С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Чиновники принимают различные нормативно-правовые акты с целью организации эффективного перевода работодателей и работников на ЭТК. Совсем недавно выпущено постановление, «узаконившее» электронные трудовые книжки с 2021 года — поговорим о нем подробнее.
Поправки в законодательство об ЭТК
Председатель Правительства РФ Михаил Мишустин подписал Постановление от 10.07.2020 № 1017, которым утверждены изменения в правила ведения трудовых книжек с учетом нового цифрового формата. На основании этого документа внесены поправки в 55 законодательных актов о правилах ведения трудовых книжек.
Переход на электронные трудовые книжки с 2021 года
С 1 января 2021 года люди смогут устраиваться на работу с электронной трудовой книжкой. В Постановлении Правительства № 1017 обращается внимание на следующие нюансы:
- электронные трудовые книжки — это аналог бумажных трудовых, поскольку в них содержится идетничная информация:
- о сотруднике,
- месте работы,
- дате приема и увольнения,
- причине прекращения трудового договора.
- работодатели должны уведомить сотрудников в срок не позднее 31 октября 2020 о праве выбора формата ведения трудовой книжки — электронного или бумажного;
- сотрудники не позднее 31 декабря 2020 должны подать заявление работодателю о том, какой формат они выбрали;
- если работник выбрал электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки — с этого момента с работодателя снимается обязанность по ее ведению и хранению;
- если работник выберет бумажную трудовую или совсем не подаст заявление, работодатель обязан вести трудовую книжку в обоих форматах;
- граждане могут посмотреть свою электронную трудовую в личном кабинете на сайте ПФР или Госуслуг;
- работники вправе запросить сведения о трудовой деятельности у последнего работодателя, в ПФР или МФЦ.
Что поменять в локальных актах в связи с переходом на ЭТК
Локальные акты работодателя не могут противоречить законодательству, поэтому нужно внести изменения во все внутренние НПА, в которых упоминается порядок работы с трудовыми книжками: в ПВТР, положение о порядке приема сотрудников на работу (перевода, увольнения) и др.
В связи с переходом на электронные трудовые книжки нужно обратить внимание на следующие моменты и скорректировать их в локальных ЛНА:
- При приеме на работу может быть предъявлена как трудовая книжка, так и справка со сведениями о трудовой деятельности СТД-Р (если человек отказался от бумажной книжки). Справку получают у последнего работодателя или в ПФР.
- Перестает быть актуальным обязательное оформление бумажной трудовой всем работникам по основному месту работы.
- У работодателей появилась обязанность выдавать справки СТД-Р по запросу сотрудников, а также при их увольнении (только если эти работники выбрали электронную ЭТК). Справки разрешается выдавать как бумажном, так и в электронном виде, но для электронных понадобится квалифицированная ЭЦП.
Полезная информация от Консультант+ о порядке формирования СТД-Р
Работодатели формируют в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника за отчетный период, т.е. месяц, в котором были случаи, указанные в п. 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Эти сведения нужно представлять в орган ПФР по месту регистрации работодателя (страхователя) (п. 1 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). Читать подробнее…
Кроме того, следует проверить трудовые договоры с сотрудниками и коллективный договор (если таковой есть).
Отдельным приказом назначьте ответственных сотрудников (из кадровой службы или бухгалтерии), в обязанности которых будет входить:
- уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки;
- обработка их заявлений;
- формирование СТД-Р и отчетов в ПФР.
Подводим итоги
- М. Мишустин подписал Постановление Правительства от 10.07.2020 № 1017, в соответствии с которым с 2021 года можно будет устраиваться на работу с электронной трудовой книжкой.
- Работодателям необходимо до конца 2020 года обеспечить переход на ЭТК, в том числе привести свои ЛНА в соответствие законодательным изменениям.