Предприятию, использующему наемный труд, нужен специалист, который будет вести учет заработной платы всех работников. Это вменяется в обязанности бухгалтеру по заработной плате (расчетчику). В крупных организациях расчетных сотрудников может быть несколько. Поэтому в штате можно предусмотреть обособленный отдел бухгалтерской службы для учета зарплаты.
Функции расчетчика
Работа зарплатчиков не ограничивается расчетом отпускных, больничных и окладов с премиями. Таким специалистам необходимо обладать широким спектром знаний в сфере трудового законодательства.
Им приходится отслеживать кадровые перемещения и сопоставлять их со штатом, перепроверять табеля учета для исключения ошибок вследствие влияния человеческого фактора. Должностные обязанности бухгалтера по заработной плате в обобщенном виде выглядят так:
- приемка первичной документации в сфере расчетов с наемным персоналом;
- анализ данных из первичных бланков, проверка их на достоверность и соответствие актуальным законодательным нормам;
- заполнение учетных форм, необходимых для начисления заработной платы;
- составление бухгалтерских и расчетных справок, которые требуются для выведения суммы компенсационных, стимулирующих выплат;
- помимо этого бухгалтеру по расчету заработной платы в обязанности может быть вменена фиксация на счетах синтетического и аналитического учета данных о начисленных суммах в пользу наемных работников, удержанных средствах из заработков, выплаченных доходах;
- расчетчик несет ответственность за корректность вычисления налоговых обязательств предприятия перед бюджетом при исполнении функций налогового агента (подоходный налог удерживается из доходов работников, средства централизованно перечисляются в бюджет нанимателем за всех его сотрудников);
- также для бухгалтера по зарплате в обязанностях может значиться пункт о подготовке систематизированных данных для заполнения промежуточной и итоговой отчетности, отражающей состояние расчетов с бюджетом, фондами и персоналом;
- расчет величины страховых взносов, которые подлежат оплате с доходов наемных работников.
Зарплатная документация отличается от других формуляров тем, что некоторые бланки должны храниться длительный период времени (более 70 лет). Эти бланки могут потребоваться бывшим работникам для назначения пенсии или подтверждения стажа. В связи с этим бухгалтеру-расчетчику в обязанностях прописывают функцию по подготовке и сдаче зарплатной документации в архив.
Требования к расчетчику
Должностной инструкцией должны быть зафиксированы полномочия бухгалтерского специалиста по истребованию данных от разных служб, если это необходимо для выполнения рабочих задач.
Наниматель вправе предусмотреть систему наказаний для случаев, когда по вине бухгалтера компания оказалась в числе нарушителей норм трудового права. Это может быть актуально в ситуациях, когда расчетчик не успел вовремя начислить зарплату и компенсационные выплаты увольняемому сотруднику, некорректно вычислил НДФЛ или забыл отправить в трехдневный срок суммы алиментов.
От расчетчика требуется предельная внимательность, постоянный мониторинг законодательных обновлений (изменение МРОТ, минимальных и максимальных величин по пособиям, порядка расчета компенсационных выплат, особенности представления отчетов и других информационных сводок в контролирующие структуры).
В связи с этим функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы должны содержать требования по отслеживанию предельных сроков выплаты доходов персоналу, произведению начислений и их отражению в учете и накопительных регистрах. Отклонение по любому участку работы такого специалиста чревато для фирмы штрафами.