Оформление отпуска сотрудника: пошаговая инструкция
Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, проверьте, идет сотрудник отдыхать по графику или в другое время. Если сотрудник будет отдыхать по графику, действуйте по алгоритму, которые вы найдете в статье.
Оформление отпуска проводят в определенной последовательности. Это не такая простая процедура, как может показаться на первый взгляд. Важно учитывать многочисленные нюансы, чтобы в последующем не было претензий со стороны ГИТ. Рассмотрим в пошаговом алгоритме, как правильно провести подготовку необходимых документов.
Пошаговое оформление ежегодного отпуска:
Шаг 1. Составить график по организации на следующий календарный год, утвердить его с руководителем организации и профсоюзным комитетом. Сделать это необходимо за две недели до начала нового календарного года.
Шаг 2. Уведомить сотрудников о предстоящем отдыхе. Сделать это нужно за две недели до его начала, в уведомлении каждый работник должен поставить свою подпись.
Шаг 3. Принять заявление от сотрудника. Важно учитывать, что при наличии графика заявление не считается обязательным документом. ТК РФ, другие нормативно-правовые акты не устанавливают требования о наличии заявления. Но при этом локальные нормативно-правовые акты компании могут устанавливать требования к составлению такого заявления. Это позволяет учесть интересы обеих сторон. Руководитель компании сможет оценить производственную обстановку и решить, может ли он на данный момент отпустить работника отдыхать или такая возможность отсутствует по производственной необходимости.
При оформлении отпуска 2022 учитывайте новые правила про отпуск в удобное время: теперь на него могут рассчитывать и многодетные сотрудники, воспитывающие троих и более несовершеннолетних детей.
Шаг 4. Издать приказ об отпуске. Сделать это нужно заблаговременно (в соответствии со ст. 136 ТК РФ). Тогда бухгалтерия успеет оплатить дни отдыха за три дня до их начала.
Шаг 5. Заполнить сопутствующие кадровые и учетные документы: личную карточку, табель, записку-расчет.
Важно помнить, что оформлять отпуск задним числом недопустимо. Это нарушает установленные нормы законодательства. В таком случае будут задержаны расчеты с работником. При обнаружении компетентными органами таких нарушений последует ответственность на основании статьи 5.27 КоАП РФ.
Как правильно оформить отпуск: график — основа кадровой работы на год
Работа кадровика, который занимается оформлением отпусков работников, должна быть распланирована на каждый календарный год вперед. Правила оформления отпуска предписывают, что график должен быть составлен и утвержден за две недели до нового календарного года. При составлении графика нужно собрать заявки от всех структурных подразделений или составить опросный лист. Форму таких листов крупные компании разрабатывают самостоятельно.
Непосредственно сам график составляют по унифицированной форме Т-7 или по самостоятельно разработанной форме. Подписать его должен кадровик и руководитель организации, согласовать документ нужно с профсоюзным комитетом. В форме Т-7 предусмотрено указание начальной даты отдыха. Причем внести можно не дату, а лишь месяц. Такой вариант более удобен, график станет более гибким. Если кадровик указал точные даты начала и окончания отдыха, это не будет считаться нарушением.
Если сотрудник или работодатель хочет разделить отдых на части, это нужно согласовать с другой стороной. Не забывайте, что одна из частей не должна быть меньше 14 дней.
Какие документы нужны для оформления отпуска
- Уведомление работников. Итак, как оформить очередной отпуск сотруднику по всем правилам? Необходимо подготовить уведомление. Оно считается формальным, но очень важным документом. Нормы части 2 статьи 124 обязывают уведомлять работодателя своих сотрудников о предстоящем отдыхе. Форма такого уведомления законодательством не установлена, поэтому допускается применять самостоятельно разработанные бланки. Важно уведомление зарегистрировать в журнале регистрации. Известить сотрудника нужно за две недели до даты запланированного отдыха.
- Заявление от сотрудника. Обязательные документы на отпуск — входит ли в них заявление? Подавать или нет заявление в том случае, если сотрудник идет в отпуск по графику — довольно спорный момент. Но для тех, кто идет отдыхать не по графику, оно просто необходимо. Форма этого документа произвольная. Но при этом важно указать вид отпуска, полный он или частичный, количество дней, дату начала и окончания. Заявление должно быть подано заблаговременно, так как требуется время для его визирования руководителем. Службе кадров предстоит не только определить право на отдых, но и рассчитать количество дней, оформить приказ.
- Оформление отпуска: приказ. В оформляемые документы на отпуск входит приказ. Такое распоряжение составляют по унифицированной форме Т-6 или по образцу, утвержденному в организации. В форме приказа Т-6 учтены все возможные варианты предоставления сотруднику отпуска — это и неиспользованная часть, основной, дополнительный, без сохранения зарплаты. В приказе указывают индивидуальный трудовой год, дату начала и дату окончания каждой части отдыха. Документ должен подписать руководитель организации. После чего его передают в бухгалтерию для проведения оплаты.
Закон не предусматривает, что сотрудника нужно в обязательном порядке ознакомить с приказом. Но в самой форме Т-6 есть для этого графа. Поэтому с приказом можно ознакомить сотрудника под подпись. Если оформляют сразу нескольких сотрудников, можно использовать форму Т-6а.
Как оформить другие документы на отпуск
- Запись в личную карточку формы Т-2. Подготовив приказ, кадровик должен оформить другие документы о предоставлении отдыха сотруднику. Сведения об использованных днях отдыха нужно внести в карточку формы Т-2, если вы продолжаете их вести. О каждом периоде отпуска в карточку вносят запись.
- Учет дней отдыха в табеле рабочего времени. Отпуск учитывают в табеле учета рабочего времени за определенный месяц. На бумажных носителях табель ведут по форме Т-12 или Т-13. Для основного отпуска используют буквенный код «ОТ», для дополнительного — «ОД».
- Записка-расчёт. Записка-расчёт — это внутренний документ, с помощью которого обеспечивается коммуникация между кадровой службой и бухгалтерией. Кадровик должен заполнить лицевую сторону документа, внести сведения о работнике, должности, периоде предоставления и виде, количестве дней отдыха и так далее.
Бухгалтер на оборотную сторону вносит данные, необходимые для оплаты. Хранят записку-расчет вместе с оформленными ведомостями по заработной плате. Сотруднику записку-расчет не выдают. Все сведения о проведенных начислениях он увидит в своем расчетном листке, который выдаст бухгалтерия при начислении очередной заработной платы.
Оформление отпуска проводят в определенной последовательности. Это не такая простая процедура, как может показаться на первый взгляд. Важно учитывать многочисленные нюансы, чтобы в последующем не было претензий со стороны ГИТ. Кадровик готовит необходимые документы, соблюдая все установленные правила.