Министерство транспорта изменило форму путевого листа. Новые требования вступают в силу с начала 2021 года. Старые бланки не примут ни налоговики, ни ГИБДД. Какие поправки внести в распорядительные документы компании, читайте в нашей статье.
Новые реквизиты и регламент заполнения путевых листов
Рассмотрим реквизиты путевого листа по новому Приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368, применяемые с 2021 года.
Сведения о перевозке — теперь обязательное поле в документе. Здесь нужно указать:
- вид сообщения — городское, пригородное, междугородное или международное;
- вид перевозки — регулярные перевозки груза и пассажиров, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси.
Появились новые детали в уже существующих разделах:
- параметры авто: кроме модели нужно указать марку машины;
- технический контроль: ответственный ставит подпись в блоке «Выпуск на линию разрешен»;
- время возвращения и пробег (показания одометра) по окончании рейса.
Регистрировать путевые листы теперь можно в электронном журнале. Потребуется электронная цифровая подпись.
Путевой лист надо оформлять на все машины организаций и ИП (п. 8 Приказа № 368). Ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007 запрещает перевозить без путевого листа только грузы и пассажиров. По логике, в остальных поездках на корпоративных авто, например руководителья или офисных сотрудников, можно обойтись без «путевки». По состоянию на январь 2021 года Минтранспорт не дал каких-либо разъяснений.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец заполнения путевого листа на основе нового бланка, утвержденного Приказом Минтранса № 368.
Приказ на путевой лист в 2021 году
Путевой лист — первичный учетный документ, который подтверждает факт хозяйственной деятельности. В него надо включить все обязательные поля, которые требуют ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 1 Приказа № 368. Начальник гаража, врач, водители, механики, диспетчеры — все, кто работает с транспортом компании, должны понимать порядок действий и ответственность за ошибки в документах.
Приказ о путевых листах составляют в свободной форме на бланке организации. Обязательные реквизиты:
- дата, с которой нужно использовать новый бланк;
- заполненный образец путевого листа;
- перечень сокращений, которые можно применять (длинные адреса, названия компаний, материалов и пр.);
- подписи ответственных лиц.
К приказу приложите образец путевого листа:
Штрафы за неправильное оформление или отсутствие путевого листа
Проверить корпоративные путевые листы могут:
- Трудовая инспекция проверяет:
- график работы водителей;
- соответствие данных в зарплатной ведомости и фактических поездок по путевым листам;
- отметки об осмотре врачом перед выездом.
В противном случае компанию ждут санкции по п. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (Решение Саратовского облсуда № 21-62/2017 от 07.02.2017 по делу № 21-62/2017):
на должностных лиц | от 15 000 руб. до 25 000 руб. |
на организацию | от 110 000 до 130 000 руб. |
- Налоговая служба.
Чтобы признать расходы для налога на прибыль, форму путевого листа нужно утвердить в учетной политике или отдельным приказом руководителя. В противном случае ФНС не примет следущие расходы (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.09 № Ф04-2285/2009(4825-А27-26):
-
- ГСМ;
- зарплату водителям;
- аренду машины и проч.
Размер штрафа — 20% от неуплаченной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).
- ГИБДД.
Требует путевой лист, чтобы проверить, правомерно ли водитель использует коммерческий транспорт, пройдены ли технический и медицинский осмотры.
Штрафы за нарушения:
- отсутствие путевого листа — предупреждение или 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ);
- отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя и/или техническом контроле (п. 2 и п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):
на должностных лиц | 5 000 руб. |
на организацию | 30 000 руб. |
Если ГИБДД докажет, что медосмотр не проводили, штраф составит (ст. 11.32 КоАП РФ):
на должностных лиц | от 2 000 до 3 000 руб. |
на организацию | от 30 000 до 50 000 руб. |
Если отметка о техническом состоянии авто не соответствует действительности (в машине были поломки, с которыми запрещено выезжать в рейс), должностных лиц оштрафуют на 5 000-8 000 руб. (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ).
Подводим итоги
- Путевой лист — документ корпоративного учета, который подтверждает факт расходов. Унифицированной формы документа нет, но есть перечень обязательных реквизитов.
- Компании самостоятельно разрабатывает бланк путевого листа. Его нужно утвердить приказом руководителя, иначе налоговая не примет расходы и доначислит налоги.
- Приказ составляют в произвольной форме и уведомляют ответственных работников под роспись. К документу нужно приложить образец заполненного путевого листа.