодательно не установлена, и каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно. В тексте уведомления нужно отразить суть законодательных перемен и указать на необходимость выбора работником способа ведения его трудовой книжки.