В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.
Зачем понадобился новый отчет
Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (Закон № 439-ФЗ от 16.12.2019).
Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнились разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать как раз из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.
Основное назначение СЗВ-ТД
У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о таких кадровых событиях, как прием на работу, перевод сотрудника на другую должность, присвоение квалификации или увольнение.
Сведения по форме СЗВ-ТД подаются и в том случае, когда работодатель меняет название или от работника поступает заявление о выборе формы трудовой книжки.
Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.
Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?
Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.
Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.
Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.
В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.
Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД
Новый отчет обязаны сдавать работодатели (компании и ИП) вне зависимости от численности штата (включая данные о совместителях и лицах, работающих дистанционно).
Если в течение 2020 года у зарегистрированного лица не было кадровых мероприятий, он не подавал работодателю заявлений о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, отчеты по форме СЗВ-ТД по такому сотруднику представлять не требуется. А информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя нужно отправить в ПФР не позднее 15.02.2021 (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).
Бланк СЗВ-ТД
Форма отчета СЗВ-ТД и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.
Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:
В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:
- регистрационный номер в ПФР;
- наименование организации/ИП;
- ИНН и КПП.
Затем следует персональная информация о зарегистрированном лице, отметки о подаче им работодателю заявлений (о продолжении ведения трудовой книжки, о предоставлении сведений о трудовой деятельности), проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работнике приводятся в табличной форме.
Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.
Порядок заполнения отчета
Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:
Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:
- Регистрационный номер в ПФР.
Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.
- Наименование организации/Индивидуального предпринимателя.
Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».
- ИНН и КПП.
Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.
- Сведения о зарегистрированном лице.
Фамилию, имя и отчество приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
СНИЛС заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.
- Заполнение сведений о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Если работодатель получил от работника заявление, в поле «Дата подачи» указывается дата подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Поле заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление.
Если впоследствии необходимо исправить дату подачи заявления, работодатель представляет СЗВ-ТД с новой датой подачи заявления.
В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений в соответствующей строке указывается ранее указанная дата и в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».
- Отчетный период.
В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:
- Сведения о работниках и их трудовой деятельности.
Сведения отражаются в табличной форме:
- Порядковый номер (графа 1).
Укажите порядковый номер кадрового мероприятия в рамках представляемой формы СЗВ-ТД.
- Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения (графа 2).
В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, увольнения, присвоения квалификации.
- Сведения о приеме, переводе, увольнении (графа 3).
В этой графе указываются следующие мероприятия:
|
Код |
Полное наименование мероприятия |
Сокращенное наименование |
| 1 | Прием на работу (службу) | ПРИЕМ |
| 2 | Перевод на другую работу | ПЕРЕВОД |
| 3 | Переименование работодателя | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ |
| 4 | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное) |
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) |
| 5 | Увольнение с работы | УВОЛЬНЕНИЕ |
| 6 | Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
- Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение) (графа 4).
Здесь укажите наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Записи должны соответствовать штатному расписанию работодателя.
Если работнику присвоена иная квалификация, вторая и последующая профессия, специальность, в графе 4 укажите разряд, класс или иную категорию этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
- Код выполняемой функции (при наличии) (графа 5).
Данная графа заполняется с 01.01.2021 специальным кодом, состоящим из 7 цифробуквенных знаков в формате XX.XXX-X-X, где:
- Первые 5 цифровых знаков, разделенных точкой ─ код наименования вида профдеятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта).
- Последние 2 цифробуквенных знака (раздел II профестандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак — уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
- Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона (графа 6)
В графе 6 укажите без каких-либо сокращений причину прекращения трудового договора по нормам трудового законодательства, и пункт, часть статьи и статью ТК РФ или иного федерального закона, являющегося основанием для увольнения.
- Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 7-9).
Здесь укажите название, дату и номер документа (без указания знака N), на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.
- Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении (графа 10).
В этой графе проставьте знак «X», если требуется отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу. Остальные поля СЗВ-ТД заполните в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить.
Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД
Данные по форме СЗВ-ТД за отчетный месяц нужно представлять:
- на всех сотрудников ─ если компания была переименована;
- только на работников, которых затронуло кадровое мероприятие (увольнение, перевод, получение второй профессии и т. д.), или на того сотрудника, который подал заявление о форме ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности.
На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.
Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:
|
Отчетный период 2020 года |
Крайний срок сдачи СЗВ-ТД |
| Январь | 17.02.2020 |
| Февраль | 16.03.2020 |
| Март | 15.04.2020 |
| Апрель | 15.05.2020 |
| Май | 15.06.2020 |
| Июнь | 15.07.2020 |
| Июль | 17.08.2020 |
| Август | 15.09.2020 |
| Сентябрь | 15.10.2020 |
| Октябрь | 16.11.2020 |
| Ноябрь | 15.12.2020 |
| Декабрь | 15.01.2021 |
С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Наказание за СЗВ-ТД
С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.
Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.
Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.
Как представлять отчет: на бумаге или электронно
Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.
А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.
Представить сведения по форме СЗВ-ТД можно через кабинет страхователя, специализированного оператора связи или клиентскую службу ПФР.
Протокол из ПФР показал ошибку: как быть
Какие ошибки ПФР обнаружил в вашем отчете СЗВ-ТД, вы можете узнать из протокола приема отчета:
|
Код ошибки |
Что означает |
Как исправить |
|
20 |
Обнаружены логические несовпадения ─ например, в текущем отчете отражены кадровые мероприятия, которые уже были указаны в предыдущих отчетах СЗВ-ТД | Отчет с таким кодом ошибки ПФР примет, но лучше еще раз проверить, нет ли в нем ошибок. |
|
30 |
Сведения по отдельным сотрудникам в базу ПФР не попали ─ например, ФИО не соответствует СНИЛС, или дата кадрового мероприятия указана более поздняя, чем дата отчета | Отчет с такой ошибкой фонд примет частично. По тем сотрудникам, данные по которым в базу ПФР не попали, необходимо сформировать отчеты заново |
|
50 |
Программа не смогла распознать формат файла или подпись под отчетом. Или в отчете указан не уникальный СНИЛС | Отчет с такой ошибкой фонд не примет. Необходимо сформировать его заново и отправить в ПФР |
Вам также могут понадобиться статьи:
- «Инструкция по заполнению СЗВ-ТД в 2020 году»;
- «Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП: вопросы и ответы»;
- «В какой программе заполнять СЗВ-ТД?».
Подводим итоги
- Отчетная форма СЗВ-ТД введена в связи с переходом на электронные трудовые книжки.
- СЗВ-ТД включает данные о работодателе и сведения о трудовой деятельности сотрудников.
- Представляется отчет в ПФР начиная с февраля 2020 года — первый отчет за январь 2020.
- Периодичность сдачи отчета — ежемесячная: отчитываться нужно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (при наличии в отчетном месяце кадровых событий по конкретным сотрудникам).