Переход на электронную трудовую книжку — пошаговая инструкция будет представлена в данной статье — осуществляется в 2020 году всеми работодателями. Рассмотрим, как работодателю подготовиться к новому формату работы.
Шаг 1. Готовим локальные акты и техническую базу
Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) регламентирован ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…», в соответствии с которым в течение 2020 года нужно:
- принять или внести изменения в локальные акты предприятия: например, издать приказ об ответственных за ведение ЭТК лицах;
- внести правки в положение об оплате труда и / или в коллективный договор;
- обеспечить техническую возможность формирования и отправки сведений о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД в ПФР, т. к. в ряде случаев сведения формируются электронно и передаются по телекоммуникационным каналам связи.
Электронные трудовые имеют большое преимущество над бумажным форматом. О плюсах и минусах электронных трудовых читайте здесь.
ШАГ 2. Сообщаем работнику об ЭТК
Работодатели должны были уведомить сотрудников об изменениях трудового законодательства, связанных с электронными трудовыми книжками, не позднее 30.06.2020 (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»). Этот срок был продлен до 31.10.2020 в связи с длительной работой многих компаний в удаленном режиме из-за ухудшения обстановки с коронавирусом (п. 2 Постановления Правительства РФ № 887).
Уведомить нужно было каждого работника индивидуально. Оформлять одно уведомление на всех сотрудников под роспись нельзя. Форма уведомления законодательно не установлена. Его образец можно скачать здесь.
Чтобы в случае проверки доказать, что сотрудник был уведомлен о переходе на ЭТК, рекомендуем либо завести журнал, где работники будут ставить автографы о получении уведомления, либо распечатывать уведомления в двух экземплярах и подшивать подписанный работником экземпляр в личное дело.
Закон не требует от работодателя в обязательном порядке уведомлять об электронных трудовых книжках работников, принятых на работу после 31.10.2020.
Шаг 3. Получаем заявление от сотрудника о выборе варианта ведения трудовой книжки
До 31.12.2020 каждый работник должен определиться, в каком виде будет вестись его трудовая книжка, и сообщить о своем выборе работодателю письменно (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Если работник выберет электронную трудовую, внесите в бумажный документ сведения о выборе ЭТК и выдайте его работнику под роспись. По мнению чиновников, сделать это необходимо в день получения от работника заявления (Письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933). Ранее чиновники высказывали иную позицию и рекомендовали выдавать бумажные трудовые не позднее 3 рабочих дней со дня получения от работника заявления (Письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260).
С этого дня работодатель не несет ответственность за бумажную трудовую.
По тем работникам, кто выберет бумажные трудовые книжки, работодателю придется одновременно заполнять бумажную трудовую книжку и параллельно передавать почти всю ту же самую информацию в ПФР.
Если сотрудник не примет никакого решения, работодатель продолжит вести бумажную трудовую (Письмо Минтруда от 10.02.2020 № 14-2/В-136).
Получив от работника заявление, как о выборе бумажной, так и электронной трудовой, передаем эти сведения в ПФР. Образец заявления сотрудника скачайте здесь.
Если гражданин не имел возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление (к примеру, не работал в 2020 году), он вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление (Письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
Шаг 4. Отчитываемся в ПФР
Отчет о трудовой деятельности работника формируется по форме СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. В 2020 году ее необходимо представлять один раз в месяц — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Формата два:
- бумажный — если работников 24 и менее;
- электронный — если 25 и более.
Форму СЗВ-ТД в 2020 году заполняйте, если в календарном месяце:
- принят новый сотрудник;
- работник уволен или переведен;
- фирма переименована;
- сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой книжки.
Отчет составляйте как на штатных работников, так и на совместителей во всех вышеперечисленных случаях. Исключение — выбор работником варианта ведения трудовой книжки: заявление и отчет в данном случае оформляются по основному месту работы.
При первичном формировании отчета в первой строке укажите информацию о последнем кадровом мероприятии сотрудника в данной организации по состоянию на 1 января 2020 года.
С 2021 года СЗВ-ТД нужно сдавать (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»):
- ежемесячно до 15 числа в случае:
- перевода работника;
- получения заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о выдаче сведений о трудовой деятельности
- не позднее дня, следующего за днем издания приказа:
- о приеме нового работника;
- об увольнении.
Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2020 году изменили из-за коронавируса: работодатели должны сдавать в ПФР сведения на следующий день после того, как работник принят или уволен. Обязанность действует до конца 2020 года (Постановление Правительства от 08.04.2020 № 460).
О порядке заполнения СЗВ-ТД читайте здесь.
ШАГ 5. Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности
Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, в любой день он вправе запросить у работодателя сведения о своей работе. Формируйте их по форме СТД-Р, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.
Порядок представления и запроса сведений о трудовой деятельности закрепите в локальном акте работодателя, в котором укажите:
- порядок составления заявления и информацию, которые необходимо указать;
- способ передачи заявления исполнителю (на бумажном носителе или по электронной почте в виде скан-образа).
Работник также вправе выбрать, в каком виде он хочет получить эти сведения:
- на бумажном носителе;
- в электронном виде, подписанные усиленной цифровой подписью.
Сроки предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):
- не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления — в период работы;
- в день прекращения трудового договора — при увольнении.
Если в день прекращения трудового договора предоставить сведения невозможно (в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения), направьте СТД-Р на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Сведения следует заверить.
Если работник после увольнения не получил сведения о трудовой деятельности, он может в любое время обратиться к работодателю в письменной форме. Также он вправе направить обращение на его электронную почту в порядке, установленном в локальном акте.
Способ выдачи сведений работник указывает в обращении. Сведения в этом случае также выдаются не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Если сведения выданы работнику лично, рекомендуем фиксировать это под подпись.
Если работник выявит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, представленных в ПФР, работодатель обязан исправить или дополнить их по его письменному заявлению (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).
Образец заполнения СТД-Р смотрите здесь.
Памятка по получению сведений о трудовой деятельности
Работникам выдайте памятку по получению СТД-Р
Работники задают много вопросов об электронных трудовых книжках? Они не доверяют электронным документам? Бумажный формат привычнее? Оно и понятно, ведь все новое пугает. Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор с примерами ответов на популярные вопросы по электронным трудовым, которые часто слышат кадровики от сотрудников:
ШАГ 6. Составляем списки работников, у которых не было кадровых изменений в 2020 году
В декабре 2020 года работодателям следует составить список работников, по которым еще ни разу не подавались сведения по форме СЗВ-ТД. Такая ситуация вполне возможна, если у работника не было в 2020 году кадровых событий и он не подавал заявление о выборе формы трудовой книжки.
По таким работникам не позднее 15.02.2021 все равно придется оформить СЗВ-ТД (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). В такой отчет нужно будет включить сведения о последнем кадровом событии, актуальном на 01.01.2020. Например, перевод на другую должность в декабре 2019 года.
ШАГ 7. Учитываем последние изменения законодательства
С 14.12.2020 работодателям станет проще проверять информацию о стаже соискателей при трудоустройстве. С этой даты будет действовать новая форма выписки из электронной трудовой книжки (ф. СТД-ПФР), утв. Приказом Минтруда от 17.09.2020 № 618н.
В обновленной форме будет указываться информация о трудовой деятельности за период до 31.12.2019. Это позволит работодателю видеть по конкретному работнику весь его стаж, учтенный на индивидуальном лицевом счете. Если в СТД-ПФР она будет полной, бумажную трудовую книжку запрашивать не потребуется.
Напомним также, что работникам, трудоустроенным впервые после 01.01.2021, не нужно оформлять трудовые книжки (Закон № 439-ФЗ). На них в ПФР сразу формируются электронные трудовые книжки на основе сведений, полученных от работодателей.
И не забудьте, что с 01.01.2021 работодателя ждет административное наказание в виде предупреждения или штрафа от 300 до 500 руб. за опоздание с представлением в ПФР формы СЗВ-ТД или отражение в ней неполных/недостоверных сведений (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ в редакции, вступающей в силу с 01.01.2021).
Подводим итоги
- В течение 2020 года все работодатели переходят на электронные трудовые книжки. Для этого нужно подготовить материальную базу, уведомить сотрудников, отчитываться перед ПФР и своевременно выдавать сведения работникам.
- В связи с эпидемией коронавируса в порядок перехода на ЭТК экстренно внесены изменения: сведения СЗВ-ТД в ПФР в 2020 году нужно подавать на следующий день после того, как работник принят или уволен.