Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается приказами и распоряжениями руководства. И чем разнообразнее документооборот, тем большего порядка он требует. Расскажем, как составить журнал регистрации приказов и для чего он нужен.
Распорядительная деятельность в организации и у ИП
Локальные нормативные акты призваны регулировать деятельность и обеспечить ее соответствие законам РФ. Воля руководства оформляется приказом или распоряжением и касается абсолютно всех вопросов, возникающих в работе:
- утверждение правил внутреннего трудового распорядка;
- установление штатного расписания;
- ввод режима коммерческой тайны;
- изменение организационной структуры;
- проведение внутренних проверок, аттестаций;
- назначение ответственных лиц и др.
Отдельный блок распорядительных документов посвящается вопросам кадрового учета.
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
Журнал учета приказов — необязательный регистр. Но он помогает наладить контроль документооборота:
- регистрация документов ведется в хронологической последовательности и исключает возможность издания приказов «задним числом»;
- поиск документа становится легче и быстрее, что актуально при проведении проверки внешними контролерами (ФНС, ПФР, ГИТ) и в споре с сотрудниками;
- руководство всегда может получить информацию о количестве приказов по каждой сфере учета.
Как составить журнал учета приказов по основной деятельности
Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:
| Бумажный | Электронный |
Титульный лист в любом случае должен включить сведения:
|
|
| Разрешается использовать стандартную книгу, имеющуюся в продаже: листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью ответственного лица.
Не разрешаются:
|
Сформированный в электронном виде журнал по окончании ведения:
|
Журнал регистрации приказов представляет собой таблицу со сведениями, которые отвечают интересам руководства и удобству пользователей, например:
- реквизиты документа — дата и номер;
- наименование приказа и его краткое содержание;
- исполнитель (автор) приказа;
- круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом;
- примечание — графа, которая заполняется при необходимости.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации (читать далее…).
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Оформленный журнал выглядит так:
О том, как составить приказ об организации документооборота на предприятии, читайте здесь.
Подводим итоги
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности не является обязательным документом, но облегчает работу при большом количестве локальных актов.
- Сведения, необходимые для регистрации приказа в журнале, определяются руководством. Чаще всего внимания заслуживают:
- реквизиты приказа;
- его краткое содержание и исполнитель.