Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму: эксперимент 2019 года

Приказом Минтруда России от 26.03.2019 № 194 запущен эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. Кого он коснется? Какие именно документы работодатели будут обязаны переводить в электронный вид? Правда ли, что трудовые книжки нужно будет вести электронно? Когда все работодатели будут обязаны оформлять электронные кадровые документы? Давайте разбираться.

Что относится к «кадровым документам»?

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде. Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.

Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид

Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2019 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:

• апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
• оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
• выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
• подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
• подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Кто примет участие в эксперименте

Пилотный проект (эксперимент по переводу кадровы будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников.

Срок проведения эксперимента

Общий срок проведения эксперимент с 23 марта 2019 года по 1 октября 2019 года. Он будет проходить в несколько этапов.

Первый этап (с 23 марта по 20 апреля 2019 года)

В рамках первого этапа запланировано:

• подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
• организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
• обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
• иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

Второй этап (с 23 апреля по 15 мая 2019 года)

Предусматривается:

• подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
• уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
• обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

Третий этап (с 16 мая по 1 сентября 2019 года)

Запланировано:

• проведение эксперимента согласно приложению № 2;
• подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
• оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
• анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
• предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
• обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2019 г.)

В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Что будут делать участники эксперимента

Вот как участники распределят между собой работу:

Таким образом, эксперимент продлится до октября 2019 года. По его результатам Минтруд намерен подготовить поправки в законодательство, которые обеспечат всем работодателям возможность ведения электронного кадрового документооборота.