Отпуск — неприкосновенный и долгожданный для работника период отдыха. Но иногда работодатель вынужден прерывать его, и причин для отзыва сотрудника из отпуска может быть множество. Закон строго стоит на страже трудящихся, не позволяя работодателям злоупотреблять правом на вызов отпускника на работу. Разберемся, какие причины будут законным основанием для отзыва из отпуска. Какими документами оформить отзыв? Какие ограничения и запреты требуется учесть работодателю?
Законно ли отзывать работника из отпуска
Вызвать сотрудника на работу из отпуска можно, но работодателю придется учесть при этом определенные ограничения и запреты.
Так, прервать любой отпуск (неважно какой: ежегодный оплачиваемый или без сохранения зарплаты) можно только с согласия работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник откажется прервать отпуск и выйти на работу, наказать его за это нельзя (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
Не допускается отзыв из отпуска (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):
- работников в возрасте до 18 лет;
- беременных сотрудниц;
- работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда.
Кроме того, закон не позволяет отзывать из отпуска, если из-за этого (ч. 4 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ):
- получится, что работник не был в отпуске 2 года подряд;
- отпуск будет разделен на части таким образом, что ни одна из них не составит минимум 14 календарных дней.
Также не рекомендуется настаивать на отзыве из отпуска без сохранения зарплаты тех работников, которым по закону нельзя отказать в таком отпуске, например, инвалидам. Этой категории работников по их заявлению работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения зарплаты до 60 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
По каким основаниям можно вызвать работника из отпуска
Трудовое законодательство не устанавливает списка допустимых причин-оснований для вызова работника из отпуска. На практике необходимость в вызове из отпуска возникает, если:
- в компании началась проверка контролирующими органами, часть вопросов которой связана непосредственно со сферой деятельности данного сотрудника.
- заболел сотрудник, которого невозможно заменить никем, кроме отпускника;
- на производстве произошла авария;
- иные форс-мажорные обстоятельства (пожар, стихийное бедствие).
Причина отзыва сотрудника из отпуска должна быть достаточно веской и обоснованной.
Какими документами оформить отзыв из отпуска
В ТК РФ не описан порядок документального оформления отзыва из отпуска, отсутствуют специальные требования к составу документов и их содержанию. Но оформлять документально вызов из отпуска — в интересах работодателя. Так будет проще упорядочить организационные вопросы, разобраться с дальнейшим учетом оставшихся дней отпуска, определиться с необходимостью перерасчета отпускных, подтвердить при проверках правильность действий работодателя.
Нужны эти документы, в первую очередь, самому работодателю, поэтому он и определяет, какие документы в связи с вызовом работника из отпуска он будет оформлять.
Далее вы можете ознакомиться с порядком оформления вызова работника из отпуска, сложившимся на практике.
Шаг 1. Готовим служебную записку на отзыв из отпуска
Если штат сотрудников небольшой, необходимости в служебной записке нет. В компании с большим штатом и сложной организационной структурой служебная записка может являться важным элементом внутреннего документооборота.
Оформляется служебная записка по правилам, установленным внутри компании для такого вида документов или в произвольной форме (если специальной формы нет). Составляет служебную записку обычно непосредственный руководитель работника, которого необходимо отозвать из отпуска (начальник цеха, главный инженер, начальник производственно-технического отдела и т. д.).
1 Скачать
Шаг 2. Составляем уведомление об отзыве из отпуска
Можно устно предложить работнику прервать отпуск и не тратить время на подготовку уведомления об отзыве из отпуска. Если же работодатель посчитает необходимым официально в письменной форме сообщить работнику об отзыве из отпуска, можно оформить отдельное уведомление.
Форма уведомления произвольная. В нем работодатель излагает просьбу к работнику дать согласие на отзыв из отпуска и предлагает указать дату, на которую он желает перенести оставшиеся дни отпуска.
2 Скачать
Отправить уведомление можно любым удобным способом: по электронной почте, зачитать отпускнику по телефону и т.д.
Шаг 3. Получаем согласие работника
Отозвать работника из отпуска по производственной необходимости можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Рекомендуется оформлять такое согласие в письменном виде одним из способов:
- сотрудник ставит личную подпись о согласии на приказе об отзыве из отпуска;
- сотрудник собственноручно оформляет заявление (согласие) об отзыве из отпуска.
3 Скачать
Возможны и другие способы оформления согласия на отзыв: можно оформить рапорт или иной распорядительный документ. Правило одно: работодатель свободен в выборе формы согласия, так как законодательно она не определена (Апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 12.02.2018 по делу № 33-364/2018).
Шаг 4. Оформляем приказ об отзыве из отпуска
Приказ об отзыве из отпуска не является обязательным по закону, но его оформление важно для работодателя, так как он позволяет официально зафиксировать прерывание отпуска и помогает избежать ошибок при оформлении переноса оставшейся части отпуска на другой срок.
Приказ составляется после получения от работника согласия на отзыв из отпуска. Форма приказа произвольная.
4 Скачать
С приказом нужно ознакомить работника, отзываемого из отпуска, и ответственных за исполнение данных в приказе поручений лиц под подпись.
Шаг 5. Вносим изменения в график отпусков и табель
В графике отпусков унифицированной формы № Т-7 в связи с отзывом из отпуска производятся следующие записи:
- в графе 8 «Основание (документ)» проставляются реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска;
- в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дата начала предполагаемого отпуска;
- в графе 10 «Примечание» рекомендуется указать, что работник отозван из отпуска, и проставить количество дней, оставшихся от отпуска.
Аналогичным образом отражаются изменения в графике отпусков, если работодатель применяет не унифицированную, а самостоятельно разработанную форму графика отпусков.
В табеле учета рабочего времени работнику, отозванному из отпуска, с первого дня работы нужно проставлять рабочие дни и начислять зарплату. Отпускные подлежат пересчету.
Шаг 6. Оформляем запись в личной карточке
О факте вызова из отпуска в личной карточке работника формы № Т-2 производятся такие записи:
- В графах 4 и 6 разд. VIII «Отпуск» зачеркивается одной чертой количество календарных дней отпуска и дата его окончания, затем вписываются новые данные.
- Проставляется надпись «исправлено», указывается дата исправления и заверяется подписью ответственного за оформление карточки работника.
Если запись об отпуске еще не успели внести в личную карточку, исправлять нечего, и в таком случае разд. VIII заполняется актуальными данными:
- в графе 4 — количество календарных дней отпуска, использованных до отзыва;
- в графе 6 — дата окончания отпуска.
В графе 7 разд. VIII рекомендуется дополнительно указать реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска.
Шаг 7. Перерасчет отпускных
Так как с первого дня работы после отзыва из отпуска работнику начисляется зарплата, отпускные и НДФЛ нужно пересчитать исходя из уменьшенного количества дней отпуска (Письмо ФНС от 24.10.2013 № БС-4-11/190790). Сумма, выплаченная за неиспользованные дни, засчитывается в счет выплаты заработной платы работника. НДФЛ с зарплаты следует уплатить за вычетом налога, перечисленного с излишних отпускных.
Удерживать отпускные из зарплаты нельзя, так как удержания из заработной платы работника возможны только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иных федеральных законах, и отзыв из отпуска к ним не относится (ч. 1 ст. 137 ТК РФ).
Все изменения можно учесть в текущем периоде, уточненную отчетность по взносам и налогу на прибыль подавать не нужно (Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19).
Когда впоследствии сотрудник соберется догуливать оставшиеся дни отпуска, отпускные нужно заново начислить, так как к этому моменту у него может измениться база для расчета отпускных (например, из-за увеличения оклада или выплаты премий). Такой порядок использования работником дней при отзыве из отпуска и удержания лишней части отпускных не закреплен законодательно. Работодатель может закрепить его в приказе об отзыве работника из отпуска и ознакомить с этим документом под подпись.
Что положено работнику, прервавшему отпуск по инициативе работодателя
Прерывание отпуска не по своей воле и выход на работу ранее предусмотренного срока нарушает планы работника и не всегда позволяет полноценно отдохнуть, поэтому трудовое законодательство предоставляет такому работнику дополнительные гарантии (ч. 2 ст. 125 ТК РФ, п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2):
- работник вправе выбрать дату, когда ему удобнее отгулять оставшуюся часть отпуска в течение текущего рабочего года;
- у него есть возможность присоединить не отгулянные дни отпуска к отпуску за следующий рабочий год.
Как накажут работодателя за ошибки при отзыве работника из отпуска
Работодателя могут наказать, если он нарушит установленные ТК РФ запреты и ограничения по процедуре отзыва из отпуска. К примеру, контролеры вправе предупредить работодателя или оштрафовать по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ за отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска беременную сотрудницу или несовершеннолетнего сотрудника. Штрафы по данной норме составляют:
- на должностное лицо и ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
- на компанию — от 30 000 до 50 000 руб.
Штрафы существенно возрастут, а руководителя могут дисквалифицировать, если аналогичные нарушения работодатель совершит повторно (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Риск административного наказания существует у работодателя и в том случае, когда он отзовет из отпуска работника, отгуливающего 14-дневную его часть, если количество оставшихся отпускных дней в этом году меньше 14 (Письмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).
Если работник будет уволен за отказ прервать отпуск и затем получит положительное решение суда в связи с незаконным увольнением, работодателю придется восстановить его на работе и выплатить средний заработок за время вынужденного прогула, а также компенсировать моральный вред (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.01.2019 по делу № 33-0466/2019).
Подводим итоги
- Чтобы вызвать сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, необходимо получить его письменное согласие.
- Запрещено отзывать из очередного оплачиваемого отпуска беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и сотрудников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда.
- Для оформления отзыва из отпуска после получения от сотрудника согласия оформляется приказ, вносятся изменения в график отпусков и личную карточку.
- Оставшиеся не использованными из-за отзыва дни отпуска работник вправе отгулять в удобное время в текущем году или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.