Новый ФСБУ о документах и документообороте в бухучете: подробный обзор

На сайте Минфина РФ опубликован новый стандарт бухучета 27/2022 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Рассказываем, о чем новый ФСБУ.

Когда вступает в силу новый стандарт

ФСБУ 27/2022 утвержден Приказом Минфина России от 16.04.2022 № 62н. Ведомство опубликовало документ на официальном сайте 09.06.2022, а вступил он в силу 19.06.2022.

Для каких организаций стандарт 27/2022 обязателен?

ФСБУ 27/2022 обязаны соблюдать с указанной выше даты все организаций за исключением бюджетных. В отличие от предыдущего документа, регулирующего вопросы документооборота (Приказ Минфина СССР от 29.07.1983 № 105), новый стандарт распространяет свое действие и на банковский сектор, кредитные и некредитные финансовые организации.

О чем новый ФСБУ 27/2022

Новый ФСБУ 27/2022 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» посвящен упорядочиванию работы бухгалтера с основными документами. В новом стандарте прописаны требования к основным бухгалтерским документам и документообороту в бухгалтерии.

ФСБУ 27/2022 содержит требования только к первичным учетным документам и регистрам бухучета. Стандарт не распространяет действие на бухотчетность и другие документы бухучета, перечисленные в ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Стандарт 27/2022 состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Требования к документам бухучета.
3. Подписание и исправление документов бухучета.
4. Хранение документов бухучета.
5. Документооборот в бухучете.

Что нового вводит ФСБУ 27/2022

Новый стандарт ввел понятие «дата составления первичного учетного документа». Речь идет о дате, когда документ был подписан совершившим хозяйственную операцию лицом или тем, кто отвечает за оформление этого факта. Если в этой процедуре участвуют несколько человек, то датой составления первичного учетного документа (ПУД) считается дата подписания документа лицами, совершившими сделку (операцию) и ответственными за ее оформление.

Дата составления ПУД может отличаться от даты хозоперации, подтверждаемой этим документом. В таком случае в документе следует отображать обе даты, чтобы соблюсти требование закона № 402-ФЗ о составлении документа в момент свершение факта или сразу после окончания.

Одним первичным документом компания вправе зафиксировать несколько связанных фактов хоздеятельности, а также ряд сделок, заключенных участником торгов на бирже, по договорам с разными контрагентами.

Длящиеся (амортизация, начисление процентов, изменение стоимости активов и т. д.) или периодически повторяющиеся (поставки в разное время в рамках одного договора) факты деятельности компания вправе фиксировать не при их совершении, а за определенный период (например, за сутки, за неделю, за месяц и т. д.). Однако первичный учетный документ должен быть составлен на отчетную дату.

ФСБУ 27/2022 ввел еще один новый термин — «оправдательный документ», то есть документ-основание, реквизиты которого вносятся в ПУД. Оправдательными документами признаются:

• документы, оформляющие отношения ГПХ с любыми контрагентами (поставщиками, заказчиками, работниками, госструктурами);
• документы, используемые для управления компанией.

Оправдательный документ отличается от первичного учетного тем, что не оформляет хозоперацию и не содержит все обязательные реквизиты. Если в оправдательном документе отображены все обязательные реквизиты первички, то компания вправе использовать такой документ как первичный в целях бухучета.

Документы могут составляться как в бумажном, так и в электронном виде. Так как нет требований к виду электронной подписи, организация определяет его самостоятельно или совместно с контрагентами. Исключение составляют отдельные цели, требования к электронному документообороту в отношении которых регламентированы федеральным законодательством.

По новому стандарту компания самостоятельно определяет, какими способами допускаются исправления в документах, но с учетом требование ФСБУ 27/2022. Исключения — те случаи, когда исправления запрещены законодательно.

Исправление электронного документа возможно через формирование нового с указанием обязательных реквизитов и ссылки на старый.

Требования стандарта 27/2022

Основные требования к оформлению документов и ведению документооборота в бухучете в соответствии с ФСБУ 27/2022:

• Документы необходимо составлять на русском языке, в противном случае требуется построчный перевод. Требование не распространяется на документы, подготовленные на иностранном языке по законодательству той страны, где ведется деятельность. В таких ситуациях построчному переводу подлежат регистры.
• Валюта в регистрах — российский рубль вне зависимости от валюты сделки и государства, на территории которого совершена сделка и ведется деятельность. Если стоимость указана в инвалюте, запись в регистре необходимо произвести в двух валютах: иностранной и рублях.
• ПУД принимается к бухучету один раз.
• ПУД должен содержать информацию, с помощью которой можно идентифицировать оправдательный документ, на основании которого указаны обязательные реквизиты.
• Перечень подписантов определяет руководитель компании. Эти лица отвечают за корректность указания объектов бухучета в документах.
• При составлении бухдокументов электронно необходимо предусмотреть возможность распечатать эти документы на бумаге.
• Храниться документы должны в том виде, в каком они подготовлены. Бумажные документы хранить электронно запрещено.
• Хранить документы и бухгалтерские базы данных необходимо на территории России. Исключение составляют случаи ведения деятельности за рубежом. Если законодательство того государства требует хранить документацию на его территории, то компания должна выполнять такое требование. Современные технологии это позволяют.
• В случае необходимости предоставить доступ к бухгалтерским документам другим лицам об этом необходимо оповестить главного бухгалтера. В остальном порядок доступа к документам компания разрабатывает и утверждает самостоятельно.

Подводим итоги

• ФСБУ 27/2022 пришел на смену Приказу Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, который прекращает свое действие с 01.01.2022.
• Новый ФСБУ ввел новые понятия — «дата составления первичного учетного документа» и «оправдательный документ», а также порядок работы с этими документами.
• Стандарт 27/2022 определяет требования к языку составления, необходимости перевода, исправлению, хранению документов, при этом он не содержит требований к финансовой отчетности.
• ФСБУ 27/2022 обязателен к применению всеми организациями (кроме бюджетных) с 01.01.2022. Но можно перейти на требования нового стандарта раньше.