Должность помощника директора в организации могут иметь сотрудники с очень разными функциями. Это может быть заместитель по определенной группе вопросов, секретарь, советник по решению определенных задач. Должностная инструкция помощника генерального директора конкретизирует его функции и ограничивает полномочия, также в ней прописываются требования к уровню образования такого специалиста. Инструкция помогает установить четкий круг обязанностей, чтобы обеспечить контроль их соблюдения.
Правила составления
Начнем с того, что этот документ не считается обязательным по Трудовому кодексу. Однако его наличие выгодно и для сотрудника, и для работодателя. Обычно инструкция составляется на основе Квалификационного справочника должностей. В ней прописываются обязательные требования к сотруднику, занимающему данный пост. Стать помощником генерального директора может стать специалист с высшим профильным образованием и опытом работы не менее трех лет.
При составлении должностной инструкции помощника генерального директора (образец см. в конце статьи) необходимо заполнить следующие разделы:
| Раздел должностной инструкции | Содержание |
| Общие положения. | В них указывается название должности и ее подчиненность, помощник гендиректора подчиняется непосредственно ему и может стать заместителем на время отсутствия руководителя. Прописываются требования к квалификации, указывается перечень необходимых знаний. |
| Должностные обязанности. | В данном разделе необходимо отразить круг конкретных функций, которые должен выполнять сотрудник на этой должности. Нужно максимально полно обозначить задачи помощника гендиректора, чтобы отделить его полномочия от других руководителей. |
| Права сотрудника. | Он приобретает право на доступ к информации о деятельности фирмы, на информирование о решениях руководства и участие в подготовке планов и проектов. Также он получает право на создание комфортных условий труда и другие права, гарантированные Трудовым кодексом. |
| Ответственность работника. | Помощник гендиректора – это материально ответственное лицо. Если его действия или принятые им решения привели к ущербу для организации, он может нести материальную ответственность по нормам Гражданского кодекса. В определенных случаях наступает административная или уголовная ответственность, если было совершено правонарушение.
Если помощник гендиректора не выполняет обязанности, установленные должностной инструкцией, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения. Решение об этом принимает руководитель организации. |
Функции помощника гендиректора
В общем случае обязанности помощника гендиректора прописываются во втором разделе инструкции. Они зависят от специфики работы конкретного предприятия, в большинстве случаев они будут следующими:
- проверка документов, которые подаются генеральному директору;
- учет документооборота. Помощник контролирует своевременное предоставление сотрудниками необходимой отчетности;
- предоставление гендиректору необходимых сведений о работе предприятия по запросам;
- контроль исполнения сотрудниками распоряжений генерального директора;
- прием звонков, организация телефонных переговоров гендиректора.
Если помощник играет только роль секретаря, перечень его обязанностей будет намного короче и полномочий у него будет меньше. Многое зависит от специфики деятельности конкретной организации, поэтому должностная инструкция всегда разрабатывается для каждой конкретной должности. Она определяет четкий круг обязанностей и помогает контролировать их выполнение, это способствует успешной работе предприятия.
Специально для читателей наши специалисты разработали должностную инструкцию помощника генерального директора. Скачать форму бесплатно можно на сайте.