При временном отсутствии сотрудника на работе, его обязанности могут быть переданы другому работнику – временно исполняющему обязанности (сокращение – ВРИО). Про оформление документов, которые подписывает лицо, заменяющее отсутствующего работника, расскажем в статье.
Варианты замены сотрудника
Оформить передачу трудовой функции временно отсутствующего работника другому сотруднику можно несколькими способами:
| Название | Описание | Ссылка на НПА |
| Совмещение | Спектр обязанностей сотрудника увеличивается при той же продолжительности рабочего времени. Для этой ситуации результат достигается за счет увеличения производительности труда. | ст. 60.2 ТК РФ |
| Внутреннее совместительство | Обязанности по должности отсутствующего сотрудника выполняются в дополнительное время по отдельному трудовому договору. Продолжительность работы по внутреннему совместительству не может превышать 4 часа в день. | ст. 282 ТК РФ |
| Временный перевод | Переведенный специалист занимается исполнением трудовых функций только по новой должности. Его функционал на время перевода исполняется другими сотрудниками предприятия. | ст. 72.2 ТК РФ |
Во всех случаях работодатель должен согласовать предстоящее назначение с работником. По итогам достигнутых договоренностей издается приказ (распоряжение) по предприятию. С сотрудником заключается допсоглашение или отдельный трудовой договор. В отдельных случаях допускается внесение записей о выполнении обязанностей по другой должности в трудовую книжку.
Оформление дополнительного соглашения характерно для совмещения. Оно оформляется приказом руководителя, но не отражается в трудовой книжке. Работник получает доплату в процентном отношении к окладу замещаемого лица.
При оформлении совместительства дополнительного соглашения будет недостаточно. Обязательно нужно подписать новый трудовой договор. Причем первоначальный договор продолжает свое действие. При совместительстве записи в трудовую книжку заносятся по инициативе работника.
Подписываем документы
На практике, если сотрудник, на которого на временной основе возложены дополнительные обязанности, должен подписывать документы, он может:
- обозначить свой временный статус;
- указать основную должность.
Причем именно второй вариант рекомендован пунктом 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. То есть сокращение временно исполняющий обязанности по ГОСТу не указывается.
Полномочия по подписанию документов передаются работнику приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
В отдельных случаях необходимо оформление доверенности на имя замещающего сотрудника. Как правило, такая необходимость возникает, если ВРИО вынужден подписывать договоры с контрагентами организации или иным образом представлять интересы организации при взаимодействии с внешним миром.
Таким образом, государственный стандарт оформления документов предусматривает указание должности сотрудника, подписывающего документы за временно отсутствующего работника. Поэтому вопрос: как писать в документах «исполняющий обязанности» или «временно исполняющий обязанности» не имеет смысла.
В соответствии с действующим законодательством указание аббревиатур «И.О.» или «ВРИО» не допускается. Тем более, расписываясь за отсутствующего работника, нельзя проставлять косую черту перед наименованием его должности. Такой вариант оформления документ, привычный для многих, недопустим.
Следовательно, сокращение в документах «Временно исполняющий обязанности» или косая черточка вне закона.