Как происходит выдача под авансовый отчет? Проводки какие нужно сделать? В деятельности компаний возникает необходимость выдать сотрудникам деньги на хозяйственные, представительские, командировочные расходы или иные нужды. Средства направляются специалистам на банковские карты или выплачиваются из кассы наличными. Чтобы отчитаться о совершенных тратах, работник готовит специальный документ – авансовый отчет. Проводки по нему, правильное оформление и получение необходимых чеков – задачи бухгалтера.
Правила выдачи подотчетных средств
При выдаче денег под отчет бухгалтер должен руководствоваться следующими правилами:
- с 2018 года для предоставления подотчетных средств не требуется полного погашения задолженности по ранее выданным суммам.
- если средства перечисляются для командировки, сумма рассчитывается согласно лимитам, установленным внутренними положениями компании.
- основание для выдачи денег – заявление, составляемое сотрудником-получателем в произвольной форме. В нем указывается необходимая сумма, нужды, на которые она требуется, и срок ее использования. Готовый документ подписывается директором фирмы. С 2018 года заявление не обязательно, достаточно приказа, распоряжения руководителя.
- деньги, причитающиеся подотчетнику, нельзя выдать третьему лицу.
Когда деньги истрачены, сотрудник составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет. Проводки в 1с 8.3 делают на основании этого документа. На подготовку отчета у специалиста имеется три дня с момента истечения срока, на который выдавалась сумма. Если остались излишки, их нужно сдать в кассу компании.
Чтобы упорядочить работу с подотчетными лицами, компания издает внутренний локальный акт, где указывается:
- какие сотрудники вправе получать средства под отчет;
- на какие сроки выдаются деньги;
- в какой период составляется отчет, возвращаются излишки.
Работники, чьи должности поименованы в приказе, знакомятся с документом под роспись. Правила документооборота по «подотчетникам» фиксируются в учетной политике организации.
Отражение расчеты с подотчетным лицом в бухгалтерской программе
Все расчеты с подотчетными лицами обязательно отражаются в бухгалтерской программе предприятия. Выдача денег сотруднику оформляется двумя способами в зависимости от выбранного формата:
- Дт 71 Кт 50 – средства выделены из кассы;
- Дт 71 Кт 51 – деньги направлены на банковскую карточка сотрудника.
Когда работник предоставил бухгалтеру авансовый отчет, бухгалтерские проводки в зависимости от обстоятельств будут следующими:
- Дт 26 Кт 71 – списание суммы на общехозяйственные расходы (например, если средства выдавались завхозу на покупку мелочей в офис, маркетологу на командировку, рекламщику на посещение международной конференции и т.д.);
- Дт 20 Кт 71 – отнесение трат специалиста на основное производство (например, если в командировку ездил работник цеха);
- Дт 44 Кт 71 – отнесение суммы на коммерческие расходы (если траты понес специалист по продажам);
- Дт 10 (15) Кт 71 – проводка, используемая в ситуации, если на подотчетные средства приобретались товарно-материальные ценности по предоплате;
- Дт 41 Кт 71 – проводка, применяемая, когда на выданную сумму покупались товары для дальнейшей перепродажи по предоплате;
- Дт 60 Кт 71 – проводка, показывающая, что выданные специалисту деньги были направлены на расчеты с поставщиком (подрядчиком) в виде аванса (задатка).
- Дт 08 (10, 41) Кт 71 – оприходование товарно-материальных ценностей.
Если специалист не израсходовал ранее выданную сумму полностью, остаток подлежит возврату в кассу компании в сроки, оговоренные внутренними положениями компании. Средства, возвращенные в кассу предприятия, отражаются проводкой:
- Дт 50 Кт 71 .