Закончилась трудовая — нужно выдать вкладыш
Когда необходимо внести новые записи в трудовую книжку, а все ее графы заполнены, оформляют вкладыш (п. 38 Правил ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Делать новые записи в других незаполненных разделах трудовых книжек нельзя: это грозит штрафом. Информацию о том, что выдан вкладыш, вносят в книгу учета.
Вкладыш сам по себе, без трудовой книжки не имеет силы, поэтому должен быть обязательно вшит. Нумерация записей во вкладыше продолжается по соответствующим разделам, а не начинается заново, потому что вкладыш становится частью трудовой книжки (п. 11, п. 38 Правил ведения трудовых книжек). Вкладыши работодатель должен оформлять и вести в том же порядке, что и трудовые книжки.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Узнайте ответ Роструда, можно ли исправить первую запись во вкладыше к трудовой книжке и продолжить его оформление (доступ бесплатный).
Штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку — образец
Когда сотруднику выдается вкладыш, в трудовой книжке надо обязательно проставить штамп «Выдан вкладыш», а также указать его серию и номер (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). Обычно штамп ставят на титульном листе трудовой книжки, в его правом верхнем углу.
Место, где нужно ставить штамп, закон не регламентирует. Однако он должен не закрывать другие записи в трудовой книжке и быть читаемым. Штамп не заверяется печатью организации.
Образец штампа «Выдан вкладыш» представлен ниже:
Что касается размера штампа, то действующими сегодня Правилами ведения трудовых книжек, он не установлен. А вот в п. 3.2 ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162, размер был указан — 10 x 25 мм. Хотя сегодня такие размеры необязательны, кадровики продолжают придерживаться их.
Полезная информация от КонсультантПлюс
С 01.09.2021 действует новая форма, порядок ведения и хранения бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Смотрите готовое решение о том, как вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 сентября 2021 (доступ бесплатный).
Подводим итоги
- Вкладыш в трудовую книжку оформляют, когда в нее необходимо внести новые записи, но все ее графы заполнены.
- В трудовой книжке проставляют новый штамп каждый раз, когда работнику выдается новый вкладыш.