Ознакомление с внутренними документами – обязанность организации
Одним из этапов в процедуре приема работника является ознакомление с локальными нормативными актами организации (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Ознакомление с внутренними документами должно обязательно предварять подписание трудового договора. Сначала знакомство с документами, обязательно под роспись, затем, подписание договора.
На практике существует несколько вариантов, как оформлять знакомство работника с документами. В зависимости от ряда факторов можно использовать, как один или несколько способов. Перечислим варианты оформления:
- включение фразы об ознакомлении с документами в текст трудового договора (подробнее об этом см., «Подтверждаем ознакомление с правилами внутреннего распорядка в договоре»);
- использование листа ознакомления (с указание ФИО, подписи и даты), прикладываемого к каждому локальному акту (подробнее об этом см., «Составляем лист ознакомления с правилами внутреннего распорядка (образец)»);
- ведение журнала ознакомления с локальными актами, в который включены все внутренние нормативные документы предприятия (подробнее об этом см., «Ведем журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)»).
Документы, с которыми нужно ознакомить обязательно
Будущего работника нужно ознакомить со всеми локальными актами организации, имеющими отношение к его работе (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Как минимум, к таким документам относят Правила внутреннего распорядка и коллективный договор, если он заключен на предприятии. С локальными актами предприятия должны быть ознакомлены все сотрудники компании, вне зависимости от должности.
К сведению
Правила трудового распорядка – это локальный нормативный акт, в котором описан порядок приема и увольнения сотрудников, их основные права, обязанности, режим работы, отдыха, поощрения и взыскания, которые могут применяться к персоналу, а также иная информация. При наличии в компании коллективного договора Правила трудового распорядка являются, как правило, его приложением (ст. 189, ст. 190 ТК РФ).
Если кроме Правил внутреннего распорядка в компании разработаны иные локальные акты, имеющие отношение к работе сотрудника, то его нужно ознакомить и с ними.
Микропредприятия могут не разрабатывать локальные акты
Если работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) является микропредприятием, то локальные акты можно не разрабатывать, а значит, и знакомить сотрудника будет не с чем (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ). Так можно поступать, если предприятие заключит с работниками типовые трудовые договоры (подробнее об этом см., «Трудовой договор: типовая форма для микропредприятий»).