Приказы в организации делятся на три типа: по личному составу, по основной (профильной) деятельности и по административно хозяйственным вопросам (АХВ). О последней группе и пойдет речь в материале.
Отличие приказов по административно-хозяйственным вопросам от остальных
Главный критерий, который и лежит в основе деления приказов на группы — это срок их хранения. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 указывает на то, что хранятся приказы по АХВ, по личному составу и по профдеятельности разное время.
Отличительная особенность приказов по АХВ — круг их компетенции. Такие приказы издают для решения административно-хозяйственных задач организации или предприятия:
- вопросы эксплуатации помещений, зданий, сооружений;
- безопасность (противопожарная, информационная и т. д.);
- внутренняя связь (телефон, интернет);
- соблюдение внутренних правил компании;
- транспорт.
Когда тематика приказа смежная и, на первый взгляд, подходит и под АХВ, и под основную деятельность, то важно помнить, что приказы по административно-хозяйственной части могут определять порядки, но не утверждать их и не вносить изменения. Утверждать — сфера приказов по основной деятельности.
Перечень приказов по административно-хозяйственным вопросам
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 указывает сроки хранения, но не содержит конкретного списка приказов, какие относятся к АХВ, а какие к основной деятельности.Ориентируясь на Памятку по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 29.06.2015 и Памятку «Критерии отнесения приказов (распоряжений) к категориям: по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам» КГБУ «Государственный архив Хабаровского края», перечислим наиболее часто встречающиеся приказы (распоряжения) по АХВ:
- приказы о коммунальном обслуживании;
- приказы о сбережении электроэнергии и других ресурсов;
- приказы о проведении ремонта;
- приказы о предоставлении транспорта;
- приказы о расходовании ГСМ;
- приказы об аренде транспорта
- приказы о санитарно-гигиеническом содержании помещений;
- приказы об использовании имущества;
- приказы о предоставлении аренды помещений;
- приказы о страховании;
- приказы об определении места отдыха, места курения;
- приказы о запрете курения в помещениях;
- приказы об установлении пропускного режима;
- приказы о выдаче разовых пропусков;
- приказы о проходе в служебные помещения в выходные и праздничные дни;
- приказы о предоставлении корпоративной связи, ее нормировании;
- приказы об организации противопожарной охраны;
- приказы о проведении инструктажей по ГО и ЧС.
Образцы приказов по АХВ
На нашем сайте вы можете найти образцы некоторых приказов по административно-хозяйственным вопросам:
- Приказ о дезинфекции помещений;
- Приказ об организации вводного инструктажа по ГО и ЧС;
- Приказ о запрете курения.
Издание приказов по административно-хозяйственным вопросам
Приказы по административно-хозяйственным вопросам регистрируют в отдельном журнале. Дело для последующего хранения также формируют отдельно.
Некоторые компании практикуют деление административно-хозяйственных приказов на подгруппы, в зависимости от решаемых вопросов. Несмотря на одинаковый срок хранения приказы регистрируют в разные книги и для хранения сшивают отдельно.
Кроме удобства в таком делении смысла нет. Но частные предприятия и организации вправе решать этот вопрос самостоятельно.
Подводим итоги
- Приказы по АХВ решают вопросы административно-хозяйственной деятельности компании.
- Приказы по административно-хозяйственной деятельности не утверждают и не вносят изменения в утвержденные документы.
- Регистрируются в журнале и хранятся приказы по АХВ отдельно от приказов по личному составу и основной деятельности.
- Приказы по административно-хозяйственным вопросам нужно хранить в течение 5 лет.