На время служебных поездок за работником сохраняется его средний доход. Дополнительно работодатель обязуется возместить сотруднику все понесенные им издержки (при условии, что расход был обоснованным и может быть подтвержден). Компенсационный характер присущ суточным, начисляемым за каждый день пребывания в отъезде. Лимит суточных командировочных расходов в 2018 году, как и ранее, определен нижним лимитом возмещения и он же – верхний необлагаемый НДФЛ предел. Работодатель при желании может устанавливать размер суточных выше законодательного диапазона, но с части превышения придется удерживать подоходный налог.
Начисление и выплата суточных
Выдача суточных возможна при соблюдении ряда условий:
- сотрудник направлен в другой населенный пункт;
- целью поездки является решение служебных заданий;
- продолжительность командировки – более 1 дня;
- работник подал авансовый отчет с подтверждающей документацией, на основании чего можно точно определить период пребывания в командировке.
При исчислении величины подлежащих к выдаче суточных необходимо учитывать продолжительность поездки и место нахождения конечного пункта назначения.
Также см. «Суточные за однодневную командировку по России не выплачиваются».
Если командировка длится более 1 дня, суточные должны быть выплачены в полном объеме за каждый полный и неполный день пребывания в другой местности по служебным вопросам. В расчете учитывают все календарные дни, попадающие во временной диапазон командировки, включая:
- выходные и праздники;
- периоды остановок в пути.
Также см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни».
Процедура возмещения дополнительных издержек посредством суточных выплат происходит по алгоритму:
- оформляют направление работника в командировку;
- командируемого оповещают о действующих на предприятии лимитах ежедневных выплат;
- во время поездки работник по всем потраченным средствам собирает платежную документацию, затраты соотносит с выделенными лимитами;
- после окончания командировки подотчетное лицо в 3-дневный срок составляет авансовый отчет и подает его с приложенными документами в бухгалтерию (сами суточные подтверждать не надо);
- обоснованные и подтвержденные затраты работодатель возмещает: за каждый день командировки выплачиваются суточные (это обязательство работодателя прописано в ст. 168 ТК РФ).
Сумму суточных определяют путем перемножения числа дней в период служебной поездки и лимитов суточных при командировках в 2018 году, действующих на предприятии.
Их необлагаемый НДФЛ предел для поездок внутри РФ равен 700 руб., а при направлении в другие страны – 2500 руб.
При зарубежных командировках, финансируемых из федерального бюджета, лимиты устанавливают с учетом положений правительственного постановления № 812 от 26.12.2005 г.
Каждое предприятие самостоятельно определяет размер суточных, который фиксирует во внутреннем Положении о командировках. Если значение выплат в расчете на 1 день не превышает законодательного лимита суточных командировочных расходов в 2018 году, то эта сумма:
- не должна облагаться подоходным налогом;
- на нее не начисляют страховые взносы;
- в расчетной базе не учитывают взносы на травматизм.
При превышении лимита к разнице между налогооблагаемым пределом и фактической выплатой применяют стандартную ставку НДФЛ и страховых взносов, которые регулирует Налоговый кодекс.
800 × 5 = 4000 руб.
Эту сумму выплачивать работнику нельзя в полном объеме, ее необходимо скорректировать на подоходный налог:
- определяем сумму превышения над законодательным лимитом: 100 рублей за каждый день (800 – 700);
- выводим налогооблагаемую базу – 500 руб. (100 × 5);
- удерживаем налог – 65 руб. (500 × 13%);
- вычисляем сумму к выплате – 3935 руб. (4000 – 65).
На завершающем этапе на сумму превышения (в примере – на 500 руб.) начисляют страховые взносы, за исключением взносов на травматизм.
Также см. «Устанавливаем работникам минимальные суточные».