НДФЛ и взносы за дистанционных работников

Дистанционная работа — популярный и удобный способ трудоустройства. Она позволяет экономить средства на подготовку рабочего места, проведение СОУТ, а ряде случаев избавляет работодателя от обязанности уплаты за сотрудника бюджетных платежей. Рассмотрим особенности налогообложения выплат дистанционным сотрудникам.

Кто такие дистанционные работники

К дистанционным относят работников, заключивших трудовой договор о дистанционной работе и взаимодействующих с работодателем с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Дистанционной признается работа, осуществляемая: (ст. 312.1 ТК РФ)

• вне места нахождения работодателя (его обособленного подразделения);
• вне стационарного рабочего места (территории, объекта), находящего под контролем работодателя.

Дистанционный сотрудник не является надомником или самозанятым гражданином. Труд надомных сотрудников регламентируется гл. 49 ТК РФ, а самозанятых граждан — Законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”».

Какие платят налоги за дистанционных сотрудников

С выплат сотрудникам, работающим удаленно, работодатель обязан перечислить в бюджет:

• НДФЛ (п. 1 ст. 207 НК РФ).
• Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Необходимость уплаты этих платежей напрямую зависит от того, где находится и трудится сотрудник: на территории РФ или за ее пределами.

Особенности уплаты НДФЛ с зарплаты дистанционных сотрудников

Плательщиками НДФЛ признаются (п. 1 ст. 207 НК РФ):

• Дистанционные сотрудники, являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Налоговым резидентом считается гражданин, фактически находящийся на территории РФ свыше 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Этот срок не прерывается в случае нахождения сотрудника за границей не более 6 месяцев для лечения или обучения.

• Дистанционные сотрудники, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, но получающие доход от источников в РФ.

Если сотрудник не имеет статуса резидента РФ, но работает на территории РФ, то получаемый им доход также подлежит обложению НДФЛ, но по другой ставке. С дохода дистанционных сотрудников, постоянно работающих заграницей, НДФЛ уплачивать не нужно.

Обязан ли работник подтверждать свой статус резидентства?

Обязанность определения статуса налогового резидентства сотрудника возлагается на работодателя. Он должен запросить у работника документы, подтверждающие место его фактического нахождения.

К ним, в частности, относятся:

• справки с места работы, выданные на основании сведений из табеля учета рабочего времени;
• копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
• квитанции о проживании в гостинице;
• иные документы, подтверждающие фактическое нахождение сотрудника в РФ.

При этом нотариальное заверение документов (их перевод на русский язык) не требуется.

Если сотрудник отказывается предоставить эти документы, работодатель вправе исчислить НДФЛ по ставке, определенной для нерезидентов РФ — 30% (Письмо Минфина РФ от 12.08.2013 № 03-04-06/32676).

Далее рассмотрим особенности уплаты НДФЛ в зависимости от места нахождения работника.

Сотрудник постоянно работает на территории РФ

Как мы уже выяснили, с дохода удаленного сотрудника, работающего на территории РФ, необходимо уплатить в бюджет НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом не имеет значения, является ли работник резидентом: налог в обоих случаях уплачивает работодатель.

От статуса резидентства зависит только ставка, по которой будет рассчитан налог:

• 13% — для резидентов РФ;
• 30% — для нерезидентов РФ.

Для расчета НДФЛ имеет значение только статус налогового резидентства: гражданство удаленного сотрудника роли не играет (Письмо Минфина РФ от 05.05.2015 № 03-04-05/25727).

Сотрудник постоянно работает за пределами РФ

Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей в другой стране относится к доходам от источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Работодатель уплату налога за сотрудника, постоянно работающего заграницей, не производит, поэтому:

• сотрудник-нерезидент РФ уплачивает налог в соответствии с законодательством своей страны;
• сотрудник-резидент РФ декларирует и уплачивает в бюджет НДФЛ по окончании налогового периода.

Срок сдачи налоговой декларации за прошедший налоговый период — не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным. Срок уплаты налога — до 15 июля следующего года.

Сотрудник-нерезидент часть времени работает на территории РФ

Если сотрудник часть времени работает на территории РФ, то доход, приходящийся на время работы в России, необходимо облагать НДФЛ по ставке 30%. Рассчитывают доход, подлежащий налогообложению в РФ, исходя из общей суммы вознаграждения и соотношения количества дней, отработанных в России, и общего количества дней, отработанных в налоговом периоде (Письмо Минфина РФ от 16.10.2014 № 03-04-06/52135).

Формула расчета НДФЛ выглядит так:

НДФЛ = Кд : Коб * Соб * 30%,

где

Кд — количество дней, отработанных в России;

Коб — общее количество дней, отработанных в налоговом периоде;

Соб — общая сумма вознаграждения.

Особенности налогообложения иных выплат дистанционным сотрудникам

Перейдем к вопросу уплаты НДФЛ с командировочных выплат и отпускных.

НДФЛ с командировочных расходов

Дистанционный сотрудник, как и любой другой штатный работник, может быть направлен в служебную поездку по распоряжению работодателя. При направлении в командировку работнику возмещаются расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Эти выплаты не подлежат обложению подоходным налогом.

Командировкой работника, трудящегося удаленно, является поездка по распоряжению работодателя, в том числе в офис компании (Письмо Минфина РФ от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Что касается среднего заработка, сохраняемого за сотрудником на время командировки, то для сотрудников-нерезидентов, трудящихся за границей, он является доходом от источников за пределами РФ. Уплачивать НДФЛ за данных сотрудников работодатель не должен (Письмо Минфина РФ от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

За сотрудников-резидентов налог уплачивается в общем порядке по ставке 13%.

НДФЛ с отпускных выплат

По вопросу налогообложения отпускных выплат сотрудникам-нерезидентам, трудящимся за пределами РФ, в настоящее время сложилось две точки зрения:

• Позиция 1: Письмо Минфина РФ от 02.04.2015 № 03-04-06/18203.

Средний заработок, сохраняющийся за сотрудником на время отпуска, не является вознаграждением за труд, поэтому считается доходом от источников в РФ и подлежит обложению НДФЛ по ставке 30%.

• Позиция 2: Письмо Минфина РФ от 24.02.2016 № 03-04-06/10120.

Средний заработок, сохраняемый за сотрудником во время отпуска или командировки, хоть и не является вознаграждением за труд, но прямо связан с выполнением трудовых обязанностей. Поэтому данные выплаты считаются полученными от источников за пределами РФ и не подлежат обложению НДФЛ.

Учитывая неоднозначную позицию контролирующих органов вопрос налогообложения отпускных выплат сотрудникам-нерезидентам, трудящимся заграницей, рекомендуем уточнить в ИФНС по месту учета.

Особенности уплаты страховых взносов с доходов дистанционных сотрудников

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Граждане РФ, работающие по трудовому договору, относятся к застрахованные лицам по:

• обязательному пенсионному страхованию (п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»);
• обязательному медицинскому страхованию (п. 1 ст. 10 Закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ»);
• обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»);
• обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 5 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

При этом не имеет значения, где трудятся данные сотрудники: на территории РФ или за ее пределами. С выплат в их пользу необходимо перечислять страховые взносы (Письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03‑04‑06/28634).

В отношении иностранных граждан ситуация более сложная. Необходимость уплаты страховых взносов за иностранных сотрудников зависит от места их проживания и работы:

• Иностранный сотрудник постоянно или временно проживает на территории РФ.

Взносы уплачиваются в полном объеме: на ОМС, ОПС и ОСС (Письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03‑04‑06/28634).

• Иностранный сотрудник постоянно проживает за границей.

Уплате подлежат только взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 5, [п. 1 ст. 20.1 от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Подводим итоги

• НДФЛ с зарплаты дистанционных сотрудников уплачивается, только если работник трудится на территории РФ.
• НДФЛ с дохода сотрудника, постоянно работающего за границей, работодатель уплачивать не должен.
• Перечислять НДФЛ со среднего заработка сотрудника, направленного в командировку, если место его постоянной работы находится за пределами РФ, не нужно.
• Страховые взносы в полном объеме уплачиваются только за работников, являющихся гражданами РФ. За сотрудников, постоянно трудящихся заграницей, уплачиваются исключительно взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.