6-НДФЛ за 2020 год: бланк и образец

6-НДФЛ — отчет для всех работодателей, в котором отражается информация о доходах физлиц и соответствующих суммах подоходного налога, сроках его удержания и перечисления в бюджет. Рассмотрим, в какой срок и по какой форме нужно сдать 6-НДФЛ за 2020 год. А также расскажем, бывает ли нулевой 6-НДФЛ и нужно ли его сдавать в 2020 году. Здесь же вы найдете информацию о том, какие изменения ожидают форму 6-НДФЛ в 2021 году.

Новое в 6-НДФЛ с 2021 года

Последний раз действующую форму 6-НДФЛ мы будем заполнять по итогам 2020 года. С отчетности за 1 квартал 2021 года формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ объединяются в один отчет. Его бланк утвержден Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Обновленный 6-НДФЛ включает:

• титульный лист, Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
• Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
• Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налогов физлица» (заполняется только по итогам года).

С 2021 года изменится порядок уточнения сведений, отраженных в 6-НДФЛ. Если нужно внести изменения в разделы 1 или 2 расчета, уточненный документ нужно представлять без приложений (без справок о доходах и суммах налогов физлица). Если требуется скорректировать сведения в справках, сдавать придется расчет в полном объеме.

С 2021 года из-за введения прогрессивной ставки подоходного налога в 6-НДФЛ нужно будет заполнять разделы 1 и 2 отдельно для каждой ставки налога, если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам (Письмо ФНС от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@).

Для чего нужен расчет 6-НДФЛ

ИП и организации, выплачивающие вознаграждения своим сотрудникам, обязаны исчислить, удержать и уплатить в бюджет подоходный налог (НДФЛ). До 2021 года для контроля за своевременностью и правильностью исчисления, удержания и уплаты НДФЛ налоговики использовали сведения из двух отчетов: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Различаются они:

• Периодичностью представления.

6-НДФЛ сдается ежеквартально, а 2-НДФЛ — раз в год.

• Отсутствием персонификации.

В 6-НДФЛ представлена информация в целом по всем сотрудникам, данных отдельно по каждому работнику в нем нет.

С 2021 года справка 2-НДФЛ как отдельный документ перестанет существовать. Последний раз справки нужно представить в налоговые инспекции по итогам 2020 года. Необходимые сведения о доходах физлиц и суммах подоходного налога налоговики будут узнавать из Приложения № 1 к обновленному расчету 6-НДФЛ.

Когда, куда и как сдается 6-НДФЛ

Если ваша компания в течение года изменила адрес, до конца года нужно представлять в налоговую инспекцию по новому месту учета сразу два отчета 6-НДФЛ с разными кодами ОКТМО:

• В первом расчете, в котором отражаются доходы сотрудников до смены адреса, проставляйте ОКТМО, который использовали ранее.
• Во втором расчете, где отражаются доходы, с которых НДФЛ удержан после смены адреса, нужно указать новый ОКТМО.

При этом в обоих расчетах нужно указывать новый КПП компании (Письма ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114, от 28.09.2020 № БС-4-11/15739@). В каком из расчетов отразить доход физлиц, нужно определять по дате удержания налога.

Кто сдает 6-НДФЛ

Сдавать 6-НДФЛ должны все работодатели, выплачивающие доходы работникам, оформленным по трудовым и гражданско-правовым договорам:

• организации;
• ИП;
• адвокаты, нотариусы.

Срок сдачи 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ сдается в ИФНС по итогам каждого отчетного периода (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• за год — до 1 марта следующего года.

Расчет 6-НДФЛ за 2020 год сдается не позднее 01.03.2021.

Бланк расчета 6-НДФЛ

За 2020 год нужно отчитываться на прежнем бланке. Он утвержден Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

6-НДФЛ состоит из следующих разделов:

• Титульного листа.

Включает основную информацию о работодателе, периоде, за который сдается расчет и ИФНС, в которую он направляется.

• Раздела 1.

Заполняется нарастающим итогом с начала года, включает информацию обо всех доходах сотрудников за отчетный (налоговый) период.

• Раздела 2.

Включает в себя сведения о выплатах за 3 последних месяца отчетного периода.

Способы сдачи 6-НДФЛ

Сдать отчет в ИФНС можно:

• На бумаге.

Подать можно самостоятельно, через представителя или направив по почте заказным письмом с описью вложения.

Будьте внимательны: отчет на бумаге в 2020 году можно сдать, только если численность сотрудников не превышает 10 чел. (Письмо ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@).

Если работников больше, отчитаться придется в электронной форме. За сдачу отчета на бумаге при обязанности его представления в электронном формате вас могут оштрафовать.

• В электронной форме.

Куда сдается 6-НДФЛ

6-НДФЛ сдается в ИФНС:

• организациями — по месту их учета;
• ИП — по месту регистрации (кроме спецрежимов ЕНВД и ПСН);
• обособленными подразделениями (ОП) — по месту учета каждой обособки;

• крупнейшими налогоплательщиками и их ОП — по месту учета «головы»;
• ИП на ЕНВД и ПСН — по месту постановки на учет в качестве плательщика вмененки или патента.

Требования к заполнению 6-НДФЛ за 2020 год

Требования к составлению и заполнению отчета 6-НДФЛ приведены в Приказе № ММВ-7-11/450@:

• Сведения вносим слева направо, начиная с первого знакоместа. В пустых клетках ставим прочерк.
• Реквизиты и суммовые показатели заполняем всегда, но если значение по суммовым показателям отсутствует — ставим «0».
• Нумерация страниц сквозная и начинается с титульника.
• При заполнении отчета нельзя использовать корректирующие средства.
• Каждую страницу нужно распечатать на отдельном листе, двусторонняя печать не разрешена.
• Скрепляем листы так, чтобы не повредить бумагу, поэтому степлером пользоваться нельзя.
• Заполняя отчет от руки, используем чернила только черного, синего или фиолетового цветов.
• При заполнении на компьютере выставляем шрифт Courier New высотой 16-18 п.
• Отчет заполняем отдельно по каждому ОКТМО.

Заполняем титульный лист 6-НДФЛ

В титульном листе проставьте:

• ИНН и КПП.

Указываем их согласно свидетельству о постановке на налоговый учет. У индивидуальных предпринимателей КПП нет, они его в отчете не указывают.

• Номер корректировки.

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, указывается значение «000», обозначающее первичный расчет. Если подается уточненка, укажите ее номер: 001, 002 и т. д.

• Период представления.

Для отчета за год ставим код 34. Если отчет сдаете при ликвидации или реорганизации, внесите значение «90». Коды по остальным периодам, в том числе при ликвидации (реорганизации), приведены в Приложении № 1 к Порядку заполнения, утв. Приказом № ММВ-7-11/450@ .

• Налоговый период.

Вносится год, в течение которого сдается отчет. При сдаче 6-НДФЛ за периоды 2020 года (в том числе по итогам года) указываем «2020».

• Представляется в налоговый орган.

Ставим код ИФНС, в которую сдается отчет.

• По месту нахождения учета.

Значение для заполнения этой строки берем из Приложения № 2 к Порядку. Например, ИП (не применяющие ПСН или ЕНВД) указывают код «120»; организации, если они не являются крупнейшими налогоплательщиками, вносят код «214» и т. д.

• Налоговый агент.

Организации указывают здесь краткое наименование, которое отражено в уставе. Если краткого нет — пишите полное. Физлица-налоговые агенты указывают полностью свои ФИО без сокращений.

• Код ОКТМО.

Поскольку 6-НДФЛ составляется отдельно по каждому коду ОКТМО и КПП, вам нужно сформировать такое количество расчетов, которое соответствует числу ваших ОКТМО/КПП.

• Номер контактного телефона.

Сюда внесите актуальный номер телефона, по которому проверяющий инспектор при необходимости сможет связаться с вами и уточнить возникшие у него вопросы.

• Достоверность и полноту сведений…

Если отчет сдает налоговый агент лично, укажите «1», если его представитель — «2». В строках ниже указывается ФИО представителя или наименование организации-представителя.

Заполняем Раздел 1

В данный раздел переносим сведения обо всех доходах, включая надбавки, премии и выплаты нарастающим итогом с начала года ─ за период с января по декабрь. В нем также нужно отразить данные об иных доходах, выплачиваемых «физикам», например, дивидендах. Раздел 1 заполняется отдельно по каждой примененной ставке налога.

• Строка 020.

Указываем общую сумму дохода, начисленного сотрудникам с начала 2020 года.

• Строка 025.

Если дивиденды в 2020 году не выплачивались, в строке ставим «0».

• Строка 030.

Указываем величину предоставленных сотрудникам вычетов, уменьшающих налогооблагаемый доход.

• Строка 040.

Отображаем величину исчисленного налога с начала года, рассчитанную по формуле: (стр. 020 – стр. 030) * стр. 010.

• Строка 045.

Заполняем, если сотруднику выплачивались дивиденды, на них начислен и впоследствии уплачен в бюджет НДФЛ. В ином случае в строке ставим «0».

• Строка 050.

Указываем общую сумму фиксированных авансов, уплаченных за иностранцев, работающих по патенту. Если такие выплаты не производились, проставляем «0».

• Строка 060.

Вносим общее количество сотрудников, получивших в 2020 году облагаемый налогом доход.

• Строка 070.

Указываем общую сумму удержанного НДФЛ с начала 2020 года.

• Строка 080.

Отражаем НДФЛ, неудержанный работодателем.

• Строка 090.

Указываем сумму излишне удержанного работодателем НДФЛ с дохода сотрудника (в соответствии со ст. 231 НК РФ).

Заполняем Раздел 2

В данный раздел включите выплаты за последние 3 месяца отчетного периода ─ в отчете за 2020 год необходимо отразить данные за октябрь, ноябрь и декабрь.

• Строка 100.

Указываем дату фактического получения доходов, отраженных в стр. 130. При заполнении этой строки нужно учесть, что для некоторых выплат сроки фактического получения дохода разные.

Датой получения зарплаты и ежемесячной премии является последний день месяца, за который она назначена, даже если он выпадает на выходной. При выплате премий за год, квартал или к определенному событию датой получения дохода считается день его выплаты (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

Датой получения дохода по гражданско-правовому договору, больничным и отпускным, материальной помощи, компенсации за отпуск и дивидендам является день выплаты дохода сотруднику.

• Строка 110.

• Отражаем дату фактического удержания НДФЛ с выплаченного дохода. Налог со всех видов выплат удерживается в день выплаты дохода.
• Строка 120.

Указываем срок перечисления НДФЛ в бюджет. Срок уплаты НДФЛ с зарплаты и иных доходов, за исключением отпускных и пособий, — это день, следующий за днем удержания налога. А с отпускных и больничных — последнее число месяца.

• Строка 130.

Вносим общую сумму полученных доходов (без вычитания НДФЛ) на дату, указанную в строке 100.

• Строка 140.

Указываем общую сумму удержанного НДФЛ.

Как отразить в 6-НДФЛ зарплату, выплаченную в декабре 2020 года

Выплаченная в конце декабря зарплата за декабрь отражается в 6-НДФЛ в следующем порядке (п. 2 ст. 223, п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@):

• В 6-НДФЛ за 2020 год, в декабре которого выплачена зарплата — суммы зарплаты и суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные с этой зарплаты, включаются в показатели строк 020, 040, 070 раздела 1. В разделе 2 данная операция не отражается.
• В 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года — в разделе 1 нового бланка (в прежнем бланке это раздел 2) отражается дата фактически полученного дохода (31.12.2020), дата удержания налога и срок перечисления налога (первый рабочий день января 2021 года), суммы зарплаты за декабрь и соответствующие суммы удержанного НДФЛ.

Надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ в 2020 году?

Если у вас в течение отчетного периода не возникали обязанности налогового агента, и доход физлицам ни по трудовым, ни по гражданско-правовым договорам вы не выплачивали, необходимости сдавать форму 6-НДФЛ, даже «нулевую», нет.

Но если у вас есть желание сдать нулевку 6-НДФЛ, ИФНС обязана ее принять.

Во избежание дополнительных вопросов от налоговиков можно вместо нулевки предоставить в ИФНС пояснительное письмо. В нем следует указать, что в отчетном периоде организация (или ИП) налоговым агентом не являлась, доходы физлицам не уплачивала, действующих договоров с физлицами не имела. Как правило, это бывает при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности. Можно указать в письме и это. Заверяется письмо так же, как заверялся бы нулевой расчет 6-НДФЛ.

Доходы, которые не нужно отражать в 6-НДФЛ

6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам. При этом не всякий доход следует отражать в этом отчете:

Штрафы за 6-НДФЛ

За нарушения, допущенные при оформлении и представлении 6-НДФЛ могут последовать штрафы:

• За опоздание с представлением расчета.

Штраф составит 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета, до дня, когда он был представлен (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Сотрудника, ответственного за представление 6-НДФЛ, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

За опоздание с отчетом налоговики вправе заблокировать счета компании, если расчет не поступит в инспекцию в течение 10 рабочих дней после окончания законодательно установленного срока сдачи (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

• За недостоверные сведения и допущенные ошибки.

Штраф за такое нарушение составляет 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Оштрафовать могут за ошибки в персональных данных налогоплательщика или суммовых показателях (п. 3 Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Если ошибки или неточности не привели к уменьшению НДФЛ, подлежащему перечислению в бюджет, или нарушению прав граждан, налоговики могут снизить размер штрафа (пп. 1 п. 1, п. 4 ст. 112 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

• За представление бумажного 6-НДФЛ вместо электронного.

Если ваша компания обязана сдавать расчет в электронной форме, но в налоговую инспекцию вы представили его на бумаге, штраф составит 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите готовое решение о том, как заполнить форму 6-НДФЛ (это бесплатно).

Подводим итоги

• Расчет 6-НДФЛ за 2020 год нужно сдать не позднее 01.03.2021.
• Для отчета за 2020 год используется прежний бланк 6-НДФЛ, утвержденный Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. По обновленной форме впервые будем отчитываться за 1 квартал 2021 года (Приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
• Если в 2020 году у вас не возникало обязанностей налогового агента (доход физлицам не начислялся и не выплачивался), нулевой 6-НДФЛ можно не сдавать. Но лучше проинформировать налоговиков об этом пояснительным письмом в те же сроки, в которые сдается 6-НДФЛ.