Трудовой договор — документ, который содержит информацию об обязанностях, функциях работника, условиях, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений сторон. Расскажем о том, как правильно подготовить и заверить копию трудового договора.
Обязан ли работодатель выдавать копию трудового договора работнику?
Да, обязан. Это закреплено в ст. 62 ТК РФ. Трудовой договор всегда готовится в двух экземплярах: один для работодателя, другой для работника. Последний, получая на руки свой экземпляр, расписывается в получении в экземпляре работодателя. Тем не менее, сотрудники нередко просят выдать копию.
В каких случаях нужна заверенная копия трудового договора
Чаще всего, заверенная копия требуется для предоставления:
- в Пенсионный фонд для назначения пенсии и получения других услуг;
- в банк с целью одобрения кредита;
- на новое место работы;
- в суд;
- в визовые центы, консульства, посольства и другие организации, занимающиеся выдачей виз.
Заверяем копию трудового договора
От правильности оформления копии трудового договора зависит решение о выдаче кредита, предоставлении визы и ряда других вопросов.
Прежде чем делать копию, убедитесь в наличии всех страниц договора, а далее:
- сделайте копии всех страниц договора. Копия — это точное повторение документа. Она может быть изготовлена на копировальном аппарате, сканере или фотокопированием. Печать — односторонняя;
- проверьте качество печати, читаемость текста;
- сложите все листы документа по порядку;
- заверьте.
Заверить копию документа можно двумя способами.
Первый способ
Сшейте все откопированные листы договора нитью (лентой). На концы нити (ленты) на оборотной стороне документа приклейте наклейку (небольшого формата прямоугольный лист бумаги) с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов», укажите количество листов договора. Здесь же необходимо сделать отметку о заверении: «Копия верна. Оригинал хранится в деле №____ компании». В конце ставится подпись руководителя и печать компании.
Второй способ
Поставьте удостоверяющую отметку «Копия верна», подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать на каждой копированной странице.
Оформляем дубликат трудового договора
В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.
Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д. Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.
Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:
- лично руководитель;
- лицо по доверенности от руководителя;
- конкурсный управляющий (если организация в стадии банкротства).
Полезная информация от КонсультантПлюс
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (читать далее…).
Подводим итоги
- Работодатель обязан выдавать копию трудового договора работнику по запросу.
- Копия — точное воспроизведение (повторение) документа.
- Заверить копию можно двумя способами, мы их разобрали в статье.
- Главное отличие дубликата договора от копии: дубликат заменяет подлинник, а копия — повторяет оригинал.