С правилами внутреннего трудового распорядка работодатель обязан знакомить под роспись всех своих сотрудников. Каким законом это предусмотрено? Как работодателю подтвердить исполнение этой обязанности? На что обратить внимание, чтобы избежать ошибок? Ответы — в нашем материале.
Какой закон обязывает знакомить работников с ПВТР под роспись
Знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, — обязанность работодателя, прописанная в ст. 22 ТК РФ. Напомним, что правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).
Для работодателя крайне важной является документальная фиксация факта ознакомления работников с локальными актами, в том числе с ПВТР. Если такая фиксация отсутствует, работодатель не сможет предъявлять требования своим работникам за неисполнение тех или иных законных требований, отраженных в локальных актах. А в случае возникновения трудового спора не сможет доказать, что работник должным образом осведомлен о предъявляемых к нему требованиях.
Как зафиксировать факт ознакомления с ПВТР
В трудовом законодательстве не прописано, каким способом работодателю зафиксировать факт ознакомления работников с ПВТР. На практике встречаются следующие варианты:
- Лист ознакомления — работники ставят личные подписи в общем листе ознакомления, который является неотъемлемой частью ПВТР, или расписываются в индивидуальных листах ознакомления, заводимых на каждого сотрудника с целью фиксации фактов их ознакомления с разными локальными актами работодателя.
- Журнал ознакомления — в зависимости от численности работающих в компании и специфики ее документооборота, можно вести сразу несколько журналов ознакомления отдельно по каждому виду документов, по подразделениям или в ином порядке.
- Специальная фраза в трудовом договоре, заверенная личной подписью сотрудника: «С правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом от ___ № ___, ознакомлен».
- Электронное подтверждение — при ознакомлении работников с ПВТР путем обмена электронными документами (подробнее расскажем далее).
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец заполнения листа ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка.
Как ознакомить с ПВТР дистанционных сотрудников
Обязанность работодателя знакомить с ПВТР работников не отменяется и в ситуации с дистанционными работниками. Чтобы выполнить эту «ознакомительную» обязанность, работодателю необходимо отправить удаленному работнику текст ПВТР в виде электронного файла (скан- или фотодокумента), подписанного УКЭП. В ответ работник должен направить в адрес работодателя подтверждение в получении электронного документа (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Работник знакомится с полученным текстом ПВТР и отправляет в адрес работодателя подписанный УКЭП текстовый файл, в котором указывает, что ознакомился с документом. Законодательство не запрещает и другой вариант, когда работник распечатывает лист ознакомления, заверяет его личной подписью, переводит в электронный формат и отправляет работодателю, подписав УКЭП.
Работодатель направляет работнику подтверждение в ответ на полученный от работника электронный файл.
Что учесть работодателю при ознакомлении работников с ПВТР
Избежать ошибок в процедуре документальной фиксации факта ознакомления работников с ПВТР помогут следующие рекомендации:
- Назначьте ответственное лицо для контроля за процедурой ознакомления с ПВТР, а в приказе об утверждении этого документа установите предельный срок, отводимый для ознакомления. Это поможет охватить процедурой ознакомления всех сотрудников, включая отсутствовавших на работе в периоде ознакомления (находящихся в командировке, отпуске, на больничном, в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком).
- Если текст ПВТР умещается на двух страницах, распечатайте его на лицевой и оборотной сторонах одного листа. В таком случае работодателя нельзя будет обвинить в том, что он ознакомил работника только со второй страницей документа, не показав первую. Если же текст ПВТР многостраничный, прошейте его перед тем, как ознакомить с ним сотрудников. Желательно, чтобы работники поставили свою личную подпись об ознакомлении в ПВТР на той странице, на обороте которой есть сшив и заверяющая его подпись ответственного лица.
- Если в компании оформляются индивидуальные листы ознакомления с локальными актами, указывайте в них реквизиты каждого локального акта (полное название, дату утверждения и номер приказа). При таком способе ознакомления текст ПВТР существует отдельно от листа ознакомления и без указания реквизитов документа работодатель не сможет подтвердить, что работник ознакомлен с конкретным локальным актом (ее актуальной редакцией).
- Если при ознакомлении с ПВТР работники проставляют подписи в общем листе ознакомления, не печатайте фамилии и должности сотрудников. Пусть они проставят собственноручно не только подпись, но и остальную информацию (ФИО, должность, подразделение, дату ознакомления). Так вы снизите риск оспаривания работниками собственной подписи и, как следствие, факт ознакомления с ПВТР.
Как организовать с нуля кадровый документооборот, узнайте в этой статье.
Подводим итоги
- Знакомить работников с ПВТР под роспись требует трудовое законодательство (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
- Работодатель самостоятельно определяет способ фиксации факта ознакомления работников с ПВТР — проставлением личной подписи в листе или журнале ознакомления, записью в трудовом договоре, путем обмена подписанными УКЭП электронными документами.
- Отсутствие документально зафиксированного факта ознакомления с ПВТР может создать работодателю проблемы — он не сможет предъявлять требования своим работникам за неисполнение тех или иных законных требований, а в случае возникновения трудового спора не сможет доказать, что работник должным образом осведомлен о предъявляемых к нему требованиях.