Что такое номенклатура дел организации
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел организации. В нем содержится полная информация о том, какие документы, в каком подразделении нужно вести. Также указано, кто с ними работает, где и какое количество времени их хранить.
Для чего нужна номенклатура дел организации
Номенклатура дел предназначена для того, чтобы:
- вести учет дел, которые заведены в течение года в самой организации и в ее структурных подразделениях;
- формировать все дела, обеспечивая порядок при проведении подшивки документов в дела;
- вести индексацию дел;
- обеспечивать быстрый поиск документов.
Номенклатура документов должна составляться в соответствии с требованиями п. 4.14–4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и раздела 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018. Чаще всего номенклатуру дел составляют в виде единого документа для всей организации. Но при этом сводная номенклатура дел включает в себя и номенклатуры отдельных структурных подразделений, например, номенклатура дел канцелярии, кадрового подразделения, финансового отдела и так далее.
Основные виды номенклатуры дел
Различают три вида номенклатуры в делопроизводстве. Это:
- Типовая номенклатура дела — это обязательный перечень дел, которые заводят в однотипных компаниях. Типовую номенклатуру чаще разрабатывают в тех учреждениях, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
- Примерная номенклатура дел — это документ, сходный по своему назначению с типовой формой номенклатуры дел организации. Ее разрабатывают для однотипных организаций, но при этом она имеет лишь рекомендательный характер. Это означает, что подведомственные компании вправе самостоятельно решать, принимать им этот документ в качестве типового образца или разработать свою схему делопроизводства по номенклатуре.
- Индивидуальную номенклатуру дел утверждают в каждой организации. При этом как заголовки дел, так и сроки хранения документов переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации отсутствует типовая или примерная номенклатура дел, индивидуальную номенклатуру такая организация разрабатывает самостоятельно.
Форма номенклатуры дел кадровой службы
Форма номенклатуры дел приведена в приложении № 26 к Правилам № 526. При этом само номенклатурное дело кадровой службы должно быть разработано в отделе кадров. Оно будет являться частью единой сводной номенклатуры дел. Это требует применения тех же правил, по которым разрабатывают единую номенклатуру.
Номенклатура должна состоять из 5 основных разделов:
- раздел № 1 — индекс дела;
- раздел № 2 — заголовок дела или тома, части;
- раздел № 3 — количество дел или томов, частей;
- раздел № 4 — срок хранения дела или тома, части и номер статьи по перечню;
- раздел № 5 — примечание.
Все особенности по заполнению отдельных разделов номенклатуры дел в делопроизводстве приведены вприказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 . Ознакомьтесь с ним до того, как составите номенклатуру дел организации, кадровой службы или другого подразделения.
Как составить номенклатуру дел: пример заполнения разделов
Графы нужно заполнять в следующей последовательности: № 1, № 2, № 4, № 5. Все сведения в графу № 3 заносят в последнюю очередь. Заполнять эту графу нужно в конце календарного года, когда будет точно известно количество единиц хранения: томов, папок, книг, журналов. Порядок составления и ведения номенклатуры дел пропишите в инструкции по делопроизводству. Рассмотрим, как создать номенклатуру дел организации, заполнить образец в пошаговом формате.
Порядок составления номенклатуры дел по графам
Графа № 1 номенклатуры дел
В эту графу номенклатуры организации нужно внести индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номера (кода) структурного подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием организации и порядкового номера дела, сформированного в кадровой службе. Индексы обозначают арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 — код кадровой службы по штатному расписанию, 07 — порядковый номер дела или папки по номенклатуре дел.
Группу цифр индекса разделяют дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок-скоросшивателей, при сдаче дел в архив переносят на обложку дела. Дела, в которых есть вопросы и они не разрешены в течение одного календарного года, вносят в номенклатуру следующего года, указав тот же индекс. К таким делам могут относиться личные карточки, трудовые книжки и журналы учета. Если вы отказались от личных карточек, то на основании приказа информацию о них можете не вносить в номенклатуру дел.
Графа № 2 номенклатуры
В графу № 2 номенклатуры дел вносят заголовки дел или папок всех входящих, исходящих, внутренних документов, с которыми проводят работу, включают справочные, регистрационные материалы, например, картотеки, журналы или книги учета и выдачи документов. В номенклатуру не включают заголовки печатных изданий: бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов.
Все заголовки дел располагайте в определенной последовательности. Она должна зависеть от важности документов, которые входят в состав дела. Вначале нужно перечислить заголовки дел, которые содержат организационную документацию: Положение об отделе кадров и должностные инструкции всех сотрудников, Правила трудового распорядка, коллективный договор. После чего вносят заголовки тех дел, которые содержат распорядительную документацию: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении сотрудников, о наложенных взысканиях, о поощрениях и о командировках.
Затем указывают заголовки всех дел с учетной и справочной документацией: штатного расписания, личных карточек (если от них не отказались), графиков отпусков, журналов учета сотрудников, которые были направлены в командировки, и так далее. Завершают перечень официальной внутренней перепиской: докладными, объяснительными записками, представлениями.
Важно! После перечисления в номенклатуре заголовков всех существующих дел, в графе № 1 нужно проставить еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставить свободное место. Это потребуется для учета новых, не предусмотренных изначально дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение календарного года.
Графа № 3 номенклатуры дел компании
Ее заполняют в конце года. Согласно общим принятым правилам, объем дела должен не превышать 250 листов. Если количество страниц больше, то дело делят на тома или на части, а в третьей графе указывают номер каждого тома или части и его крайние даты: «Т.1 10.01.2019 — 31.07.2019».
Графа № 4 номенклатуры дел организации
В графу № 4 вносят срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. При заполнении этой графы важно учитывать, что в номенклатуре должны присутствовать все заголовки дел за год.
Личные дела сотрудников и руководителей хранят 75 лет (если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года) или 50 лет (если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года даже в случае отказа от них). В качестве одного дела следует включить личные дела сотрудников и трудовые книжки. В самостоятельное дело выделяют каждый журнал или книгу учета, которые ведут в кадровой службе.
Графа № 5 номенклатуры дел
В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и так далее. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры дела.
Итоговая запись о количестве дел
По окончанию календарного года служба делопроизводства или иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел должна составить итоговую запись об общем количестве заведенных дел или томов, частей постоянного и временного хранения.
Как утвердить номенклатуру дел организации
Когда все подразделения составят и согласуют номенклатуры дел, передайте их руководителю службы делопроизводства организации. Он обобщит номенклатуры дел подразделений, при необходимости внесет в них изменения и придаст им сводную форму. После этого он должен передать ее руководителю организации, чтобы он подписал приказ. Если его по какой-то причине нет, то сделать это может тот, у кого есть доверенность.
Утвердить документ нужно в конце календарного года, а ввести в действие — с 1 января следующего календарного года. Например, номенклатуру дел на 2023 год составьте и утвердите не позднее 31 декабря 2022 года. Тогда документ начнет действовать с 1 января 2023 года (абз. 9 раздела 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).
Важно! Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения, и его включают в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.
После того как номенклатура дел пройдет все этапы утверждения, изготовьте необходимое количество копий для использования в работе. В структурные подразделения направьте выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел (абз. 16 раздела 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).