Среднесписочная численность работников: что это такое и как посчитать?

Среднесписочная численность сотрудников — это относительный показатель, отражающий не только фактическое количество работников предприятия на определенную дату (например, отчетную), но и изменения в численности, которые произошли за период.  Как ее посчитать, куда и когда подавать информацию и зачем это вообще нужно — расскажем в этой статье.

Зачем считать среднесписочную численность работников?

Существование любого бизнеса требует анализа и оценки его результатов. Кроме того, существование подавляющего большинства бизнесов требует привлечения наемного труда.

С этой точки зрения, анализировать такие показатели, как производительность труда, среднюю зарплату, коэффициенты трудоемкости, эффективность работы и т. п. следует за взятый для анализа период (месяц, квартал, год). Данные о работниках, представленные только на начало и конец периода, дают мало информации.

Например, на производственном предприятии на начало года было 100 человек, а на конец года стало 50. Это хорошо или плохо для предприятия? Непонятно. Такие показатели численности могут означать и то, что дела идут совсем плохо, и люди вынуждены массово увольняться, и то, что предприятие модернизировало производственные мощности, разработало уникальные технологии и теперь для обслуживания производственного процесса нужно небольшое число работников, но с высокой квалификацией.

Среднесписочная численность как раз и является подходящим показателем для проведения такого анализа. Кстати, по этой же причине в контролирующие органы подаются сведения именно о среднесписочной численности.  Ведь и статистика, и налоговики, и фонды делают аналитику, каждый применительно к своим нуждам.

Кроме того, от показателя среднесписочной численности зависит и то, каким образом сдавать другие отчеты (бумажные или только электронные). А также зависит возможность применения налоговых спецрежимов.

Куда и когда сдавать отчет о среднесписочной численности?

Отдельный отчет о среднесписочной нужно ежегодно сдавать в налоговую. Крайний срок подачи данных за предыдущий год для действующих компаний и ИП с работниками — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на воскресенье.

Если юрлицо создано в течение года,  то подать сведения по среднесписочной оно должно не позднее 20 числа месяца, следующего за датой создания. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.

Среднесписочная численность за отчетный период в обязательном порядке указывается на титульном листе формы 4-ФСС, подаваемой в Соцстрах (даже в нулевой).

Подробнее о нюансах и сроках сдачи формы 4-ФСС узнайте из нашей статьи.

При этом вычисление показателя среднесписочной для налоговиков и для Соцстраха имеет некоторые отличия. Разберем их далее.

Общие правила расчета среднесписочной численности работников

Шаг 1

Подготовьте сведения о персонале за тот период, за который собираетесь высчитать среднесписочную.

Вам нужно понять:

• сколько у вас было работников по трудовым договорам в каждом месяце (внешних совместителей, ГПХ, при этом люди в учебных и декретных отпусках не учитываются);
• сколько человек отработали месяц полностью, а сколько частично (например, увольнялись);
• кто из ваших работников работал неполный день и сколько часов отработал.

Шаг 2

Выберите всех работников, кто числится у вас с полным рабочим днем. Рассчитайте по ним показатель:

Обратите внимание: формула является достаточно универсальной, т. к. учитывает возможное изменение количества работников в течение месяца (если кто-то вновь устроился или уволился).

Шаг 3

Разберитесь с теми, кто работает неполный день.

Для этого:

• Вычислите, сколько всего часов отработали те, кто занят на неполную ставку. Это можно сделать по формуле:

Отработанные часы = Норма часов по неполной ставке * Количество отработанных дней

• Рассчитайте среднесписочную по этим работникам за каждый месяц, когда они у вас были.

Шаг 4

Посчитайте итоговый показатель среднесписочной численности (ССЧ):

• Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днем и неполной ставкой за каждый месяц периода. Результат округлите до целого числа.
• Разделите получившееся значение на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.

Как посчитать среднесписочную численность для налоговой?

В ИФНС следует подавать данные по тем работникам, кто так или иначе находится в штате работодателя. При этом в расчет они входят вне зависимости от факта нахождения на рабочем месте. Работники могут отсутствовать по причине болезни, отпуска, в связи с исполнением государственных обязанностей. При включении в состав численности учитываются все лица с сохранением средней заработной платы. Не подлежат учету в среднесписочной для налоговой только отдельные категории лиц.

Не забудьте, что для остальных налоговых расчетов (например, для права применять спецрежим или сдавать отчеты на бумаге) будет применяться та ССЧ, которую вы задекларировали в налоговой.

Как посчитать среднесписочную численность для ФСС?

В отличие от налоговиков, страхователи в ФСС хотят видеть в составе ССЧ всех сотрудников, которым вы выплатили облагаемые взносами доходы в периоде расчета. Для этого к показателю, который рассчитали для налоговиков, прибавьте всех исключенных лиц (по таблице из предыдущего раздела), которым в периоде делались выплаты, облагаемые взносами в ФСС.

Пример расчета среднесписочной за 2018 год

Бухгалтер ООО «Карусель» подготовил такие данные по сотрудникам за год: 

С 1 февраля по 30 апреля один из постоянных работников находился в учебном отпуске без оплаты. В сезон нанимали дополнительных работников — всех на полные месяцы .

В ИФНС ООО «Карусель» подаст такие данные за год:

• ССЧ полный день 

январь = (10 * 31) / 31 = 10;

февраль = (9 * 28) / 28 = 9

и далее аналогично.

Результаты сгруппируем в таблице:

• ССЧ полставки 

Отработанное время:

май: 4 * 3 * 20 = 240 часов

июнь: 4 * 3 * 20 = 240 часов

июль: 4  *3 * 22 = 264 часов

август: 4 * 3 * 23 = 276 часов

сентябрь: 4 * 3 * 20 = 240 часов

ССЧ полставки май: 240 / (8 * 20) = 1,5

ССЧ полставки июнь: 240 / (8 * 20) = 1,5

ССЧ полставки июль: 264 / (8 * 22) = 1,5

И так далее до сентября. 

Дополним нашу таблицу новыми показателями:

Среднесписочная численность за 2018 год, которую ООО «Карусель» поставит в отчет для налоговой, будет равна:

(10 * 3 + 9 * 3 + 11,5 * 6) / 12 = 10,5 = 11 (с округлением до целых).

Чтобы указать ССЧ в титульном листе 4-ФСС, бухгалтеру ООО «Карусель» придется провести дополнительные действия: включить в расчет внешнего совместителя, которому платилась зарплата по которой начислялись взносы в ФСС.

Допустим, что он работает тоже на полставки:

В отчет для ФСС пойдет показатель:

ССЧ = (10 + 9 * 3 + 11,5 + 12 * 5 + 10,5 * 2)= 129,5 = 130 (с округлением до целых).

130/12 = 10,83 = 11 (тоже с округлением).

Как видим, округленные значения ССЧ совпали, но при значительном количестве внешников или договоров ГПХ, могут и не совпадать.

Подведем итоги

Среднесписочная численность — многофункциональный показатель, отражающий динамику кадровых изменений в периоде, за который она рассчитывается. Показатель ССЧ включается в несколько видов отчетов, подаваемых в контролирующие органы.  Причем в зависимости от адресата отчета, включаемые в расчет показатели могут отличаться.